Pokračování diskuse o čtyřech základních prvcích systému štíhlého řízení z minulého měsíce: tento měsíc se zaměříme na druhý prvek – vizuální kontroly.
Čtyři prvky, které tvoří systém štíhlého řízení – standardní práce vedoucích pracovníků, vizuální kontroly, proces denní odpovědnosti a disciplína vedoucích pracovníků – lze přirovnat k součástkám automobilu.
1. Systém štíhlého řízení – standardní práce vedoucích pracovníků, vizuální kontroly, proces denní odpovědnosti a disciplína vedoucích pracovníků. Motor: Pokud vedoucí efektivně dodržuje svou standardní práci, má zbytek systému štíhlého řízení dobrou šanci na efektivní fungování, protože je poháněn motorem standardní práce vedoucího. To je první obranná linie pro zaměření na proces.
2. Převodovka: Vizuální kontroly – převádějí výkonnost každého procesu na očekávané výsledky oproti skutečným. Převádí hnací sílu standardní práce lídra na trakci a poskytuje vedoucím schopnost rychle odhalit a přejít k akci tam, kde výkonnost neodpovídá očekávání.
3. Volant a plynový pedál: Proces denní odpovědnosti – prostřednictvím denní odpovědnosti může vedoucí pracovník řídit a udávat směr zlepšovatelské činnosti v dané oblasti.
4. Palivo: Disciplína vedoucích pracovníků – nic z toho nebude fungovat bez disciplíny – především disciplíny vedoucích pracovníků. Standardní práce lídra, vizuální kontroly a každodenní odpovědnost nebudou nic platné bez disciplíny, která tyto prvky provádí.
Vizuální kontroly
Stav prakticky každého procesu by měl být v rámci štíhlého řízení viditelný. Vizuální kontroly a procesy, které je obklopují, představují ve štíhlém řízení nervový systém. Vizuální kontroly přivádějí pozornost k procesu a podporují zlepšování.
Účelem vizuálních kontrol ve štíhlém řízení je zaměřit se na proces a usnadnit porovnání očekávaného a skutečného výkonu. Tato srovnání upozorňují na to, kdy proces nevykazuje očekávaný výkon a kde by mohlo být zapotřebí zlepšení.
Přestože je třeba věnovat pozornost vzhledu formulářů, je důležitější, aby vedoucí pracovníci pochopili, proč sledují výkonnost. Rozmanitost a typ vizuálů jsou stejně široké jako rozmanitost procesů. Forma (fotoobraz, graf, kontrolní seznam, přístrojová deska atd.) vizuálu je omezena pouze vaší představivostí. Jediným záměrem je, aby srovnání skutečné a očekávané výkonnosti bylo přístupné a snadno pochopitelné. Je také velmi důležité, aby se vedoucí pracovníci v reakci na údaje o výkonnosti zavázali k akci a dotáhli ji do konce, aby se akční úkoly proměnily ve zlepšení.
Existuje nesmírně důležitá souvislost mezi disciplínou vedoucího pracovníka a efektivním využíváním vizuálních kontrol. Vizuální kontroly jsou důležitým prostředkem umožňujícím disciplinované zaměření na štíhlé procesy a jejich dodržování. Zaměření na procesy je naprosto zásadní pro zavedení a udržení systému štíhlého řízení. A pečlivě navržené štíhlé procesy vyžadují tento druh disciplinované pozornosti a podpory.
Existuje mnoho důkazů, že štíhlé procesy se samy o sobě neudržují ani nezlepšují. Proto štíhlý management klade důraz na disciplínu vedení a následnou kontrolu. Procesy nelze nechat, aby samy o sobě soupeřily. Vizuální kontroly jsou k ničemu bez disciplíny, která trvá na tom, aby byly brány vážně a aby se používaly jako základ pro opatření.
Připomeňme si hlášení bezpečnostní hlídky generované systémem obchůzek strážných. Tyto zprávy jsou různorodé a jsou velmi užitečné pro porovnání skutečného a očekávaného výkonu. Mezi nejpoužívanější hlášení patří: hlášení o činnosti a výjimkách, anomálie a incidenty, čas strávený během obchůzky, čas mezi body obchůzky a zmeškané zásahy. Dokumentace důvodů neplnění a výjimek jsou nejdůležitějšími záznamy ve formuláři, a to i v případě, že se jedná o nový proces.
Dalšími příklady jsou kontrolní seznamy odpovědnosti za vybavení a výkonnost, záznamy denních hlášení o bezpečnostní činnosti, zprávy o směně a řídicí panely.
Nehmotné přínosy
Není pochyb o tom, že požádat zaměstnance, aby věnovali několik minut za směnu zaznamenávání údajů o výkonnosti, vyžaduje mnohem menší režijní náklady než náklady na počítačové systémy a podpůrné zdroje potřebné k automatizaci sběru dat pro sledování výkonnosti procesů. Kromě finančních důsledků je tu však i měkký přínos, který žádný počítačový systém nedokáže vyčíslit. Jedná se o přínosy plynoucí ze zvýšení míry zapojení zaměstnanců do pozorování, analýzy a zlepšování procesů, ve kterých každodenně pracují.
Vizuální kontroly celkově nejen zvyšují zaměření na procesy a odpovědnost za toto zaměření, ale také poskytují základ pro mnohem vyšší úroveň zapojení zaměstnanců, než by mohl jakýkoli jiný systém výkaznictví. Aby lean byl skutečně systémem zlepšování procesů, je tento druh zapojení nezbytný.
Pokud byste chtěli přispět svými postřehy nebo návrhy, pošlete mi je na e-mailovou adresu [email protected].
Derrick Wright, CPP, je manažerem bezpečnosti ve společnosti Baxter Healthcare, Cherry Hill, N.J. S více než 19 lety zkušeností s postupným zvyšováním úrovně řízení ve vysoce regulovaném prostředí farmaceutické výroby vybudoval konvergovaný bezpečnostní program, který se zaměřuje na špičkové obchodní otázky a také na interoperabilitu technologií na podporu zlepšených obchodních procesů. Derrick je členem výkonné rady pro bezpečnost a rady pro konvergenci v rámci Open Security Exchange (OSE), kde poskytuje přehled a řídí činnost pracovních skupin.