Om ditt företag är som de flesta andra är din reseprocess förmodligen oorganiserad och komplicerad.
Frukta inte! Det finns flera lösningar för företagsresor som kan hjälpa dig att skapa en mer organiserad och produktiv process.
Här kommer lite information som hjälper dig att välja den som är rätt för ditt företag.
Planering och hantering av företagsresor är svårt.
Med tanke på att så många människor försöker boka resor med hjälp av en mängd olika sajter (sajter för flygbolag, sajter för resebokning, hotellsajter, sajter för biluthyrning etc.) på ett och samma företag är det inte konstigt att oorganisering är en av de vanligaste utmaningarna vid planering av företagsresor.
När affärsresenärerna lämnas åt sitt eget öde och det inte finns något enda nav från vilket man kan övervaka företagets resvägar kan planeringen av affärsresor bli kaotisk.
Bortsett från bristen på insyn i resvägar lider planeringen av affärsresor traditionellt sett av bristen på ekonomisk synlighet. Det är svårt att veta hur mycket företaget verkligen spenderar på resor vid varje given tidpunkt när resenärerna betalar för resor och relaterade utgifter på olika sätt.
Vissa affärsresenärer har tillgång till företagskort och kan betala allt på företagets bekostnad från början, medan andra måste betala ur egen ficka och begära ersättningar.
Det kan ta flera veckor efter det att böckerna har stängts innan utgiftsrapporterna har behandlats och innan det är klart hur mycket företaget har spenderat på resor under en viss månad.
Om mer av budgeten hade spenderats än planerat finns det då inte mycket som kan göras för att åtgärda problemet retroaktivt.
Istället måste budgeten för följande månad justeras, men det finns fortfarande inget sätt att spåra reseutgifterna i realtid för att veta om den nya budgeten följs.
En annan utmaning vid planering av företagsresor är det oundvikliga åsidosättandet av företagets resepolicy.
Och även om regelbrott frustrerar företagets reseplanerare, resebyråer och resechefer är det oftast inte avsiktligt.
Affärsresenärer bryter vanligen mot företagets resepolicy för att den är förvirrande att förstå eller svår att följa.
Du kan underlätta efterlevnaden av resepolicyn genom att implementera en lösning för företagsresor som gör företagets policy lätt att följa genom att sätta den i centrum under bokningsprocessen.
Hur kan du avgöra vilken som är den bästa lösningen för företagsresor för ditt företag?
Det finns tyvärr ingen lösning som passar alla. Det som fungerar för ditt företag nu kanske inte fungerade för fem år sedan och kanske inte heller passar dina resebehov om fem år.
Vad ska du tänka på när du väljer en reselösning för företag?
I slutändan beror rätt reselösning för ditt företag på flera faktorer:
Antalet anställda på ditt företag.
Företagets storlek påverkar din reselösning för företag eftersom den avgör hur omfattande ditt stödsystem måste vara och hur mycket stödet kommer att kosta.
Hur ofta ditt företags affärsresenärer reser.
Ett företag som skickar alla sina anställda till en retreat en gång om året kommer att ha andra behov än ett företag som skickar samma antal anställda på affärsresor varje vecka.
Frekvensen av resor kan bidra till att avgöra hur mycket flexibilitet du behöver i din resepolicy.
Ditt företags resebudget.
I kombination med resevolym och frekvens avgör ditt företags resebudget vilken typ av företagsreseprogram du kan utveckla.
Om du behöver hålla resekostnaderna nere kan du börja med ett onlinebokningsverktyg.
Om du har mycket extern finansiering har du kanske råd med en intern avdelning för resehantering eller ett team av dedikerade externa resebyråer.
Den tidsram du har för att implementera ditt reseprogram.
Vissa lösningar för företagsresor, som att anställa en reseansvarig, har en lång onboarding-process, medan andra lösningar, som att använda programvara för företagsresor, kan få igång ditt reseprogram på några timmar
Att välja den bästa lösningen för företagsresor för ditt företag är en process som kräver att intressenterna tänker på verksamhetens nuvarande och framtida resebehov.
Företagsresor är inte billiga.
Hur som helst kan ett möte ansikte mot ansikte när man söker kunder eller samarbetar med kollegor göra eller bryta en relation, vilket är anledningen till att resor fortsätter att vara en nödvändig förutsättning för att bedriva affärsverksamhet, även i den digitala tidsåldern.
Även om ditt företag befinner sig i en uppstartsfas och precis har lanserat sitt reseprogram, kan din organisation – och dess behov av affärsresor – snabbt skalas upp.
Det är viktigt att starta ett reseprogram med sparsamma riktlinjer för att se till att reseutgifterna inte blir okontrollerbara i takt med att företagets behov av affärsresor ökar.
Så hur kan du identifiera kostnader för affärsresor som är för höga?
Start med att granska ditt företags nuvarande reseutgifter. Tänk på transport, logi, måltider och underhållning.
Tar utgifterna i en kategori över resten av utgifterna och är inte rimliga?
Om du inte vet vad som anses vara en rimlig resebudget kan du prata med kollegor på andra företag och be om att få ta del av deras resepolicy. GSA:s dagersättningar är också utmärkta riktlinjer och används av experter på resehantering över hela landet.
När du har identifierat var ditt företag spenderar för mycket på resor kan du arbeta på att minska dessa utgifter.
Här är några sätt att hålla nere företagets resekostnader:
Låt affärsresenärer boka flexibla priser i stället för de billigaste priserna.
Basiska ekonomipriser verkar vara de mest prisvärda på förhand, men fortsätt med försiktighet.
Att det tillkommer avgifter för handbagage och att det inte går att ändra en flygning innebär att dina resenärer måste boka nya flygningar till dyra sista minuten-priser om ett möte skjuts upp under resan.
Att betala för en flygning i sista minuten kommer att kosta mer än skillnaden mellan priset för Basic Economy och Standard Economy samt eventuella ändringsavgifter för att ändra din flygning i Standard Economy.
Bort med bokningsgodkännanden.
Hjälp affärsresenärer att få de lägsta flygpriserna genom att låta dem slippa chefens godkännande för att boka.
När chefen godkänner en flygning kan priset på flygningen ha stigit dramatiskt. Flygbranschen har en standardpolicy för gratis avbokning inom 24 timmar, så det är ingen fara om en flygning måste ändras direkt efter att den har bokats.
Håller realistiska dagtraktamenten.
Liknar ditt startupföretag som inte är finansierat dagersättningar som ett börsnoterat Fortune 500-företag?
Du kan behöva dra åt svångremmen vid tjänsteresor.
Starta med att följa GSA:s dagersättningssatser. Även om du alltid kan justera de dagliga utgiftsgränserna i takt med att företaget växer, är det klokt att vara försiktig med utgifterna för affärsresor i de tidiga skedena av företagets reseprogram.
Du kan maximera en stram resebudget genom att uppmuntra affärsresenärer att använda samåkningsappar i stället för taxibilar och låta dem boka Airbnbs i stället för hotellövernattningar.
Införliva konservativa utgiftsgränser i din resepolicy för att hålla nere resekostnaderna.
Hur planerar och hanterar företag sina företagsresor?
Det finns tre huvudlösningar: resebyrå, reseadministratör och programvara.
Som vi nämnde finns det ingen enhetlig strategi när det gäller hantering av företagsresor, så välj den resurs som fungerar bäst för ditt företag i dess nuvarande tillstånd, men tänk också på dess framtida tillväxt.
Resebyrå
Att arbeta med en resebyrå innebär att de skulle planera alla tjänsteresor för dina anställda.
- Fördelar: Resebyråer ger personlig service till dina resenärer. Dessutom har de också stor branschkunskap som hjälper dig att få bra erbjudanden på flyg och hotell.
- Nackdelar: De flesta resebyråer debiterar dig per månad för att använda deras tjänster, plus en extra avgift varje gång dina anställda behöver göra en flyg- eller hotelländring. Resebyråerna arbetar vanligtvis under normala öppettider, så om du behöver hjälp klockan 3 på lördagen kan det vara svårt att kontakta någon.
Travel Manager
Att anställa en intern reseansvarig kan hjälpa ditt team att hålla sig organiserat och hålla budgeten.
- Fördelar: Du kan anlita en intern reseansvarig för att hjälpa ditt team att hålla sig organiserat och hålla budgeten.
- : Med en dedikerad person som tar hand om alla dina bokningar vet dina resenärer alltid vem de ska kontakta vid frågor eller problem. Det kommer också att ta bort extra arbete från alla andra som hjälpte till att boka resor (som en kontorschef eller chefsassistent), så att de kan fokusera på sina huvudsakliga ansvarsområden.
- Nackdelar: Enligt Salary.com är den genomsnittliga lönen för en reseansvarig cirka 90 000 dollar per år, vilket är en rejäl prislapp. Dessutom, om antalet personer som reser växer mycket kommer ditt företag så småningom att behöva mer än en person för att hantera sina resebehov.
Mjukvara
Introducerar du en digital reselösning för företag gör det möjligt för dig att anpassa dina riktlinjer för resor, samtidigt som du låter dina anställda boka för sig själva genom ett centraliserat onlinebokningsverktyg.
- Fördelar: Du kan använda en digital reselösning för företag för att anpassa dina riktlinjer för resor, samtidigt som du låter dina anställda boka för sig själva genom ett centraliserat onlinebokningsverktyg.
- Fördelar: Det rätta programmet kommer att kontrollera många rutor. När alla använder samma programvara kan du fastställa riktlinjer som är lätta för de anställda att följa och få insyn i vad de bokar. På så sätt vet du exakt vad som spenderas, så att du kan kontrollera din budget och spara pengar.
- Nackdelar: Det finns många programvarulösningar att välja mellan, varav vissa är kostsamma och har en lång inskolningsprocess. Om du letar efter en prisvärd, snabb lösning, se till att du väljer ett enkelt, lättanvänt verktyg som inte spränger din budget.
Oavsett vilken av ovanstående lösningar du väljer måste ditt företag fastställa en resepolicy.
Men även om det är en lektion för en annan dag kan du börja med att undersöka andra företags resepolicyer på nätet.
Om du väljer Lola.com för din lösning för företagsresor kommer du att guidas genom processen för att göra en sådan på plattformen. Du kan också hitta mallar för företagets resepolicy på nätet.
I slutändan beror rätt reselösning för ditt företag på många faktorer: antalet anställda, hur ofta de reser, din budget och den tidsram du har för att genomföra programmet.