Als uw bedrijf is zoals de meeste andere, is uw reisproces waarschijnlijk ongeorganiseerd en gecompliceerd.
Geest niet!
Er zijn verschillende oplossingen voor zakenreizen die u kunnen helpen een georganiseerder en productiever proces te creëren.
Hier vindt u wat informatie om u te helpen de oplossing te kiezen die het beste bij uw bedrijf past.
Uitdagingen bij het plannen van zakenreizen
Het plannen en beheren van zakenreizen is moeilijk.
Met zoveel mensen die proberen reizen te boeken met behulp van een veelheid aan sites (luchtvaartmaatschappij sites, reisboekingssites, hotelsites, autoverhuur sites, enz.) bij hetzelfde bedrijf, is het geen wonder dat desorganisatie een van de meest voorkomende uitdagingen is bij het plannen van zakenreizen.
Wanneer zakenreizigers aan hun lot worden overgelaten en er geen centraal punt is van waaruit de reisroutes van het bedrijf kunnen worden bewaakt, kan de planning van zakenreizen chaotisch zijn.
Naast een gebrek aan zichtbaarheid in reisroutes, lijdt de planning van zakenreizen van oudsher aan een gebrek aan financiële zichtbaarheid. Het is moeilijk om te weten hoeveel het bedrijf werkelijk uitgeeft aan reizen op een bepaald moment wanneer reizigers betalen voor reizen en aanverwante uitgaven via een verscheidenheid van middelen.
Sommige zakenreizigers hebben toegang tot bedrijfskaarten en kunnen vanaf het begin alles betalen op kosten van het bedrijf, terwijl anderen uit eigen zak moeten betalen en om terugbetalingen moeten vragen.
Het kan na het afsluiten van de boeken weken duren voordat onkostendeclaraties zijn verwerkt en de mist is opgetrokken over hoeveel het bedrijf in een bepaalde maand aan reizen heeft uitgegeven.
Op dat moment, als er meer van het budget is uitgegeven dan gepland, is er niet veel dat kan worden gedaan om het probleem met terugwerkende kracht te verhelpen.
In plaats daarvan moet het budget voor de volgende maand worden aangepast, maar er is nog steeds geen manier om de reisuitgaven in real time te volgen om te weten of het nieuwe budget wordt nageleefd.
Een andere uitdaging bij de planning van zakenreizen is de onvermijdelijke veronachtzaming van het reisbeleid van het bedrijf.
Hoewel het overtreden van de regels de zakenreisplanners, reisagenten en reismanagers frustreert, is het meestal niet opzettelijk.
Zakelijke reizigers zijn meestal niet gehoorzaam aan het reisbeleid van het bedrijf omdat het verwarrend is om te begrijpen of moeilijk te volgen.
U kunt de naleving van het reisbeleid vergemakkelijken door een zakenreisoplossing te implementeren die het bedrijfsbeleid gemakkelijk te volgen maakt door het vooraan in het boekingsproces te plaatsen.
Het kiezen van de beste zakenreisoplossingen
Hoe kunt u bepalen wat de beste zakenreisoplossing voor uw bedrijf is?
Er is helaas geen one-size-fits-all-benadering. Wat nu voor uw bedrijf werkt, werkte vijf jaar geleden misschien niet, en voldoet over vijf jaar misschien niet meer aan uw reisbehoeften.
Waarmee moet u rekening houden bij het kiezen van een zakenreisoplossing?
Eindelijk hangt de juiste reisoplossing voor uw bedrijf af van verschillende factoren:
Het aantal werknemers dat uw bedrijf heeft.
De omvang van uw bedrijf is van invloed op uw zakenreisoplossing, omdat deze bepaalt hoe uitgebreid uw ondersteuningssysteem moet zijn en hoeveel de ondersteuning u zal kosten.
Hoe vaak de zakenreizigers van uw bedrijf reizen.
Een bedrijf dat al zijn werknemers één keer per jaar naar een retraite stuurt, zal andere behoeften hebben dan een bedrijf dat elke week hetzelfde aantal werknemers op zakenreis stuurt.
De frequentie van reizen kan helpen bepalen hoeveel flexibiliteit u nodig hebt in uw reisbeleid.
Het reisbudget van uw bedrijf.
Gecombineerd met het reisvolume en de reisfrequentie, zal het reisbudget van uw bedrijf bepalen wat voor soort zakenreisprogramma u kunt ontwikkelen.
Als u de reiskosten laag moet houden, kunt u beginnen met een online boekingstool.
Als u veel externe financiering hebt, kunt u zich misschien een interne afdeling voor reisbeheer veroorloven of een team van toegewijde externe reisagenten.
Het tijdsbestek dat u hebt om uw reisprogramma te implementeren.
Sommige zakenreisoplossingen, zoals het inhuren van een zakenreismanager, hebben een lang inwerkproces, terwijl andere oplossingen, zoals het gebruik van zakenreissoftware, uw reisprogramma in een paar uur op gang kunnen brengen
Het kiezen van de beste zakenreisoplossing voor uw bedrijf is een proces waarbij belanghebbenden moeten nadenken over de huidige en toekomstige reisbehoeften van het bedrijf.
Hoe u de kosten van zakenreizen laag kunt houden
Zakelijk reizen is niet goedkoop.
Hoe dan ook, een persoonlijke ontmoeting met klanten of samenwerking met collega’s kan een relatie maken of breken, wat de reden is waarom reizen een conditio sine qua non blijft voor het zakendoen, zelfs in het digitale tijdperk.
Zelfs als uw bedrijf zich in de opstartfase bevindt en net zijn reisprogramma lanceert, kan uw organisatie – en de behoeften aan zakenreizen – snel schalen.
Het is belangrijk om een reisprogramma te starten met een zuinig beleid om ervoor te zorgen dat de reisuitgaven niet uit de hand lopen naarmate de zakelijke reisbehoeften van het bedrijf toenemen.
Dus hoe kunt u zakenreiskosten identificeren die te hoog zijn?
Begin met een audit van de huidige reisuitgaven van uw bedrijf. Denk aan vervoer, accommodatie, maaltijden en entertainment.
Overwegen de uitgaven in één categorie de uitgaven in de rest?
Als u niet weet wat als een redelijk reisbudget wordt beschouwd, praat dan met collega’s bij andere bedrijven en vraag om hun reisbeleid in te zien. De per diem-tarieven van de GSA zijn ook uitstekende richtlijnen en worden gebruikt door reisbeheerexperts in het hele land.
Als u eenmaal hebt vastgesteld waar uw bedrijf te veel uitgeeft aan reizen, kunt u werken aan het verminderen van die uitgaven.
Hier zijn enkele manieren om de kosten van zakenreizen laag te houden:
Laat zakenreizigers flexibele tarieven boeken in plaats van de goedkoopste tarieven.
Basic economy-tarieven lijken op het eerste gezicht het meest betaalbaar, maar ga voorzichtig te werk.
Extra kosten voor handbagage en het onvermogen om een vlucht te wijzigen, betekent dat uw reizigers nieuwe vluchten moeten boeken tegen dure, last-minute tarieven, als een vergadering onderweg wordt uitgesteld.
Betalen voor een last-minute vlucht kost meer dan het verschil tussen het basic economy-tarief en het standaard economy-tarief en eventuele wijzigingskosten die u moet betalen om uw standaard economy-vlucht om te wisselen.
Verwijder boekingsgoedkeuringen.
Help zakenreizigers lock in de laagste vliegtarieven door hen te laten afzien van manager goedkeuring om te boeken.
Tegen de tijd dat een manager een vlucht goedkeurt, kan de prijs van de vlucht dramatisch zijn gestegen. De luchtvaartindustrie heeft een standaard 24 uur gratis annuleringsbeleid, dus er is geen schade aangericht als een vlucht moet worden gewijzigd direct nadat het is geboekt.
Houd realistische dagvergoedingen.
Lijken de dagvergoedingen van uw niet-gefinancierde startup op die van een beursgenoteerd Fortune 500-bedrijf?
Het kan zijn dat u de portemonnee moet aanspannen voor zakenreizen.
Start met het volgen van de GSA-dagvergoedingen. Hoewel u de dagelijkse bestedingsvergoedingen altijd kunt aanpassen naarmate uw bedrijf groeit, is het verstandig om in de beginfase van het reisprogramma van uw bedrijf conservatief te zijn met zakelijke reisuitgaven.
U kunt een krap reisbudget maximaliseren door zakelijke reizigers aan te moedigen om apps voor het delen van ritten te gebruiken in plaats van taxi’s en hen toe te staan Airbnb’s te boeken in plaats van hotelovernachtingen.
Integreer conservatieve bestedingslimieten in uw reisbeleid om de reiskosten laag te houden.
Tools and resources for planning corporate travel
Hoe plannen en beheren bedrijven hun zakenreizen?
Er zijn drie belangrijke oplossingen: reisbureau, travel manager, en software.
Zoals we al zeiden, is er geen standaardaanpak voor het beheer van zakenreizen, dus kies het middel dat het beste werkt voor uw bedrijf in de huidige staat, maar denk ook aan de toekomstige groei.
Reisbureau
Werken met een reisbureau betekent dat zij alle zakenreizen voor uw werknemers plannen.
- Voordeel: Reisagenten bieden één-op-één service voor uw reizigers. Plus, ze hebben ook een aantal grote kennis van de industrie om u te helpen goede deals te krijgen op vluchten en hotels.
- Nadelen: De meeste reisbureaus zullen u per maand in rekening brengen om hun diensten te gebruiken, plus een extra toeslag elke keer dat uw medewerkers een vlucht of hotel moeten wijzigen. Reisbureaus werken meestal op normale kantooruren, dus als u op zaterdag om 3 uur ’s nachts hulp nodig hebt, kan het moeilijk zijn om iemand te bereiken.
Reismanager
Het inhuren van een interne reismanager kan uw team helpen georganiseerd en binnen het budget te blijven.
- Voors: Met één toegewijde persoon die al uw boekingen verzorgt, weten uw reizigers altijd bij wie ze terecht kunnen met eventuele vragen of problemen. Het zal ook extra werk wegnemen van iemand anders die hielp met het boeken van reizen (zoals een office manager of executive assistant), waardoor ze zich kunnen concentreren op hun belangrijkste verantwoordelijkheden.
- Nadelen: Volgens Salary.com is het gemiddelde salaris van een reismanager ongeveer $ 90.000 per jaar, wat een fors prijskaartje is. Plus, als het aantal mensen dat reist veel groeit, zal uw bedrijf uiteindelijk meer dan één persoon nodig hebben om de reisbehoeften te behandelen.
Software
Invoering van een digitale zakelijke reisoplossing stelt u in staat om uw reisrichtlijnen aan te passen, terwijl u uw werknemers in staat stelt om zelf te boeken via een gecentraliseerde online boekingstool.
- Voors: Het juiste programma zal een heleboel vakjes aanvinken. Als iedereen dezelfde software gebruikt, kunt u richtlijnen opstellen die werknemers gemakkelijk kunnen volgen en inzicht krijgen in wat ze boeken. Op deze manier weet u precies wat er wordt uitgegeven, zodat u uw budget kunt beheersen en geld kunt besparen.
- Nadelen: Er zijn veel software-oplossingen om uit te kiezen, waarvan sommige duur zijn en een lang on-boarding proces hebben. Als u op zoek bent naar een betaalbare, snelle oplossing, zorg er dan voor dat u een eenvoudige, gemakkelijk te gebruiken tool kiest die uw budget niet zal breken.
Welke van de bovenstaande oplossingen u ook kiest, uw bedrijf zal een reisbeleid moeten vaststellen.
Hoewel dat een les is voor een andere dag, kunt u beginnen met het onderzoeken van het reisbeleid van andere bedrijven online.
Als u Lola.com kiest voor uw zakelijke reisoplossing, wordt u begeleid door het proces van het maken van een op het platform. U kunt ook online vinden corporate reisbeleid sjablonen.
Eindelijk hangt de juiste reisoplossing voor uw bedrijf af van veel factoren: het aantal werknemers, hoe vaak ze reizen, uw budget, en het tijdsbestek dat u hebt om het programma te implementeren.