Poursuivant la discussion du mois dernier sur les quatre éléments principaux du système de gestion allégée, la chronique de ce mois-ci portera sur le deuxième élément – les contrôles visuels.
Les quatre éléments qui composent un système de gestion allégée – le travail standard du leader, les contrôles visuels, le processus de responsabilisation quotidien et la discipline du leadership – peuvent être reliés aux pièces d’une voiture.
1. Moteur : Travail standard du leader – lorsque le leader suit efficacement son travail standard, le reste du système de gestion allégée a de bonnes chances de fonctionner efficacement, alimenté par le moteur du travail standard du leader. C’est la première ligne de défense de l’accent mis sur le processus.
2. Transmission : Les contrôles visuels – traduisent la performance de chaque processus en résultats attendus par rapport aux résultats réels. Il convertit la force motrice du travail standard du leader en traction, et accorde aux leaders la capacité de repérer rapidement et de passer à l’action lorsque la performance n’est pas celle attendue.
3. volant et pédale d’accélérateur : Processus de responsabilisation quotidienne – grâce à la responsabilisation quotidienne, un leader peut piloter et définir l’orientation de l’activité d’amélioration dans un domaine.
4. le carburant : la discipline du leadership – rien de tout cela ne fonctionnera sans discipline – surtout, la discipline du leader. Le travail standard du leader, les contrôles visuels et la responsabilité quotidienne ne vaudront rien sans la discipline nécessaire à l’exécution de ces éléments.
Contrôles visuels
L’état de pratiquement tous les processus devrait être visible dans le cadre de la gestion allégée. Les contrôles visuels et les processus qui les entourent représentent le système nerveux du lean management. Les contrôles visuels mettent l’accent sur le processus et entraînent des améliorations.
L’objectif des contrôles visuels dans la gestion allégée est de mettre l’accent sur le processus et de faciliter la comparaison entre les performances attendues et les performances réelles. Ces comparaisons mettent en évidence le moment où le processus ne fonctionne pas comme prévu et où une amélioration pourrait être nécessaire.
Bien qu’il faille prêter attention à l’apparence des formulaires, il est plus important que les dirigeants comprennent pourquoi ils suivent la performance. La variété et le type de visuels sont aussi larges que la variété des processus. La forme (photo, graphique, liste de contrôle, tableau de bord, etc.) du visuel n’est limitée que par votre imagination. Le seul but est de rendre accessible et facile à comprendre la comparaison entre les performances réelles et les performances attendues. Il est également très important que les leaders s’engagent à prendre des mesures en réponse aux données de performance, et qu’ils assurent le suivi, afin que les affectations d’action se transforment en améliorations.
Il existe un lien extrêmement important entre la discipline du leader et l’utilisation efficace des contrôles visuels. Les visuels sont un catalyseur important pour la concentration disciplinée sur les processus allégés et leur respect. L’accent mis sur les processus est absolument vital pour établir et maintenir un système de gestion allégée. Et, les processus allégés soigneusement conçus nécessitent ce type d’attention disciplinée et de soutien.
Il existe de nombreuses preuves que les processus allégés ne se maintiennent pas ou ne s’améliorent pas d’eux-mêmes. C’est pourquoi la gestion allégée met l’accent sur la discipline et le suivi du leadership. Les processus ne peuvent pas être laissés à eux-mêmes pour lutter contre eux-mêmes. Les contrôles visuels ne sont d’aucune utilité sans la discipline pour insister sur le fait qu’ils sont pris au sérieux et utilisés comme base d’action.
Considérez les rapports de patrouille de sécurité générés par un système de tournée des gardes. Ces rapports sont variés et sont très utiles pour comparer les performances réelles par rapport aux performances attendues. Certains des rapports les plus utilisés comprennent : les rapports d’activité et d’exception, les anomalies et les incidents, le temps passé pendant une tournée, le temps entre les points de tournée et les frappes manquées. La documentation des raisons de la non-conformité et des exceptions sont les entrées les plus importantes du formulaire, même si le processus est nouveau.
Les listes de vérification de la responsabilité et de la performance de l’équipement, les registres de rapports d’activité de sécurité quotidiens, les rapports de quart et les tableaux de bord de gestion constituent d’autres exemples.
Avantages intangibles
Il ne fait aucun doute que demander aux employés de prendre quelques minutes par quart pour enregistrer les données de performance nécessite beaucoup moins de frais généraux que le coût des systèmes informatiques et des ressources de soutien nécessaires pour automatiser la collecte de données afin de suivre la performance du processus. Mais, au-delà des implications financières, il existe un avantage indirect qu’aucun système informatique ne peut calculer. Il s’agit des avantages découlant de l’augmentation du niveau d’implication des employés dans l’observation, l’analyse et l’amélioration des processus dans lesquels ils travaillent quotidiennement.
Dans l’ensemble, les contrôles visuels non seulement renforcent la concentration sur le processus et la responsabilité de cette concentration, mais ils fournissent également la base d’un niveau d’implication des employés bien plus important que ne pourrait le faire tout autre système de reporting. Pour que le lean soit vraiment un système d’amélioration des processus, ce type d’implication est essentiel.
Si vous souhaitez apporter vos idées ou vos suggestions, veuillez me les envoyer par courriel à [email protected].
Derrick Wright, CPP, est le responsable de la sécurité pour Baxter Healthcare, Cherry Hill, N.J. Avec plus de 19 ans d’expérience de gestion de plus en plus élevée dans un environnement de fabrication pharmaceutique hautement réglementé, il a construit un programme de sécurité convergent qui se concentre sur les questions commerciales de premier plan ainsi que sur l’interopérabilité technologique pour soutenir des processus commerciaux améliorés. Derrick est membre du Conseil exécutif de la sécurité et du Conseil de la convergence de l’Open Security Exchange (OSE), où il fournit des idées et une orientation pour les activités des groupes de travail.