Se la tua azienda è come la maggior parte, il tuo processo di viaggio è probabilmente disorganizzato e complicato.
Non temere! Ci sono diverse soluzioni di viaggio aziendali che possono aiutarti a creare un processo più organizzato e produttivo.
Ecco alcune informazioni per aiutarti a scegliere quella giusta per la tua azienda.
Sfide nella pianificazione dei viaggi aziendali
Pianificare e gestire i viaggi d’affari è difficile.
Con così tante persone che cercano di prenotare viaggi utilizzando una moltitudine di siti (siti di compagnie aeree, siti di prenotazione viaggi, siti di hotel, siti di noleggio auto, ecc.) nella stessa azienda, non c’è da stupirsi che la disorganizzazione sia una delle sfide più comuni nella pianificazione dei viaggi aziendali.
Quando i viaggiatori d’affari sono lasciati a se stessi e non c’è un unico hub da cui monitorare gli itinerari dell’azienda, la pianificazione dei viaggi d’affari può essere caotica.
Oltre alla mancanza di visibilità degli itinerari di viaggio, la pianificazione dei viaggi aziendali soffre tradizionalmente di una mancanza di visibilità finanziaria. È difficile sapere quanto l’azienda stia veramente spendendo per i viaggi in un dato momento, quando i viaggiatori pagano i viaggi e le relative spese attraverso una varietà di mezzi.
Alcuni viaggiatori d’affari hanno accesso a carte aziendali e possono pagare tutto a carico dell’azienda fin dall’inizio, mentre altri devono pagare di tasca propria e richiedere rimborsi.
Possono essere necessarie settimane dopo la chiusura dei libri contabili per elaborare i resoconti delle spese e per fare chiarezza su quanto l’azienda ha speso in viaggi in un dato mese.
A quel punto, se il budget è stato speso più del previsto, non c’è molto che si possa fare per risolvere il problema retroattivamente.
Invece, il budget per il mese successivo deve essere aggiustato, ma non c’è ancora modo di monitorare la spesa di viaggio in tempo reale per sapere se il nuovo budget viene rispettato.
Un’altra sfida nella pianificazione dei viaggi aziendali è l’inevitabile inosservanza delle travel policy aziendali.
Mentre la violazione delle regole frustra i travel planner aziendali, gli agenti di viaggio e i travel manager, il più delle volte non è intenzionale.
I viaggiatori d’affari di solito non rispettano le travel policy aziendali perché sono confuse da capire o difficili da seguire.
Potete facilitare il rispetto della travel policy implementando una soluzione di viaggio aziendale che renda la policy aziendale facile da seguire, mettendola in primo piano durante il processo di prenotazione.
Scegliere le migliori soluzioni di viaggio aziendali
Come potete determinare la migliore soluzione di viaggio aziendale per la vostra azienda? Ciò che funziona per la vostra azienda ora potrebbe non aver funzionato cinque anni fa, e potrebbe non essere adatto alle vostre esigenze di viaggio tra altri cinque anni.
Cosa dovreste considerare quando scegliete una soluzione di viaggio aziendale?
In definitiva, la soluzione di viaggio giusta per la vostra azienda dipende da diversi fattori:
Il numero di dipendenti della tua azienda.
Le dimensioni dell’azienda influenzano la tua soluzione di viaggio aziendale perché determinano quanto completo dovrà essere il tuo sistema di supporto e quanto ti costerà il supporto.
Quanto spesso i viaggiatori d’affari della tua azienda viaggiano.
Un’azienda che invia tutti i suoi dipendenti a un ritiro una volta all’anno avrà esigenze diverse da un’azienda che invia lo stesso numero di dipendenti in viaggio d’affari ogni settimana.
La frequenza del viaggio può aiutare a determinare quanta flessibilità avrete bisogno nella vostra politica di viaggio.
Il budget di viaggio della vostra azienda.
Insieme al volume e alla frequenza dei viaggi, il budget di viaggio della vostra azienda determinerà che tipo di programma di viaggi aziendali potete sviluppare.
Se avete bisogno di mantenere bassi i costi di viaggio, potete iniziare con uno strumento di prenotazione online.
Se avete molti finanziamenti esterni, potreste essere in grado di permettervi un dipartimento interno di gestione dei viaggi o un team di agenti di viaggio esterni dedicati.
Il periodo di tempo che avete per implementare il vostro programma di viaggi.
Alcune soluzioni di corporate travel, come l’assunzione di un corporate travel manager, hanno un lungo processo di onboarding, mentre altre soluzioni, come l’utilizzo di un software di corporate travel, possono far funzionare il vostro programma di viaggi in poche ore
Scegliere la migliore soluzione di corporate travel per la vostra azienda è un processo che richiede agli stakeholder di pensare alle esigenze di viaggio attuali e future del business.
Come mantenere bassi i costi dei viaggi aziendali
I viaggi aziendali non sono economici.
Tuttavia, tenere una riunione faccia a faccia mentre si inseguono i clienti o si collabora con i colleghi può rendere o rompere una relazione, motivo per cui il viaggio continua a essere una condizione sine qua non per condurre gli affari, anche nell’era digitale.
Anche se la tua azienda è in fase di startup e sta appena lanciando il suo programma di viaggi, la tua organizzazione – e le sue esigenze di viaggio d’affari – possono scalare rapidamente.
È importante iniziare un programma di viaggi con politiche frugali per garantire che la spesa di viaggio non sfugga di mano man mano che le esigenze di viaggio dell’azienda aumentano.
Come si possono quindi identificare i costi di viaggio troppo alti?
Iniziare con un audit della spesa di viaggio attuale della tua azienda. Pensate al trasporto, all’alloggio, ai pasti e all’intrattenimento.
La spesa in una categoria supera il resto oltre ogni ragionevolezza?
Se non sapete cosa sia considerato un budget di viaggio ragionevole, parlate con i colleghi di altre aziende e chiedete di vedere le loro politiche di viaggio. I tassi di diaria della GSA sono anche eccellenti linee guida e sono utilizzati da esperti di gestione dei viaggi in tutto il paese.
Una volta che avete identificato dove la vostra azienda sta spendendo troppo per i viaggi, potete lavorare per ridurre queste spese.
Ecco alcuni modi per mantenere bassi i costi dei viaggi aziendali:
Permettete ai viaggiatori d’affari di prenotare tariffe flessibili invece delle tariffe più economiche.
Le tariffe economiche di base sembrano le più accessibili in partenza, ma procedete con cautela.
I costi aggiuntivi per i bagagli a mano e l’impossibilità di cambiare un volo significa che i vostri viaggiatori dovranno prenotare nuovi voli a tariffe costose e dell’ultimo minuto, se una riunione viene rimandata durante il viaggio.
Pagare per un volo dell’ultimo minuto costerà più della differenza tra la tariffa economica di base e la tariffa economica standard e qualsiasi tassa di cambio che potreste dover pagare per cambiare il vostro volo economico standard.
Rimuovi le approvazioni di prenotazione.
Aiuta i viaggiatori d’affari a bloccare le tariffe aeree più basse permettendo loro di rinunciare all’approvazione del manager per prenotare.
Quando un manager approva un volo, il prezzo del volo potrebbe essere aumentato drasticamente. L’industria delle compagnie aeree ha una politica standard di cancellazione gratuita di 24 ore, quindi non ci sono danni se un volo deve essere cambiato subito dopo essere stato prenotato.
Mantenere diarie realistiche.
Le indennità giornaliere della vostra startup non finanziata assomigliano a quelle di una società quotata in borsa, Fortune 500?
Potreste aver bisogno di stringere i cordoni della borsa nei viaggi di lavoro.
Iniziate a seguire le tariffe GSA per la diaria. Mentre è sempre possibile regolare le indennità di spesa giornaliere man mano che l’azienda cresce, è saggio essere conservativi con le spese di viaggio d’affari nelle prime fasi del programma di viaggio della vostra azienda.
È possibile massimizzare un budget di viaggio ristretto incoraggiando i viaggiatori d’affari a utilizzare app di ride sharing invece di taxi e permettendo loro di prenotare Airbnbs invece di soggiorni in hotel.
Integrare limiti di spesa conservativi nella vostra politica di viaggio per mantenere bassi i costi di viaggio.
Strumenti e risorse per la pianificazione dei viaggi aziendali
Come fanno le aziende a pianificare e gestire i viaggi aziendali?
Ci sono tre soluzioni principali: agenzia di viaggi, travel manager e software.
Come abbiamo detto, non c’è un approccio unico quando si tratta di gestione dei viaggi aziendali, quindi scegliete la risorsa che funziona meglio per la vostra azienda nel suo stato attuale, ma considerate anche la sua crescita futura.
Agenzia di viaggi
Lavorare con un’agenzia di viaggi significa che programmano tutti i viaggi di lavoro per i vostri dipendenti.
- Pro: Le agenzie di viaggio forniscono un servizio one-on-one per i vostri viaggiatori. Inoltre, hanno anche una grande conoscenza del settore per aiutarvi a ottenere buone offerte su voli e hotel.
- Contro: La maggior parte delle agenzie di viaggio vi farà pagare al mese per utilizzare i loro servizi, più un costo aggiuntivo ogni volta che i vostri dipendenti hanno bisogno di fare un volo o un cambio di hotel. Le agenzie di solito lavorano in orari normali, quindi se hai bisogno di aiuto alle 3 del mattino di sabato, potrebbe essere difficile contattare qualcuno.
Travel Manager
Assumere un travel manager interno può aiutare il tuo team a rimanere organizzato e nel budget.
- Pro: Con una persona dedicata che si prende cura di tutte le vostre prenotazioni, i vostri viaggiatori sapranno sempre chi contattare per qualsiasi domanda o problema. Inoltre toglierà lavoro extra a chiunque altro che stava aiutando a prenotare i viaggi (come un office manager o un assistente esecutivo), permettendo loro di concentrarsi sulle loro responsabilità principali.
- Contro: Secondo Salary.com, lo stipendio medio di un travel manager è di circa 90.000 dollari all’anno, che è un prezzo pesante. Inoltre, se il numero di persone che viaggiano cresce molto, la vostra azienda alla fine avrà bisogno di più di una persona per gestire le sue esigenze di viaggio.
Software
L’introduzione di una soluzione digitale per i viaggi aziendali vi permetterà di personalizzare le vostre linee guida di viaggio, permettendo ai vostri dipendenti di prenotare da soli attraverso uno strumento di prenotazione online centralizzato.
- Pro: Il programma giusto spunta molte caselle. Con tutti che utilizzano lo stesso software, è possibile impostare linee guida che sono facili da seguire per i dipendenti e ottenere visibilità su ciò che stanno prenotando. In questo modo, sai esattamente cosa viene speso, così puoi controllare il tuo budget e risparmiare denaro.
- Contro: Ci sono molte soluzioni software tra cui scegliere, alcune delle quali sono costose e hanno un lungo processo di on-boarding. Se stai cercando una soluzione rapida ed economica, assicurati di scegliere uno strumento semplice e facile da usare che non ti faccia saltare il budget.
Non importa quale delle soluzioni di cui sopra sceglierai, la tua azienda dovrà impostare una travel policy.
Mentre questa è una lezione per un altro giorno, è possibile iniziare con la ricerca delle politiche di viaggio di altre aziende online.
Se si sceglie Lola.com per la vostra soluzione di viaggio aziendale, sarete guidati attraverso il processo di creazione di una sulla piattaforma. È inoltre possibile trovare modelli di politica di viaggio aziendale online.
In definitiva, la soluzione di viaggio giusta per la tua azienda dipende da molti fattori: il numero di dipendenti, quanto spesso viaggiano, il tuo budget, e il tempo che hai per implementare il programma.