A Lean Menedzsment Rendszer négy alapelemének múlt havi tárgyalását folytatva, e havi rovatunk a második elemre, a vizuális ellenőrzésre összpontosít.
A lean irányítási rendszert alkotó négy elem – a vezetői standard munka, a vizuális ellenőrzések, a napi elszámolási folyamat és a vezetői fegyelem – egy autó alkatrészeivel hozható összefüggésbe.
1. Motor: Vezetői standard munka – ha a vezető hatékonyan követi a standard munkáját, akkor a lean menedzsment rendszer többi része jó eséllyel hatékonyan működik, a vezetői standard munka motorja által hajtva. Ez az első védelmi vonala a folyamatra való összpontosításnak.
2. Hajtómű: Vizuális ellenőrzések – minden folyamat teljesítményének lefordítása a várt eredményekre a ténylegeshez képest. A vezetői standard munka hajtóerejét vonóerővé alakítja át, és biztosítja a vezetők számára a képességet, hogy gyorsan észrevegyék és akcióba lépjenek, ha a teljesítmény nem az elvártnak megfelelő.
3. Kormánykerék és gázpedál: Napi elszámoltathatósági folyamat – a napi elszámoltathatóság révén a vezető irányíthatja és irányt szabhat egy terület fejlesztési tevékenységének.
4. Üzemanyag: Vezetői fegyelem – mindez nem működik fegyelem nélkül – legfőképpen vezetői fegyelem nélkül. A vezetői standard munka, a vizuális ellenőrzések és a napi elszámoltathatóság nem ér semmit az ezen elemek végrehajtásához szükséges fegyelem nélkül.
Vizuális ellenőrzések
A lean menedzsmentben gyakorlatilag minden folyamat állapotának láthatónak kell lennie. A vizuális ellenőrzések és az őket körülvevő folyamatok jelentik a lean menedzsment idegrendszerét. A vizuális ellenőrzések ráirányítják a figyelmet a folyamatra és elősegítik a fejlesztéseket.
A vizuális ellenőrzések célja a lean menedzsmentben az, hogy a folyamatra összpontosítsanak, és megkönnyítsék a várt és a tényleges teljesítmény összehasonlítását. Ezek az összehasonlítások rávilágítanak arra, ha a folyamat nem a vártnak megfelelően teljesít, és hol lehet szükség javításra.
Míg a formanyomtatványok megjelenésére figyelmet kell fordítani, fontosabb, hogy a vezetők megértsék, miért követik a teljesítményt. A vizuális eszközök sokfélesége és típusa éppoly széleskörű, mint a folyamatok sokfélesége. A vizualitás formájának (fotókép, diagram, ellenőrző lista, műszerfal stb.) csak a képzelet szab határt. Az egyetlen cél az, hogy a tényleges és az elvárt teljesítmény összehasonlítása hozzáférhetővé és könnyen érthetővé váljon. Az is nagyon fontos, hogy a vezetők a teljesítményadatokra reagálva elkötelezzék magukat a cselekvés mellett, és végig is vigyék, hogy a cselekvési feladatok javulássá alakuljanak.
A vezetői fegyelem és a vizuális kontrollok hatékony használata között rendkívül fontos kapcsolat van. A vizuális eszközök fontos eszközei a lean folyamatokra való fegyelmezett összpontosításnak és azok betartásának. A folyamatokra való összpontosítás elengedhetetlenül fontos a lean irányítási rendszer kialakításához és fenntartásához. A gondosan megtervezett lean folyamatok pedig megkövetelik ezt a fajta fegyelmezett figyelmet és támogatást.
Sok bizonyíték van arra, hogy a lean folyamatok nem tartják fenn vagy fejlesztik magukat. Ezért hangsúlyozza a lean menedzsment a vezetői fegyelmet és a nyomon követést. A folyamatokat nem lehet magukra hagyni, hogy önmagukért versengjenek. A vizuális ellenőrzések semmit sem érnek a fegyelem nélkül, amely ragaszkodik ahhoz, hogy komolyan vegyék őket, és a cselekvés alapjául használják.
Gondoljunk csak az őrjáratrendszer által generált biztonsági őrjáratjelentésekre. Ezek a jelentések változatosak, és nagyon hasznosak a tényleges és a várt teljesítmény összehasonlítására. Néhány a szélesebb körben használt jelentések közül: tevékenységi és kivételes jelentések, rendellenességek és incidensek, a túra során eltöltött idő, a túrapontok közötti idő és a kihagyott találatok. A meg nem felelés és a kivételek okainak dokumentálása a legfontosabb bejegyzések a nyomtatványon, még akkor is, ha a folyamat új.
Egyéb példák közé tartoznak a berendezések elszámoltathatósági és teljesítmény-ellenőrzési listái, a napi biztonsági tevékenységi jelentés naplói, a műszakjelentések és a vezetői műszerfalak.
Materiális előnyök
Kétségtelen, hogy ha megkérjük a munkavállalókat, hogy műszakonként néhány percet szánjanak a teljesítményadatok rögzítésére, az sokkal kevesebb általános költséget igényel, mint a számítógépes rendszerek és a folyamat teljesítményének nyomon követéséhez szükséges adatgyűjtés automatizálásához szükséges támogató erőforrások költségei. A pénzügyi vonatkozásokon túl azonban van egy olyan puha előny, amelyet egyetlen számítógépes rendszer sem tud kiszámítani. Ezek azok az előnyök, amelyek abból származnak, hogy az alkalmazottak nagyobb mértékben vesznek részt a folyamatok megfigyelésében, elemzésében és javításában, amelyekben mindennap dolgoznak.
A vizuális ellenőrzések összességében nem csak a folyamatokra való összpontosítást és az ezzel kapcsolatos elszámoltathatóságot fokozzák, hanem megalapozzák a munkavállalók sokkal nagyobb mértékű bevonását is, mint bármely más jelentési rendszer. Ahhoz, hogy a lean valóban folyamatfejlesztési rendszer legyen, ez a fajta bevonás elengedhetetlen.
Ha szeretne hozzájárulni meglátásaihoz vagy javaslataihoz, kérjük, küldje el nekem e-mailben a [email protected] címre.
Derrick Wright, CPP, a Baxter Healthcare (Cherry Hill, N.J.) biztonsági vezetője. Több mint 19 éves, fokozatosan magasabb vezetői tapasztalattal rendelkezik egy szigorúan szabályozott gyógyszergyártási környezetben, és egy olyan konvergens biztonsági programot épített ki, amely a legfontosabb üzleti kérdésekre, valamint a technológiai interoperabilitásra összpontosít a jobb üzleti folyamatok támogatása érdekében. Derrick tagja az Open Security Exchange (OSE) Biztonsági Végrehajtó Tanácsának és Konvergencia Tanácsának, ahol betekintést nyújt és irányítja a munkacsoportok tevékenységét.