Si su empresa es como la mayoría, su proceso de viajes es probablemente desorganizado y complicado.
¡No tema! Hay varias soluciones de viajes corporativos que pueden ayudarte a crear un proceso más organizado y productivo.
Aquí tienes algunos datos que te ayudarán a elegir la más adecuada para tu empresa.
Desafíos en la planificación de viajes corporativos
La planificación y gestión de los viajes de negocios es difícil.
Con tanta gente tratando de reservar viajes utilizando una multitud de sitios (sitios de aerolíneas, sitios de reservas de viajes, sitios de hoteles, sitios de alquiler de coches, etc.) en la misma empresa, no es de extrañar que la desorganización sea uno de los desafíos más comunes en la planificación de viajes corporativos.
Cuando se deja a los viajeros de negocios a su aire y no hay un centro único desde el que supervisar los itinerarios de la empresa, la planificación de los viajes de negocios puede ser caótica.
Además de la falta de visibilidad en los itinerarios de viaje, la planificación de los viajes corporativos sufre tradicionalmente de una falta de visibilidad financiera. Es difícil saber cuánto gasta realmente la empresa en viajes en un momento dado cuando los viajeros pagan los viajes y los gastos relacionados a través de una variedad de medios.
Algunos viajeros de negocios tienen acceso a tarjetas corporativas y pueden pagar todo con el dinero de la empresa desde el principio, mientras que otros tienen que pagar de su bolsillo y solicitar reembolsos.
Pueden pasar semanas después del cierre de los libros para que se procesen los informes de gastos y se aclare la niebla sobre cuánto gastó la empresa en viajes en un mes determinado.
En ese momento, si se ha gastado más del presupuesto de lo previsto, no hay mucho que se pueda hacer para solucionar el problema de forma retroactiva.
En cambio, hay que ajustar el presupuesto del mes siguiente, pero sigue sin haber forma de hacer un seguimiento del gasto en viajes en tiempo real para saber si se está cumpliendo el nuevo presupuesto.
Otro desafío en la planificación de viajes corporativos es el inevitable incumplimiento de las políticas de viaje de la empresa.
Aunque el incumplimiento de las normas frustra a los planificadores de viajes corporativos, a los agentes de viajes y a los gestores de viajes, la mayoría de las veces no es intencionado.
Los viajeros de negocios suelen desobedecer las políticas de viaje corporativas porque son confusas de entender o difíciles de seguir.
Puede facilitar el cumplimiento de la política de viajes implementando una solución de viajes corporativos que haga que la política de la empresa sea fácil de seguir poniéndola en primer plano durante el proceso de reserva.
Elegir las mejores soluciones de viajes corporativos
¿Cómo puede determinar la mejor solución de viajes corporativos para su empresa?
Desgraciadamente, no existe un enfoque único para todos. Lo que funciona para su empresa ahora puede no haber funcionado hace cinco años, y puede que no se adapte a sus necesidades de viaje en otros cinco años.
¿Qué debe tener en cuenta a la hora de elegir una solución de viajes corporativos?
En última instancia, la solución de viajes adecuada para su empresa depende de varios factores:
El número de empleados que tiene su empresa.
El tamaño de la empresa afecta a su solución de viajes corporativos porque determinará lo completo que necesitará que sea su sistema de asistencia y cuánto le costará la asistencia.
La frecuencia con la que viajan los empleados de su empresa.
Una empresa que envía a todos sus empleados a un retiro una vez al año tendrá diferentes necesidades que una empresa que envía al mismo número de empleados en viajes de negocios cada semana.
La frecuencia de los viajes puede ayudar a determinar cuánta flexibilidad necesitará en su política de viajes.
El presupuesto de viajes de su empresa.
El presupuesto de viajes de su empresa, junto con el volumen y la frecuencia de los viajes, determinará el tipo de programa de viajes corporativos que puede desarrollar.
Si necesita mantener bajos los costes de los viajes, puede empezar con una herramienta de reserva en línea.
Si tiene muchos fondos externos, puede permitirse un departamento interno de gestión de viajes o un equipo de agentes de viajes externos dedicados.
El plazo que tiene para implementar su programa de viajes.
Algunas soluciones de viajes corporativos, como la contratación de un gestor de viajes corporativos, tienen un largo proceso de incorporación, mientras que otras soluciones, como el uso de un software de viajes corporativos, pueden poner en marcha su programa de viajes en cuestión de horas.
La elección de la mejor solución de viajes corporativos para su empresa es un proceso que requiere que las partes interesadas piensen en las necesidades de viajes actuales y futuras del negocio.
Cómo mantener bajos los costes de los viajes corporativos
Los viajes de negocios no son baratos.
Sin embargo, mantener una reunión cara a cara mientras se persigue a los clientes o se colabora con los colegas puede hacer o romper una relación, por lo que los viajes siguen siendo una condición sine qua non para llevar a cabo los negocios, incluso en la era digital.
Incluso si su empresa está en su fase inicial y acaba de lanzar su programa de viajes, su organización -y sus necesidades de viajes de negocios- pueden escalar rápidamente.
Es importante comenzar un programa de viajes con políticas frugales para garantizar que el gasto en viajes no se descontrole a medida que aumentan las necesidades de viajes de negocios de la empresa.
Entonces, ¿cómo puede identificar los costos de viajes de negocios que son demasiado altos?
Comience por auditar el gasto actual de viajes de su empresa. Piense en el transporte, el alojamiento, las comidas y el entretenimiento.
¿El gasto en una categoría supera al resto más allá de lo razonable?
Si no sabe lo que se considera un presupuesto razonable para viajes, hable con colegas de otras empresas y pida ver sus políticas de viajes. Las tarifas de dietas de la GSA también son excelentes directrices y son utilizadas por los expertos en gestión de viajes de todo el país.
Una vez que haya identificado dónde gasta demasiado su empresa en viajes, puede trabajar para reducir esos gastos.
Aquí tiene algunas formas de mantener bajos los costes de los viajes corporativos:
Permita a los viajeros de negocios reservar tarifas flexibles en lugar de las más baratas.
Las tarifas económicas básicas parecen las más asequibles al principio, pero proceda con precaución.
Los cargos adicionales por el equipaje de mano y la imposibilidad de cambiar un vuelo significan que sus viajeros tendrán que reservar nuevos vuelos con tarifas caras y de última hora, si una reunión se retrasa mientras están de viaje.
Pagar por un vuelo de última hora costará más que la diferencia entre la tarifa económica básica y la económica estándar y cualquier cargo por cambio que tenga que pagar para cambiar su vuelo económico estándar.
Elimine las aprobaciones de reservas.
Ayude a los viajeros de negocios a conseguir las tarifas aéreas más bajas permitiéndoles prescindir de la aprobación del gestor para reservar.
Para cuando un gestor aprueba un vuelo, el precio del mismo podría haber subido drásticamente. La industria de las aerolíneas tiene una política estándar de cancelación gratuita de 24 horas, por lo que no hay perjuicio si un vuelo necesita ser cambiado justo después de haber sido reservado.
Mantenga dietas realistas.
¿Se asemejan las dietas de su startup no financiada a las de una empresa que cotiza en bolsa y que forma parte de la lista Fortune 500?
Puede que tenga que apretar el bolsillo en los viajes de negocios.
Empiece por seguir las tarifas de dietas de la GSA. Aunque siempre puede ajustar las asignaciones de gastos diarios a medida que su empresa crece, es prudente ser conservador con los gastos de viajes de negocios en las primeras etapas del programa de viajes de su empresa.
Puede maximizar un presupuesto de viajes ajustado alentando a los viajeros de negocios a utilizar aplicaciones para compartir viajes en lugar de taxis y permitiéndoles reservar Airbnbs en lugar de estancias en hoteles.
Incorpore límites de gastos conservadores en su política de viajes para mantener los costos de viaje bajos.
Herramientas y recursos para planificar los viajes corporativos
Entonces, ¿cómo planifican y gestionan las empresas sus viajes corporativos?
Hay tres soluciones principales: agencia de viajes, gestor de viajes y software.
Como hemos mencionado, no hay un enfoque único para todos cuando se trata de la gestión de viajes corporativos, así que elija el recurso que mejor funcione para su empresa en su estado actual, pero también tenga en cuenta su crecimiento futuro.
Agencia de viajes
Trabajar con una agencia de viajes significa que ellos programarían todos los viajes de negocios para sus empleados.
- Pros: Las agencias de viajes ofrecen un servicio personalizado a sus viajeros. Además, también tienen un gran conocimiento del sector para ayudarle a conseguir buenas ofertas de vuelos y hoteles.
- Contras: La mayoría de las agencias de viajes le cobrarán por mes para utilizar sus servicios, además de un cargo adicional cada vez que sus empleados necesiten hacer un cambio de vuelo o de hotel. Las agencias suelen tener un horario de trabajo normal, así que si necesita ayuda a las 3 de la mañana de un sábado, puede ser difícil contactar con alguien.
Gestor de viajes
Contratar a un gestor de viajes interno puede ayudar a su equipo a mantenerse organizado y dentro del presupuesto.
- Pros: Con una persona dedicada a ocuparse de todas sus reservas, sus viajeros siempre sabrán a quién dirigirse para cualquier pregunta o problema. También le quitará trabajo extra a cualquier otra persona que estuviera ayudando a reservar viajes (como un director de oficina o un asistente ejecutivo), permitiéndoles centrarse en sus principales responsabilidades.
- Contras: Según Salary.com, el salario medio de un gestor de viajes es de unos 90.000 dólares al año, lo que supone un precio elevado. Además, si el número de personas que viajan crece mucho, su empresa acabará necesitando más de una persona para gestionar sus necesidades de viaje.
Software
La introducción de una solución digital de viajes corporativos le permitirá personalizar sus directrices de viaje, al tiempo que permite a sus empleados reservar por sí mismos a través de una herramienta de reserva online centralizada.
- Pros: El programa adecuado marcará muchas casillas. Si todo el mundo utiliza el mismo software, podrá establecer directrices que sean fáciles de seguir para los empleados y obtener visibilidad de lo que están reservando. De este modo, sabrá exactamente lo que se está gastando, por lo que podrá controlar su presupuesto y ahorrar dinero.
- Contras: Hay muchas soluciones de software entre las que elegir, algunas de las cuales son costosas y tienen un largo proceso de incorporación. Si busca una solución rápida y asequible, asegúrese de elegir una herramienta sencilla y fácil de usar que no le haga perder el presupuesto.
Independientemente de la solución que elija, su empresa tendrá que establecer una política de viajes.
Aunque esa es una lección para otro día, puedes empezar investigando las políticas de viaje de otras empresas en línea.
Si eliges Lola.com para tu solución de viajes corporativos, te guiarán en el proceso de elaboración de una en la plataforma. También puedes encontrar plantillas de políticas de viajes corporativos online.
En definitiva, la solución de viajes adecuada para tu empresa depende de muchos factores: el número de empleados, la frecuencia con la que viajan, tu presupuesto y el plazo que tienes para implementar el programa.