Si votre entreprise est comme la plupart, votre processus de voyage est probablement désorganisé et compliqué.
N’ayez crainte ! Il existe plusieurs solutions de voyages d’affaires qui peuvent vous aider à créer un processus plus organisé et plus productif.
Voici quelques informations pour vous aider à choisir celle qui convient à votre entreprise.
Défis de la planification des voyages d’affaires
La planification et la gestion des voyages d’affaires sont difficiles.
Avec autant de personnes qui essaient de réserver des voyages en utilisant une multitude de sites (sites de compagnies aériennes, sites de réservation de voyages, sites d’hôtels, sites de location de voitures, etc.) dans la même entreprise, il n’est pas étonnant que la désorganisation soit l’un des défis les plus courants de la planification des voyages d’affaires.
Lorsque les voyageurs d’affaires sont laissés à eux-mêmes et qu’il n’existe pas de hub unique à partir duquel surveiller les itinéraires de l’entreprise, la planification des voyages d’affaires peut être chaotique.
A part le manque de visibilité des itinéraires de voyage, la planification des voyages d’affaires souffre traditionnellement d’un manque de visibilité financière. Il est difficile de savoir combien l’entreprise dépense réellement pour les voyages à un moment donné lorsque les voyageurs paient les voyages et les dépenses connexes par divers moyens.
Certains voyageurs d’affaires ont accès à des cartes d’entreprise et peuvent tout payer aux frais de l’entreprise dès le départ, tandis que d’autres doivent payer de leur poche et demander des remboursements.
Il faut parfois des semaines après la clôture des comptes pour que les notes de frais soient traitées et que le brouillard se dissipe sur le montant que l’entreprise a dépensé en voyages sur un mois donné.
À ce moment-là, si une plus grande partie du budget avait été dépensée que prévu, il n’y a pas grand-chose à faire pour régler le problème rétroactivement.
Au lieu de cela, le budget du mois suivant doit être ajusté, mais il n’y a toujours aucun moyen de suivre les dépenses de voyage en temps réel pour savoir si le nouveau budget est respecté.
Un autre défi dans la planification des voyages d’affaires est le non-respect inévitable des politiques de voyage de l’entreprise.
Alors que la violation des règles frustre les planificateurs de voyages d’affaires, les agents de voyage et les gestionnaires de voyages, le plus souvent, elle n’est pas intentionnelle.
Les voyageurs d’affaires désobéissent généralement aux politiques de voyage de l’entreprise parce qu’elles sont confuses à comprendre ou difficiles à suivre.
Vous pouvez faciliter le respect de la politique de voyage en mettant en œuvre une solution de voyage d’entreprise qui rend la politique de l’entreprise facile à suivre en la plaçant au premier plan pendant le processus de réservation.
Choisir les meilleures solutions de voyage d’entreprise
Comment pouvez-vous déterminer la meilleure solution de voyage d’entreprise pour votre entreprise ?
Malheureusement, il n’existe pas d’approche unique. Ce qui fonctionne pour votre entreprise aujourd’hui peut ne pas avoir fonctionné pour elle il y a cinq ans, et peut ne pas convenir à vos besoins en matière de voyages dans cinq autres années.
Que devez-vous prendre en compte lorsque vous choisissez une solution de voyage d’entreprise ?
En fin de compte, la bonne solution de voyage pour votre entreprise dépend de plusieurs facteurs :
Le nombre d’employés de votre entreprise.
La taille de l’entreprise a une incidence sur votre solution de voyage d’affaires, car elle déterminera à quel point votre système de soutien devra être complet et combien ce soutien vous coûtera.
La fréquence des déplacements des voyageurs d’affaires de votre entreprise.
Une entreprise qui envoie tous ses employés à une retraite une fois par an aura des besoins différents de ceux d’une entreprise qui envoie le même nombre d’employés en voyage d’affaires chaque semaine.
La fréquence des voyages peut aider à déterminer la flexibilité dont vous aurez besoin dans votre politique de voyage.
Le budget de voyage de votre entreprise.
Facturé avec le volume et la fréquence des voyages, le budget de voyage de votre entreprise déterminera le type de programme de voyage d’entreprise que vous pouvez développer.
Si vous devez maintenir des coûts de voyage bas, vous pouvez commencer avec un outil de réservation en ligne.
Si vous avez beaucoup de financement extérieur, vous pouvez vous permettre un département interne de gestion des voyages ou une équipe d’agents de voyage externes dédiés.
Le délai dont vous disposez pour mettre en œuvre votre programme de voyage.
Certaines solutions de voyages d’affaires, comme l’embauche d’un gestionnaire de voyages d’affaires, ont un long processus d’intégration, tandis que d’autres solutions, comme l’utilisation d’un logiciel de voyages d’affaires, peuvent faire fonctionner votre programme de voyages en quelques heures
Choisir la meilleure solution de voyages d’affaires pour votre entreprise est un processus qui exige que les parties prenantes réfléchissent aux besoins actuels et futurs de l’entreprise en matière de voyages.
Comment réduire les coûts des voyages d’affaires
Les voyages d’affaires ne sont pas bon marché.
Cependant, tenir une réunion en face à face tout en poursuivant des clients ou en collaborant avec des collègues peut faire ou défaire une relation, ce qui explique pourquoi les voyages continuent d’être une condition sine qua non de la conduite des affaires, même à l’ère numérique.
Même si votre entreprise est en phase de démarrage et qu’elle vient de lancer son programme de voyages, votre organisation – et ses besoins en matière de voyages d’affaires – peut évoluer rapidement.
Il est important de commencer un programme de voyages avec des politiques frugales pour s’assurer que les dépenses de voyages ne deviennent pas incontrôlables à mesure que les besoins de voyages d’affaires de l’entreprise augmentent.
Alors, comment pouvez-vous identifier les coûts de voyages d’affaires qui sont trop élevés ?
Débutez par un audit des dépenses de voyages actuelles de votre entreprise. Pensez au transport, à l’hébergement, aux repas et aux divertissements.
Les dépenses dans une catégorie dépassent-elles les autres au-delà du raisonnable ?
Si vous ne savez pas ce qui est considéré comme un budget de voyage raisonnable, parlez à des collègues d’autres entreprises et demandez à voir leurs politiques de voyage. Les tarifs journaliers de la GSA sont également d’excellentes lignes directrices et sont utilisés par les experts en gestion des voyages dans tout le pays.
Une fois que vous avez identifié où votre entreprise dépense trop en voyages, vous pouvez travailler à réduire ces dépenses.
Voici quelques façons de maintenir les coûts des voyages d’affaires à un niveau bas :
Autorisez les voyageurs d’affaires à réserver des tarifs flexibles au lieu des tarifs les moins chers.
Les tarifs économiques de base semblent les plus abordables au départ, mais procédez avec prudence.
Les frais supplémentaires pour les bagages à main et l’impossibilité de changer de vol signifient que vos voyageurs devront réserver de nouveaux vols à des tarifs chers et de dernière minute, si une réunion est repoussée pendant qu’ils sont sur la route.
Payer un vol de dernière minute coûtera plus cher que la différence entre le tarif économique de base et le tarif économique standard, ainsi que les frais de changement que vous pourriez avoir à payer pour changer votre vol économique standard.
Supprimer les approbations de réservation.
Aider les voyageurs d’affaires à verrouiller les tarifs aériens les plus bas en les laissant renoncer à l’approbation du gestionnaire pour réserver.
Au moment où un gestionnaire approuve un vol, le prix du vol pourrait avoir augmenté de façon spectaculaire. L’industrie aérienne a une politique standard d’annulation gratuite de 24 heures, donc il n’y a pas de mal si un vol doit être changé juste après avoir été réservé.
Maintenir des indemnités journalières réalistes.
Les indemnités journalières de votre startup non financée ressemblent-elles à celles d’une société cotée en bourse, Fortune 500 ?
Vous devrez peut-être resserrer les cordons de la bourse lors des voyages d’affaires.
Débutez en suivant les taux d’indemnités journalières de la GSA. Bien que vous puissiez toujours ajuster les allocations de dépenses quotidiennes au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est sage d’être prudent avec les dépenses de voyage d’affaires dans les premières étapes du programme de voyage de votre entreprise.
Vous pouvez maximiser un budget de voyage serré en encourageant les voyageurs d’affaires à utiliser des applications de covoiturage au lieu des taxis et en leur permettant de réserver des Airbnbs au lieu de séjours à l’hôtel.
Incorporter des limites de dépenses conservatrices dans votre politique de voyage pour maintenir les coûts de voyage bas.
Outils et ressources pour la planification des voyages d’affaires
Alors, comment les entreprises planifient-elles et gèrent-elles leurs voyages d’affaires ?
Il existe trois solutions principales : l’agence de voyage, le gestionnaire de voyages et les logiciels.
Comme nous l’avons mentionné, il n’existe pas d’approche unique en matière de gestion des voyages d’affaires, alors choisissez la ressource qui convient le mieux à votre entreprise dans son état actuel, mais tenez également compte de sa croissance future.
Agence de voyages
Travailler avec une agence de voyages signifie qu’elle planifierait tous les voyages d’affaires de vos employés.
- Avantages : Les agents de voyage fournissent un service personnalisé à vos voyageurs. De plus, ils ont également une grande connaissance de l’industrie pour vous aider à obtenir de bonnes affaires sur les vols et les hôtels.
- Contre : La plupart des agences de voyages vous factureront par mois pour utiliser leurs services, plus des frais supplémentaires chaque fois que vos employés doivent faire un changement de vol ou d’hôtel. Les agences travaillent généralement pendant les heures normales de bureau, donc si vous avez besoin d’aide à 3 heures du matin un samedi, il pourrait être difficile de contacter quelqu’un.
Gestionnaire de voyages
L’embauche d’un gestionnaire de voyages interne peut aider votre équipe à rester organisée et à respecter le budget.
- Avantages : Avec une personne dédiée qui s’occupe de toutes vos réservations, vos voyageurs sauront toujours qui contacter en cas de questions ou de problèmes. Cela enlèvera également du travail supplémentaire à toute autre personne qui aidait à réserver des voyages (comme un chef de bureau ou un assistant de direction), ce qui leur permettra de se concentrer sur leurs principales responsabilités.
- Inconvénients : Selon Salary.com, le salaire moyen d’un gestionnaire de voyages est d’environ 90 000 $ par an, ce qui représente un prix élevé. De plus, si le nombre de personnes qui voyagent augmente beaucoup, votre entreprise finira par avoir besoin de plus d’une personne pour gérer ses besoins en matière de voyages.
Les logiciels
L’introduction d’une solution numérique de voyages d’affaires vous permettra de personnaliser vos directives en matière de voyages, tout en permettant à vos employés de faire leurs propres réservations grâce à un outil de réservation en ligne centralisé.
- Avantages : Le bon programme cochera un grand nombre de cases. Avec tout le monde utilisant le même logiciel, vous pouvez définir des directives faciles à suivre pour les employés et avoir une visibilité sur ce qu’ils réservent. De cette façon, vous savez exactement ce qui est dépensé, ce qui vous permet de contrôler votre budget et d’économiser de l’argent.
- Inconvénients : Il y a beaucoup de solutions logicielles à choisir, dont certaines sont coûteuses et ont un long processus d’intégration. Si vous cherchez une solution rapide et abordable, assurez-vous de choisir un outil simple et facile à utiliser qui ne fera pas exploser votre budget.
Quoi que vous choisissiez parmi les solutions ci-dessus, votre entreprise devra établir une politique de voyage.
Bien que ce soit une leçon pour un autre jour, vous pouvez commencer par rechercher les politiques de voyage d’autres entreprises en ligne.
Si vous choisissez Lola.com pour votre solution de voyage d’entreprise, vous serez guidé à travers le processus d’en faire une sur la plate-forme. Vous pouvez également trouver des modèles de politique de voyage d’entreprise en ligne.
En définitive, la bonne solution de voyage pour votre entreprise dépend de nombreux facteurs : le nombre d’employés, la fréquence de leurs déplacements, votre budget et le délai dont vous disposez pour mettre en œuvre le programme.