Ha az Ön cége olyan, mint a legtöbb, az utazási folyamat valószínűleg szervezetlen és bonyolult.
Ne féljen! Számos vállalati utazási megoldás létezik, amely segíthet egy szervezettebb és produktívabb folyamat kialakításában.
Itt van néhány információ, amely segíthet kiválasztani a vállalatának megfelelőt.
Kihívások a vállalati utazások tervezésében
A vállalati utazások tervezése és kezelése nehéz feladat.
Mivel oly sokan próbálnak utazásokat foglalni egyazon vállalatnál számos webhely (légitársasági webhelyek, utazásfoglaló webhelyek, szállodai webhelyek, autókölcsönző webhelyek stb.) segítségével, nem csoda, hogy a szervezetlenség az egyik leggyakoribb kihívás a vállalati utazások tervezésében.
Ha az üzleti utazók magukra vannak utalva, és nincs egyetlen központ, ahonnan a vállalat útvonalait nyomon lehetne követni, az üzleti utazások tervezése kaotikus lehet.
Az utazási útvonalak áttekinthetőségének hiányán túl a vállalati utazások tervezése hagyományosan a pénzügyi áttekinthetőség hiányától szenved. Nehéz tudni, hogy a vállalat valójában mennyit költ az utazásra egy adott időpontban, amikor az utazók különböző eszközökkel fizetnek az utazásokért és a kapcsolódó költségekért.
Egyik-másik üzleti utazónak van hozzáférése vállalati kártyához, és mindent a vállalat költségére fizethet a kezdetektől fogva, míg másoknak zsebből kell fizetniük, és költségtérítést kell kérniük.
A könyvelés lezárása után hetekig is eltarthat, amíg a költségelszámolásokat feldolgozzák, és tisztázódik, hogy a vállalat mennyit költött utazásra egy adott hónapban.
Ha ekkor a tervezettnél többet költöttek a költségvetésből, nem sok mindent lehet tenni, hogy visszamenőlegesen orvosolják a problémát.
Ehelyett a következő hónap költségvetését ki kell igazítani, de továbbra sincs mód az utazási kiadások valós idejű nyomon követésére, hogy tudjuk, betartják-e az új költségvetést.
A vállalati utazástervezés másik kihívása a vállalati utazási irányelvek elkerülhetetlen figyelmen kívül hagyása.
A szabályszegés ugyan frusztrálja a vállalati utazástervezőket, utazási irodákat és utazási vezetőket, de legtöbbször nem szándékos.
Az üzleti utazók általában azért nem tartják be a vállalati utazási irányelveket, mert azok zavarosan érthetők vagy nehezen követhetők.
Elősegítheti az utazási irányelvek betartását egy olyan vállalati utazási megoldás bevezetésével, amely megkönnyíti a vállalati irányelvek követését azáltal, hogy a foglalási folyamat során előtérbe helyezi azokat.
A legjobb vállalati utazási megoldások kiválasztása
Hogyan határozhatja meg a legjobb vállalati utazási megoldást vállalkozása számára?
Sajnos nincs olyan megközelítés, amely mindenkinek megfelel. Ami most bevált a vállalatának, lehet, hogy öt évvel ezelőtt nem vált be, és lehet, hogy öt év múlva már nem felel meg az utazási igényeinek.
Mit kell figyelembe vennie a vállalati utazási megoldás kiválasztásakor?
A vállalatának megfelelő utazási megoldás végső soron több tényezőtől függ:
A vállalatának alkalmazottainak száma.
A vállalat mérete befolyásolja a vállalati utazási megoldást, mivel ez határozza meg, hogy mennyire átfogó támogatási rendszerre lesz szüksége, és mennyibe fog kerülni a támogatás.
Milyen gyakran utaznak a vállalat üzleti utazói.
Egy vállalat, amely évente egyszer elküldi az összes alkalmazottját egy elvonulásra, más igényeket támaszt, mint egy olyan vállalat, amely hetente ugyanannyi alkalmazottat küld üzleti útra.
Az utazások gyakorisága segít meghatározni, hogy mekkora rugalmasságra lesz szüksége az utazási szabályzatában.
Vállalata utazási költségvetése.
Az utazások mennyiségével és gyakoriságával együtt a vállalat utazási költségvetése határozza meg, hogy milyen vállalati utazási programot dolgozhat ki.
Ha alacsonyan kell tartania az utazási költségeket, kezdheti egy online foglalási eszközzel.
Ha sok külső finanszírozással rendelkezik, akkor megengedhet magának egy belső utazásszervezési osztályt vagy egy dedikált külső utazási irodákból álló csapatot.
Az időkeret, amely az utazási program megvalósítására rendelkezésre áll.
Egyes vállalati utazási megoldások, mint például egy vállalati utazásszervező alkalmazása, hosszú bevezetési folyamatot igényelnek, míg más megoldások, mint például a vállalati utazási szoftver használata, néhány óra alatt beindíthatja utazási programját
A vállalata számára legjobb vállalati utazási megoldás kiválasztása olyan folyamat, amely megköveteli, hogy az érdekelt felek átgondolják a vállalkozás jelenlegi és jövőbeli utazási igényeit.
Hogyan lehet a vállalati utazási költségeket alacsonyan tartani
Az üzleti utazás nem olcsó.
A személyes találkozó megtartása az ügyfelek felkutatása vagy a kollégákkal való együttműködés során azonban megalapozhat vagy megtörhet egy kapcsolatot, ezért az utazás még a digitális korban is az üzletvitel elengedhetetlen feltétele.
Még ha cége a kezdeti fázisban van, és csak most indítja el utazási programját, a szervezet – és az üzleti utazási igényei – gyorsan bővülhetnek.
Nagyon fontos, hogy takarékos irányelvekkel indítsa el az utazási programot, hogy az utazási kiadások ne csússzanak ki a kezéből, ahogy a vállalat üzleti utazási igényei növekednek.
Hogyan azonosíthatja tehát a túl magas üzleti utazási költségeket?
Kezdje a vállalat jelenlegi utazási kiadásainak auditálásával. Gondoljon a szállításra, a szállásra, az étkezésre és a szórakozásra.
Az egyik kategóriában a kiadások ésszerűtlenül meghaladják a többit?
Ha nem tudja, mi számít ésszerű utazási költségvetésnek, beszéljen más vállalatok munkatársaival, és kérjen betekintést az utazási szabályzatukba. A GSA napidíjmutatói szintén kiváló iránymutatást jelentenek, és országszerte használják őket az utazásszervezési szakértők.
Ha már azonosította, hol költ túl sokat a vállalata utazásra, dolgozhat e kiadások csökkentésén.
Itt van néhány módszer a vállalati utazási költségek csökkentésére:
Az üzleti utazók a legolcsóbb viteldíjak helyett rugalmas viteldíjakat foglalhatnak.
Az alap economy viteldíjak tűnnek a legolcsóbbnak elsőre, de óvatosan kell eljárni.
A kézipoggyászokért fizetendő további díjak és a járatváltás lehetetlensége azt jelenti, hogy az utazóinak drága, last minute tarifákkal kell új járatokat foglalniuk, ha egy megbeszélés útközben eltolódik.
A last minute járat kifizetése többe kerül, mint az alap economy és a standard economy tarifa közötti különbség és az esetleges váltási díjak, amelyeket a standard economy járatváltásért fizetnie kell.
Foglalási jóváhagyások megszüntetése.
Segítse az üzleti utazókat abban, hogy a legalacsonyabb repülőjegyárakat rögzítsék azáltal, hogy lemondhatnak a vezetői jóváhagyásról a foglaláshoz.
Mire a vezető jóváhagyja a járatot, a járat ára drasztikusan emelkedhetett. A légitársaságoknál szabványos 24 órás ingyenes lemondási politika van érvényben, így nem árt, ha egy járatot közvetlenül a foglalás után módosítani kell.
Fenntartani a reális napidíjakat.
Az Ön nem finanszírozott induló vállalkozásának napidíjai hasonlítanak egy tőzsdén jegyzett, Fortune 500 vállalatéhoz?
Elképzelhető, hogy meg kell szigorítania a pénztárcáját az üzleti utazásokon.
Kezdje a GSA napidíj-tételek követésével. Bár a vállalat növekedésével mindig módosíthatja a napi kiadási keretet, bölcs dolog a vállalat utazási programjának kezdeti szakaszában konzervatívan kezelni az üzleti utazási kiadásokat.
A szűkös utazási költségvetést maximalizálhatja, ha arra ösztönzi az üzleti utazókat, hogy taxik helyett használjanak fuvarmegosztó alkalmazásokat, és lehetővé teszi számukra, hogy szállodai tartózkodás helyett Airbnb-t foglaljanak.
Az utazási költségek alacsonyan tartása érdekében építsen be konzervatív kiadási korlátokat az utazási szabályzatába.
eszközök és források a vállalati utazások tervezéséhez
Hogyan tervezik és kezelik a vállalatok a vállalati utazásaikat?
Három fő megoldás létezik: utazási iroda, utazásszervező és szoftver.
Amint említettük, a vállalati utazások menedzselése során nem létezik egységes megközelítés, ezért válassza azt az erőforrást, amely a legjobban megfelel a vállalat jelenlegi állapotának, de vegye figyelembe a jövőbeli növekedést is.
Utaz utazási iroda
Az utazási irodával való együttműködés azt jelenti, hogy ők terveznék meg az összes üzleti utat az alkalmazottak számára.
- Előnyök: Az utazási irodák személyre szabott kiszolgálást nyújtanak az utazóknak. Ráadásul nagyszerű iparági ismeretekkel is rendelkeznek, amelyek segítségével jó ajánlatokat kaphat repülőjegyekre és szállodákra.
- Hátrányok: A legtöbb utazási iroda havidíjat számít fel Önnek a szolgáltatásaik igénybevételéért, valamint további díjat számít fel, ha az alkalmazottainak repülőjegyet vagy szállodát kell változtatniuk. Az irodák általában normál munkaidőben dolgoznak, így ha szombaton hajnali 3-kor van szüksége segítségre, nehéz lehet valakivel kapcsolatba lépni.
Utazásszervező
A belső utazásszervező alkalmazása segíthet csapatának a szervezettség és a költségvetés betartásában.
- Előnyök: Ha egy dedikált személy gondoskodik az összes foglalásról, az utazók mindig tudni fogják, kihez fordulhatnak bármilyen kérdéssel vagy problémával. Emellett többletmunkát vesz el bárki mástól, aki eddig segített az utazások lefoglalásában (például az irodavezetőtől vagy az ügyvezető asszisztenstől), így ők a fő feladataikra koncentrálhatnak.
- Hátrányok: A Salary.com szerint egy utazási menedzser átlagfizetése körülbelül 90 000 dollár évente, ami nem kis árat jelent. Ráadásul, ha az utazók száma nagyon megnő, a vállalatnak előbb-utóbb egynél több emberre lesz szüksége az utazási igények kezelésére.
Szoftver
A digitális vállalati utazási megoldás bevezetése lehetővé teszi, hogy testre szabja az utazási irányelveket, miközben az alkalmazottak egy központosított online foglalási eszközön keresztül foglalhatnak maguknak.
- Előnyök: A megfelelő program sok mindent kipipál. Ha mindenki ugyanazt a szoftvert használja, akkor olyan irányelveket állíthat be, amelyeket az alkalmazottak könnyen követhetnek, és átláthatóvá válik, hogy mit foglalnak. Így pontosan tudja, hogy mire költenek, így ellenőrizheti a költségvetést és pénzt takaríthat meg.
- Hátrányok: Rengeteg szoftveres megoldás közül választhat, amelyek közül néhány költséges és hosszú a bevezetési folyamat. Ha megfizethető, gyors megoldást keres, mindenképpen válasszon egy egyszerű, könnyen használható eszközt, amely nem töri meg a költségvetését.
Bármelyik fenti megoldást is választja, a vállalatának meg kell határoznia egy utazási szabályzatot.
Míg ez egy másik nap leckéje, kezdheti azzal, hogy online kutatja más vállalatok utazási szabályzatát.
Ha a Lola.com-ot választja vállalati utazási megoldásának, a platformon végigvezetik a szabályzat elkészítésének folyamatán. Vállalati utazási szabályzat sablonokat is találhat az interneten.
Végeredményben a vállalatának megfelelő utazási megoldás sok tényezőtől függ: az alkalmazottak számától, attól, hogy milyen gyakran utaznak, a költségvetésétől és a program megvalósításának időkeretétől.