Jeśli Twoja firma jest jak większość, Twój proces podróży jest prawdopodobnie zdezorganizowany i skomplikowany.
Nie bój się! Istnieje kilka rozwiązań w zakresie podróży służbowych, które mogą pomóc w stworzeniu bardziej zorganizowanego i produktywnego procesu.
Oto kilka informacji, które pomogą Ci wybrać ten, który jest odpowiedni dla Twojej firmy.
Wyzwania w planowaniu podróży służbowych
Planowanie i zarządzanie podróżami służbowymi jest trudne.
Przy tak wielu osobach próbujących rezerwować podróże przy użyciu wielu stron (stron linii lotniczych, stron rezerwacji podróży, stron hotelowych, stron wynajmu samochodów itp.) w tej samej firmie, nic dziwnego, że dezorganizacja jest jednym z najczęstszych wyzwań w planowaniu podróży służbowych.
Gdy osoby podróżujące służbowo są pozostawione same sobie i nie ma jednego centrum, z którego można monitorować trasy podróży firmy, planowanie podróży służbowych może być chaotyczne.
Poza brakiem widoczności tras podróży, planowanie podróży służbowych tradycyjnie cierpi z powodu braku widoczności finansowej. Trudno jest wiedzieć, ile firma naprawdę wydaje na podróże w danym momencie, gdy podróżujący płacą za podróże i związane z nimi wydatki za pomocą różnych środków.
Niektórzy podróżujący służbowo mają dostęp do kart korporacyjnych i mogą płacić za wszystko na koszt firmy od samego początku, podczas gdy inni muszą płacić z własnej kieszeni i żądać zwrotu kosztów.
Może to potrwać tygodnie po zamknięciu ksiąg dla raportów wydatków do przetworzenia i dla mgły, aby wyjaśnić, ile firma wydała na podróże w danym miesiącu.
W tym momencie, jeśli więcej z budżetu zostały wydane niż planowano, nie ma wiele, że można zrobić, aby naprawić problem retroactively.
Zamiast tego, budżet na następny miesiąc musi być dostosowane, ale nadal nie ma sposobu, aby śledzić wydatki podróży w czasie rzeczywistym, aby wiedzieć, czy nowy budżet jest przestrzegane.
Kolejnym wyzwaniem w planowaniu podróży służbowych jest nieuniknione lekceważenie firmowych zasad podróżowania.
Choć łamanie zasad frustruje osoby planujące podróże służbowe, biura podróży i menedżerów podróży, częściej niż nie, nie jest ono zamierzone.
Podróżujący służbowo zazwyczaj nie przestrzegają zasad podróżowania służbowego, ponieważ są one niezrozumiałe lub trudne do przestrzegania.
Możesz ułatwić przestrzeganie polityki podróży poprzez wdrożenie rozwiązania dla podróży służbowych, które ułatwia przestrzeganie polityki firmy poprzez umieszczenie jej w centrum uwagi podczas procesu rezerwacji.
Wybór najlepszych rozwiązań dla podróży służbowych
Jak można określić najlepsze rozwiązanie dla podróży służbowych dla Twojej firmy?
Niestety, nie ma jednego uniwersalnego podejścia. To, co działa dla Twojej firmy teraz, może nie działać dla niej pięć lat temu i może nie odpowiadać potrzebom podróży w ciągu kolejnych pięciu lat.
Co powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązania podróży korporacyjnej?
Ostatecznie, właściwe rozwiązanie podróży dla Twojej firmy zależy od kilku czynników:
Liczby pracowników, jaką posiada Twoja firma.
Rozmiar firmy wpływa na Twoje rozwiązanie do obsługi podróży służbowych, ponieważ określi, jak kompleksowego systemu wsparcia będziesz potrzebować i ile to wsparcie będzie Cię kosztować.
Jak często podróżują osoby podróżujące służbowo w Twojej firmie.
Firma, która wysyła wszystkich swoich pracowników na rekolekcje raz w roku, będzie miała inne potrzeby niż firma, która wysyła tę samą liczbę pracowników w podróż służbową co tydzień.
Częstotliwość podróży może pomóc określić, jak dużej elastyczności będziesz potrzebować w swojej polityce podróży.
Budżet na podróże w Twojej firmie.
Wpływ na ilość i częstotliwość podróży, budżet na podróże w Twojej firmie określi, jaki rodzaj programu podróży służbowych możesz opracować.
Jeśli musisz utrzymać koszty podróży na niskim poziomie, możesz zacząć od narzędzia do rezerwacji online.
Jeśli masz dużo zewnętrznych funduszy, możesz być w stanie pozwolić sobie na wewnętrzny dział zarządzania podróżami lub zespół dedykowanych zewnętrznych agentów podróży.
Ramy czasowe, które masz do wdrożenia programu podróży.
Niektóre rozwiązania w zakresie podróży służbowych, takie jak zatrudnienie menedżera ds. podróży służbowych, mają długi proces wdrażania, podczas gdy inne rozwiązania, takie jak oprogramowanie do obsługi podróży służbowych, mogą uruchomić program podróży w ciągu kilku godzin
Wybór najlepszego rozwiązania w zakresie podróży służbowych dla Twojej firmy jest procesem, który wymaga od zainteresowanych stron zastanowienia się nad bieżącymi i przyszłymi potrzebami firmy w zakresie podróży służbowych.
Jak utrzymać koszty podróży służbowych na niskim poziomie
Podróże służbowe nie są tanie.
Jednakże, odbycie spotkania twarzą w twarz podczas pozyskiwania klientów lub współpraca ze współpracownikami może sprawić lub zepsuć relację, dlatego też podróże nadal stanowią warunek sine qua non prowadzenia biznesu, nawet w erze cyfrowej.
Nawet jeśli Twoja firma jest w fazie rozruchu i właśnie uruchamia program podróży służbowych, Twoja organizacja – i jej potrzeby w zakresie podróży służbowych – mogą się szybko skalować.
Więc, jak można zidentyfikować zbyt wysokie koszty podróży służbowych?
Zacznij od audytu bieżących wydatków firmy na podróże. Pomyśl o transporcie, zakwaterowaniu, posiłkach i rozrywce.
Czy wydatki w jednej kategorii przewyższają pozostałe ponad rozsądek?
Jeśli nie wiesz, co jest uważane za rozsądny budżet na podróże, porozmawiaj z kolegami z innych firm i poproś o wgląd w ich politykę podróży. Stawki za diety GSA są również doskonałymi wytycznymi i są używane przez ekspertów ds. zarządzania podróżami w całym kraju.
Po zidentyfikowaniu, gdzie Twoja firma wydaje za dużo na podróże, możesz pracować nad zmniejszeniem tych wydatków.
Oto kilka sposobów na utrzymanie kosztów podróży służbowych na niskim poziomie:
Zezwalaj podróżującym służbowo na rezerwację elastycznych taryf zamiast najtańszych taryf.
Podstawowe taryfy ekonomiczne wydają się najbardziej przystępne z góry, ale postępuj ostrożnie.
Dodatkowe opłaty za torby podręczne i brak możliwości zmiany lotu oznaczają, że podróżni będą musieli rezerwować nowe loty w drogich taryfach last minute, jeśli spotkanie zostanie przesunięte w czasie podróży.
Płacenie za lot last minute będzie kosztować więcej niż różnica między taryfą podstawową ekonomiczną a standardową ekonomiczną oraz wszelkie opłaty za zmianę, które trzeba będzie uiścić, aby zmienić lot na standardową ekonomiczną.
Usuń zatwierdzenia rezerwacji.
Pomóż osobom podróżującym służbowo zablokować najniższe ceny biletów lotniczych, pozwalając im zrezygnować z zatwierdzenia rezerwacji przez menedżera.
Do czasu zatwierdzenia lotu przez menedżera cena lotu mogła drastycznie wzrosnąć. Linie lotnicze mają standardową 24-godzinną politykę bezpłatnego anulowania, więc nie ma żadnej szkody, jeśli lot musi zostać zmieniony zaraz po tym, jak został zarezerwowany.
Utrzymuj realistyczne diety.
Czy diety Twojego niefinansowanego startupu przypominają te, które obowiązują w publicznie notowanej firmie z listy Fortune 500?
Może będziesz musiał zacisnąć pasa podczas podróży służbowych.
Zacznij od przestrzegania stawek diet GSA. Chociaż zawsze możesz dostosować dzienne limity wydatków w miarę rozwoju firmy, rozsądnie jest zachować ostrożność w wydatkach na podróże służbowe we wczesnych etapach programu podróży służbowych.
Możesz zmaksymalizować napięty budżet na podróże służbowe, zachęcając podróżujących służbowo do korzystania z aplikacji do dzielenia się przejazdami zamiast taksówek i pozwalając im na rezerwację miejsc w Airbnbs zamiast pobytów w hotelach.
Włącz konserwatywne limity wydatków do swojej polityki podróży, aby utrzymać koszty podróży na niskim poziomie.
Narzędzia i zasoby do planowania podróży służbowych
Więc jak firmy planują i zarządzają swoimi podróżami służbowymi?
Istnieją trzy główne rozwiązania: biuro podróży, menedżer podróży i oprogramowanie.
Jak już wspomnieliśmy, nie ma jednego uniwersalnego podejścia, jeśli chodzi o zarządzanie podróżami służbowymi, więc wybierz zasoby, które działają najlepiej dla Twojej firmy w jej obecnym stanie, ale także weź pod uwagę jej przyszły rozwój.
Biuro podróży
Współpraca z biurem podróży oznacza, że będzie ono planować wszystkie podróże służbowe dla Twoich pracowników.
- Zalety: Biura podróży zapewniają indywidualną obsługę osób podróżujących. Plus, oni również mają wielką wiedzę branżową, aby pomóc Ci uzyskać dobre oferty na loty i hotele.
- Minusy: Większość biur podróży będzie pobierać opłaty za miesiąc do korzystania z ich usług, plus dodatkowa opłata za każdym razem pracownicy muszą dokonać zmiany lotu lub hotelu. Agencje zazwyczaj pracują w normalnych godzinach pracy, więc jeśli potrzebujesz pomocy o 3 nad ranem w sobotę, może być trudno się z kimś skontaktować.
Menedżer podróży
Zatrudnienie wewnętrznego menedżera podróży może pomóc Twojemu zespołowi pozostać zorganizowanym i w budżecie.
- Plusy: Dzięki jednej osobie zajmującej się wszystkimi rezerwacjami, Twoi podróżni zawsze będą wiedzieli, z kim mogą się skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów. Będzie to również wziąć dodatkową pracę z dala od każdego innego, który pomagał rezerwacji podróży (jak kierownik biura lub asystent wykonawczy), pozwalając im skupić się na swoich głównych obowiązków.
- Minusy: Według Salary.com, średnia pensja menedżera podróży jest około 90.000 dolarów rocznie, co jest hefty tag cena. Plus, jeśli liczba osób podróżujących rośnie dużo, Twoja firma w końcu będzie potrzebować więcej niż jednej osoby do obsługi swoich potrzeb podróży.
Oprogramowanie
Wprowadzenie cyfrowego rozwiązania podróży korporacyjnych pozwoli Ci dostosować wytyczne podróży, jednocześnie pozwalając pracownikom zarezerwować dla siebie poprzez scentralizowane narzędzie rezerwacji online.
- Plusy: Odpowiedni program będzie sprawdzał wiele pól. Dzięki temu, że wszyscy korzystają z tego samego oprogramowania, możesz ustalić wytyczne, które są łatwe do naśladowania przez pracowników i uzyskać wgląd w to, co oni rezerwują. W ten sposób wiesz dokładnie, co jest wydawane, więc można kontrolować swój budżet i save money.
- Cons: Istnieje wiele rozwiązań programowych do wyboru, z których niektóre są kosztowne i mają długi proces on-boarding. Jeśli szukasz niedrogiego, szybkiego rozwiązania, upewnij się, że wybierzesz proste, łatwe w użyciu narzędzie, które nie nadszarpnie Twojego budżetu.
Bez względu na to, które z powyższych rozwiązań wybierzesz, Twoja firma będzie musiała ustalić politykę podróży.
Podczas gdy jest to lekcja na inny dzień, możesz zacząć od zbadania polityki podróży innych firm online.
Jeśli wybierzesz Lola.com dla swojego rozwiązania podróży korporacyjnej, zostaniesz poprowadzony przez proces tworzenia jednego na platformie. Można również znaleźć szablony polityki podróży służbowych online.
W ostatecznym rozrachunku, odpowiednie rozwiązanie dla Twojej firmy zależy od wielu czynników: liczby pracowników, częstotliwości ich podróży, Twojego budżetu i ram czasowych, które masz na wdrożenie programu.
.