Se a sua empresa é como a maioria, o seu processo de viagem é provavelmente desorganizado e complicado.
Não tenha medo! Existem várias soluções de viagens corporativas que podem ajudá-lo a criar um processo mais organizado e produtivo.
Aqui estão algumas informações para ajudá-lo a escolher a que é certa para a sua empresa.
Desafios no planeamento de viagens corporativas
O planeamento e gestão de viagens de negócios é difícil.
Com tantas pessoas a tentar reservar viagens usando uma multiplicidade de sites (sites de companhias aéreas, sites de reservas de viagens, sites de hotéis, sites de aluguer de automóveis, etc.) na mesma empresa, não é de admirar que a desorganização seja um dos desafios mais comuns no planeamento de viagens corporativas.
Quando os viajantes de negócios são deixados à sua própria sorte e não há um hub único a partir do qual monitorar os itinerários da empresa, planejar viagens de negócios pode ser caótico.
Além da falta de visibilidade nos itinerários de viagem, o planejamento de viagens corporativas tradicionalmente sofre com a falta de visibilidade financeira. É difícil saber quanto a empresa está realmente gastando em viagens em um determinado momento quando os viajantes pagam por viagens e despesas relacionadas através de uma variedade de meios.
Alguns viajantes de negócios têm acesso aos cartões corporativos e podem pagar por tudo o que está no centavo da empresa desde o início, enquanto outros têm que pagar do bolso e solicitar reembolsos.
Pode levar semanas após o encerramento dos livros para que os relatórios de despesas sejam processados e para que o nevoeiro esclareça quanto a empresa gastou em viagens num determinado mês.
Naquele momento, se mais do orçamento tivesse sido gasto do que o planejado, não há muito que possa ser feito para corrigir o problema retroativamente.
Em vez disso, o orçamento para o mês seguinte deve ser ajustado, mas ainda não há como acompanhar os gastos de viagem em tempo real para saber se o novo orçamento está sendo obedecido.
Outro desafio no planejamento de viagens corporativas é o inevitável descaso com as políticas de viagens da empresa.
Embora a quebra de regras frustre os planejadores de viagens corporativas, agentes de viagens e gerentes de viagens, na maioria das vezes não é intencional.
Os viajantes a negócios geralmente desobedecem às políticas de viagens corporativas porque são confusos de entender ou difíceis de seguir.
Pode facilitar a adesão à política de viagens ao implementar uma solução de viagens corporativas que torna a política da empresa fácil de seguir, colocando-a na frente e no centro durante o processo de reservas.
Escolhendo as melhores soluções de viagens corporativas
Como pode determinar a melhor solução de viagens corporativas para o seu negócio?
Felizmente, não existe uma abordagem única. O que funciona para a sua empresa agora pode não ter funcionado para ela há cinco anos, e pode não se adequar às suas necessidades de viagem em mais cinco anos.
O que deve considerar ao escolher uma solução de viagem corporativa?
Ultimamente, a solução de viagem certa para a sua empresa depende de vários factores:
O número de funcionários da sua empresa.
O tamanho da empresa afecta a sua solução de viagens corporativas porque irá determinar o quão abrangente vai precisar que o seu sistema de apoio seja e quanto o apoio lhe vai custar.
Quantas vezes os viajantes de negócios da sua empresa viajam.
Uma empresa que envia todos os seus funcionários a um retiro uma vez por ano terá necessidades diferentes das de uma empresa que envia o mesmo número de funcionários em viagens de negócios todas as semanas.
A frequência de viagens pode ajudar a determinar quanta flexibilidade irá precisar na sua política de viagens.
O orçamento de viagens da sua empresa.
Factored in with travel volume and frequency, o orçamento de viagens da sua empresa irá determinar que tipo de programa de viagens corporativas você pode desenvolver.
Se você precisar manter os custos de viagem baixos, você pode começar com uma ferramenta de reservas online.
Se você tiver muitos fundos externos, você pode ser capaz de pagar um departamento interno de gestão de viagens ou uma equipe de agentes de viagens externos dedicados.
O prazo que você tem para implementar o seu programa de viagens.
Algumas soluções de viagens corporativas, como a contratação de um gerente de viagens corporativas, têm um longo processo de onboarding, enquanto outras soluções, como o uso de software de viagens corporativas, podem fazer seu programa de viagens funcionar em questão de horas
A escolha da melhor solução de viagens corporativas para sua empresa é um processo que requer que os interessados pensem nas necessidades de viagens atuais e futuras do negócio.
Como manter os custos de viagens corporativas baixos
As viagens corporativas não são baratas.
No entanto, realizar uma reunião cara a cara enquanto se busca clientes ou se colabora com colegas pode fazer ou quebrar um relacionamento, e é por isso que viajar continua a ser uma condição sine qua non para realizar negócios, mesmo na era digital.
Se a sua empresa está em fase de arranque e está apenas a lançar o seu programa de viagens, a sua organização – e as suas necessidades de viagens de negócios – pode escalar rapidamente.
É importante iniciar um programa de viagens com políticas frugal para garantir que os gastos com viagens não saiam do controle à medida que as necessidades de viagens de negócios da empresa aumentam.
Então como você pode identificar custos de viagens de negócios que são muito altos?
Comece auditando os gastos atuais com viagens de negócios da sua empresa. Pense em transporte, acomodações, refeições e entretenimento.
Os gastos em uma categoria superam o resto além do razoável?
Se você não sabe o que é considerado um orçamento de viagem razoável, fale com colegas de outras empresas e peça para ver suas políticas de viagem. As taxas diárias da GSA também são excelentes diretrizes e são utilizadas por especialistas em gestão de viagens em todo o país.
Após ter identificado onde a sua empresa está a gastar demasiado em viagens, pode trabalhar para reduzir essas despesas.
Aqui estão algumas formas de manter baixos os custos de viagem da empresa:
Permitir que os viajantes de negócios reservem tarifas flexíveis em vez das tarifas mais baratas.
As tarifas económicas básicas parecem ser as mais acessíveis de início, mas proceda com cautela.
Custos adicionais para bagagem de mão e a incapacidade de mudar um voo significa que os seus viajantes terão de reservar novos voos a tarifas caras e de última hora, se uma reunião for adiada durante a viagem.
Pagar por um voo de última hora custará mais do que a diferença entre a tarifa económica básica e a tarifa económica normal e quaisquer taxas de alteração que possa ter de pagar para mudar o seu voo económico normal.
Remover aprovações de reservas.
Ajudar os viajantes de negócios a bloquearem as tarifas aéreas mais baixas, deixando-os renunciar à aprovação do gerente para reservar.
Quando um gerente aprova um voo, o preço do voo pode ter subido drasticamente. A indústria aérea tem uma política padrão de cancelamento 24 horas gratuitas, por isso não há danos se um vôo precisar ser alterado logo após a reserva.
Manter per diem per diem realista.
As ajudas de custo diárias não financiadas assemelham-se às de uma companhia cotada na bolsa, a Fortune 500?
Pode ser necessário apertar os cordões à bolsa em viagens de negócios.
Comece seguindo as taxas de ajudas de custo diárias GSA. Embora você possa sempre ajustar as ajudas de custo diárias conforme sua empresa cresce, é prudente ser conservador com as despesas de viagem de negócios nos estágios iniciais do programa de viagens de sua empresa.
Você pode maximizar um orçamento apertado de viagens, incentivando os viajantes a usar aplicativos de compartilhamento de viagem em vez de táxis e permitindo que eles reservem Airbnbs em vez de estadias em hotéis.
Limites de gastos conservadores da empresa em sua política de viagens para manter os custos de viagem baixos.
Ferramentas e recursos para planejar viagens corporativas
Como as empresas planejam e gerenciam suas viagens corporativas?
Existem três soluções principais: agência de viagens, gerenciador de viagens e software.
Como mencionamos, não há uma abordagem única quando se trata de gerenciamento de viagens corporativas, então escolha o recurso que melhor funcione para sua empresa em seu estado atual, mas também considere seu crescimento futuro.
Agente de Viagens
Trabalhar com uma agência de viagens significa que eles programariam todas as viagens de negócios para seus funcionários.
- Prós: Os agentes de viagens oferecem um serviço one-on-one para os seus viajantes. Além disso, eles também têm um grande conhecimento do setor para ajudá-lo a conseguir bons negócios em vôos e hotéis.
- Contras: A maioria das agências de viagem cobrarão por mês para usar seus serviços, mais uma taxa adicional sempre que seus funcionários precisarem fazer um vôo ou mudança de hotel. Agências geralmente trabalham em horário comercial normal, então se você precisar de ajuda às 3 da manhã de um sábado, pode ser difícil contatar alguém.
Gerente de Viagens
Contratação de um gerente de viagens interno pode ajudar sua equipe a se manter organizada e dentro do orçamento.
- Profissionais: Com uma pessoa dedicada a cuidar de todas as suas reservas, seus viajantes saberão sempre a quem contatar com qualquer dúvida ou problema. Também vai tirar trabalho extra de qualquer outra pessoa que estava ajudando a reservar viagens (como um gerente de escritório ou assistente executivo), permitindo que eles se concentrem em suas principais responsabilidades.
- Cons: De acordo com Salary.com, o salário médio de um gerente de viagens é de cerca de $90.000 por ano, o que é uma etiqueta de preço elevado. Além disso, se o número de pessoas viajando cresce muito, sua empresa eventualmente precisará de mais de uma pessoa para lidar com suas necessidades de viagem.
Software
Introduzir uma solução digital de viagens corporativas permitirá que você personalize suas diretrizes de viagem, enquanto permite que seus funcionários façam reservas para si mesmos através de uma ferramenta centralizada de reservas online.
- Pros: O programa certo irá marcar muitas caixas. Com todos usando o mesmo software, você pode definir diretrizes que são fáceis de serem seguidas pelos funcionários e ganhar visibilidade sobre o que eles estão reservando. Desta forma, você sabe exatamente o que está sendo gasto, assim você pode controlar seu orçamento e economizar dinheiro.
- Cons: Existem muitas soluções de software para escolher, algumas das quais são dispendiosas e têm um longo processo de integração. Se você está procurando por uma solução acessível e rápida, certifique-se de escolher uma ferramenta simples e fácil de usar que não vai quebrar seu orçamento.
Não importa qual das soluções acima você escolher, sua empresa terá que definir uma política de viagens.
Embora isso seja uma lição para outro dia, você pode começar pesquisando online as políticas de viagem de outras empresas.
Se você escolher Lola.com para sua solução de viagem corporativa, você será guiado através do processo de fazer uma na plataforma. Você também pode encontrar online os modelos de políticas de viagens corporativas.
Ultimamente, a solução de viagem certa para sua empresa depende de muitos fatores: o número de funcionários, a frequência com que eles viajam, seu orçamento e o tempo que você tem para implementar o programa.