Jos yrityksesi on kuten useimmat muutkin, matkustusprosessisi on todennäköisesti epäorganisoitu ja monimutkainen.
Ei hätää! On olemassa useita yritysmatkailuratkaisuja, jotka voivat auttaa sinua luomaan organisoidumman ja tuottavamman prosessin.
Tässä on tietoa, joka auttaa sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan ratkaisun.
Yritysmatkojen suunnittelun haasteet
Yritysmatkojen suunnittelu ja hallinnointi on vaikeaa.
Koska niin monet ihmiset yrittävät varata matkoja käyttämällä lukuisia eri sivustoja (lentoyhtiösivustoja, matkavaraussivustoja, hotellisivustoja, autonvuokraussivustoja jne.) samassa yrityksessä, ei ole mikään ihme, että epäorganisoituneisuus on yksi yleisimpiä yritysmatkojen suunnittelun haasteita.
Kun liikematkustajat jätetään oman onnensa nojaan eikä ole yhtä keskusta, josta seurata yrityksen matkareittejä, liikematkojen suunnittelu voi olla kaoottista.
Matkareittien puutteellisen näkyvyyden lisäksi liikematkojen suunnittelu kärsii perinteisesti myös taloudellisen näkyvyyden puutteesta. On vaikea tietää, kuinka paljon yritys todella kuluttaa matkoihin kulloinkin, kun matkustajat maksavat matkat ja niihin liittyvät kulut eri keinoin.
Joillain liikematkustajilla on käytössään yrityskortit ja he voivat maksaa kaiken alusta alkaen yrityksen kustannuksella, kun taas toiset joutuvat maksamaan matkansa omasta pussista ja pyytämään korvauksia.
Voi kestää viikkoja kirjanpidon päättymisen jälkeen, ennen kuin kuluraportit käsitellään ja sumu kirkastuu siitä, kuinka paljon yritys käytti matkoihin tiettynä kuukautena.
Tässä vaiheessa, jos budjetista oli käytetty suunniteltua enemmän, ei ole paljonkaan tehtävissä ongelman korjaamiseksi takautuvasti.
Sen sijaan seuraavan kuukauden budjettia on mukautettava, mutta edelleenkään ei ole mitään keinoa seurata matkakuluja reaaliajassa, jotta tiedettäisiin, noudatetaanko uutta budjettia.
Yritysmatkasuunnittelun toinen haaste on yrityksen matkustusperiaatteiden väistämätön noudattamatta jättäminen.
Sääntöjen rikkominen turhauttaa yritysten matkasuunnittelijoita, matkatoimistoja ja matkapäälliköitä, mutta useimmiten se ei ole tahallista.
Yritysmatkustajat eivät yleensä noudata yrityksen matkustusohjeita, koska ne ovat epäselviä ymmärtää tai niitä on vaikea noudattaa.
Voit helpottaa matkustuskäytäntöjen noudattamista ottamalla käyttöön yritysmatkailuratkaisun, joka tekee yrityskäytännöistä helposti noudatettavia asettamalla ne etualalle varausprosessin aikana.
Parhaiden yritysmatkailuratkaisujen valitseminen
Miten voit määritellä yrityksellesi parhaan yritysmatkailuratkaisun?
Ei valitettavasti ole mitään yhtä ainoaa lähestymistapaa, joka soveltuu kaikille. Se, mikä toimii yrityksellesi nyt, ei välttämättä ole toiminut viisi vuotta sitten, eikä se välttämättä sovi matkustustarpeisiisi viiden vuoden kuluttua.
Mitä sinun tulisi ottaa huomioon, kun valitset yritysmatkaratkaisua?
Yrityksellesi sopiva matkustusratkaisu riippuu viime kädessä useista tekijöistä:
Yrityksesi työntekijöiden määrä.
Yrityksen koko vaikuttaa yritysmatkaratkaisuun, koska se määrittää, kuinka kattava tukijärjestelmän on oltava ja kuinka paljon tuki tulee maksamaan.
Miten usein yrityksesi liikematkustajat matkustavat.
Yrityksellä, joka lähettää kaikki työntekijänsä retriittiin kerran vuodessa, on erilaiset tarpeet kuin yrityksellä, joka lähettää saman määrän työntekijöitä työmatkoille joka viikko.
Matkustamisen tiheys voi auttaa määrittämään, kuinka paljon joustavuutta tarvitset matkustusratkaisuissasi.
Yrityksesi matkabudjetti.
Yrityksesi matkabudjetti määrittää yhdessä matkamäärän ja -tiheyden kanssa sen, millaisen yritysmatkaohjelman voit kehittää.
Jos sinun on pidettävä matkakustannukset alhaisina, voit aloittaa online-varaustyökalulla.
Jos sinulla on paljon ulkopuolista rahoitusta, sinulla voi olla varaa sisäiseen matkahallinto-osastoon tai tiimiin, joka koostuu omistautuneista ulkoisista matkatoimistoista.
Aikataulu, joka sinulla on matkaohjelman toteuttamiseen.
Joidenkin yritysmatkailuratkaisujen, kuten yritysmatkailupäällikön palkkaamisen, käyttöönottoprosessi on pitkä, kun taas toisilla ratkaisuilla, kuten yritysmatkailuohjelmiston käyttämisellä, matkustusohjelma saadaan käyntiin muutamassa tunnissa.
Yrityksellesi parhaan yritysmatkailuratkaisun valitseminen on prosessi, joka edellyttää, että sidosryhmät pohtivat yrityksen nykyisiä ja tulevia matkustustarpeita.
Miten yritysmatkailun kustannukset pysyvät alhaisina.
Yritystoiminnan matkakulut eivät ole edullisia.
Kohtaamisen pitäminen kasvokkain, kun tavoittelet asiakkaita tai teet yhteistyötä kollegoiden kanssa, voi kuitenkin ratkaista tai rikkoa suhteet, minkä vuoksi matkustaminen on edelleen ehdoton edellytys liiketoiminnan harjoittamiselle myös digitaaliaikana.
Sitäkin huolimatta, että yrityksesi on käynnistysvaiheessa ja vasta käynnistämässä matkaohjelmaa, organisaatiosi – ja sen liikematkustustarpeet – voivat laajentua nopeasti.
On tärkeää aloittaa matkaohjelma säästäväisillä käytännöillä, jotta matkakulut eivät karkaa käsistä yrityksen liikematkatarpeiden kasvaessa.
Miten voit siis tunnistaa liian suuret liikematkakulut?
Aloita tarkastamalla yrityksesi nykyiset matkakulut. Ajattele kuljetuksia, majoitusta, aterioita ja viihdettä.
Ovatko menot jossakin kategoriassa kohtuuttoman suuret?
Jos et tiedä, mitä pidetään kohtuullisena matkabudjettina, keskustele kollegoiden kanssa muissa yrityksissä ja pyydä tutustua heidän matkakäytäntöihinsä. GSA:n päivärahatariffit ovat myös erinomaisia suuntaviivoja, ja matkahallinnon asiantuntijat käyttävät niitä kaikkialla maassa.
Kun olet tunnistanut, missä yrityksesi kuluttaa liikaa rahaa matkustamiseen, voit työskennellä näiden kulujen vähentämiseksi.
Tässä on muutamia keinoja, joilla voit pitää yritysten matkakustannukset alhaisina:
Anna liikematkustajille mahdollisuus varata joustavia hintoja halvimpien hintojen sijasta.
Basic economy -hinnat vaikuttavat edullisimmilta aluksi, mutta toimi varovaisesti.
Lisämaksut käsimatkatavaroista ja kyvyttömyys vaihtaa lentoa merkitsevät sitä, että matkustajasi joutuvat varaamaan uudet lennot kalliilla, viime hetken hinnoilla, jos kokous siirtyy myöhemmäksi matkalla ollessasi.
Viime hetken lennosta maksaminen maksaa enemmän kuin perusluokan economy- ja tavanomaisen economy-luokan lipun hinnan erotus ja mahdolliset muutospalkkiot, jotka joudut maksamaan vaihtaaksesi tavanomaisen economy-luokan lennon.
Varaushyväksyntöjen poistaminen.
Helpotat liikematkustajia lukitsemaan edullisimmat lentohinnat luopumalla johtajan hyväksynnästä varauksen tekemiseen.
Kun johtaja hyväksyy lennon, lennon hinta on saattanut nousta huomattavasti. Lentoyhtiöillä on vakiona 24 tunnin ilmainen peruutusoikeus, joten ei ole haittaa, jos lentoa on muutettava heti varauksen tekemisen jälkeen.
Pitäydy realistisissa päivärahoissa.
Muistuttavatko rahoittamattoman startup-yrityksesi päivärahat julkisesti noteeratun Fortune 500 -yrityksen päivärahoja?
Voi olla, että sinun on kiristettävä kukkaronnyörejä työmatkojen osalta.
Aloita noudattamalla GSA:n päivärahoja. Vaikka voit aina mukauttaa päivärahoja yrityksesi kasvaessa, on viisasta olla varovainen liikematkakulujen suhteen yrityksesi matkaohjelman alkuvaiheessa.
Voit maksimoida tiukan matkabudjetin rohkaisemalla liikematkustajia käyttämään kyytien yhteiskäyttösovelluksia taksien sijaan ja sallimalla heidän varata Airbnbs-huoneistoja hotelliyöpymisten sijaan.
Sisällytä konservatiiviset kulurajat matkakäytäntöihisi, jotta matkakulut pysyvät kurissa.
Työkaluja ja resursseja yritysmatkojen suunnitteluun
Miten yritykset siis suunnittelevat ja hallinnoivat yritysmatkojaan?
On olemassa kolme pääratkaisua: matkatoimisto, matkanjärjestäjä ja ohjelmisto.
Kuten mainitsimme, yritysmatkojen hallintaan ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa lähestymistapaa, joten valitse resurssi, joka sopii yrityksellesi parhaiten sen nykytilassa, mutta ota myös huomioon sen tuleva kasvu.
Matkatoimisto
Työskentely matkatoimiston kanssa tarkoittaa sitä, että se aikatauluttaisi kaikki työntekijöidesi työmatkat.
- Plussaa: Matkatoimistot tarjoavat henkilökohtaista palvelua matkustajille. Lisäksi heillä on loistavaa alan tuntemusta, joka auttaa sinua saamaan hyviä tarjouksia lennoista ja hotelleista.
- Miinukset: Useimmat matkatoimistot veloittavat kuukausittain heidän palveluidensa käytöstä, ja lisäksi ne veloittavat lisämaksun aina, kun työntekijöidesi täytyy tehdä lento- tai hotellimuutos. Toimistot työskentelevät yleensä normaaleina työaikoina, joten jos tarvitset apua lauantaina kello 3 aamulla, voi olla vaikeaa saada yhteyttä.
Matkapäällikkö
Sisäisen matkapäällikön palkkaaminen voi auttaa tiimiäsi pysymään organisoituna ja budjetissa.
- Plussaa: Kun yksi omistautunut henkilö huolehtii kaikista varauksistasi, matkustajasi tietävät aina, keneen ottaa yhteyttä kysymyksissä tai ongelmissa. Se vie myös ylimääräistä työtä pois kaikilta muilta, jotka auttoivat matkojen varaamisessa (kuten toimistopäälliköltä tai johdon assistentilta), jolloin he voivat keskittyä päätehtäviinsä.
- Miinukset: Salary.com-sivuston mukaan matkapäällikön keskipalkka on noin 90 000 dollaria vuodessa, mikä on kova hinta. Lisäksi, jos matkustavien henkilöiden määrä kasvaa paljon, yrityksesi tarvitsee lopulta useamman kuin yhden henkilön hoitamaan matkustustarpeitaan.
Ohjelmisto
Digitaalisen yritysmatkailuratkaisun käyttöönotto mahdollistaa matkustusohjeiden räätälöinnin, ja samalla työntekijät voivat tehdä varauksia itselleen keskitetyn online-varaustyökalun kautta.
- Plussaa: Oikea ohjelma ruksuttaa monta ruutua. Kun kaikki käyttävät samaa ohjelmistoa, voit asettaa ohjeet, joita työntekijöiden on helppo noudattaa, ja saada näkyvyyttä siihen, mitä he varaavat. Näin tiedät tarkalleen, mitä kuluu, joten voit hallita budjettia ja säästää rahaa.
- Miinukset: Valittavana on paljon ohjelmistoratkaisuja, joista osa on kalliita ja joissa on pitkä käyttöönottoprosessi. Jos etsit edullista ja nopeaa ratkaisua, varmista, että valitset yksinkertaisen ja helppokäyttöisen työkalun, joka ei räjäytä budjettiasi.
Valitsitpa minkä tahansa edellä mainituista ratkaisuista, yrityksesi on laadittava matkustuskäytäntö.
Vaikka se on oppitunti toiselle päivälle, voit aloittaa tutkimalla muiden yritysten matkustuskäytäntöjä verkossa.
Jos valitset Lola.comin yritysmatkailuratkaisuksi, sinua opastetaan alustalla matkustuskäytäntöjen laatimisprosessin läpi. Löydät myös yritysmatkakäytäntöjen malleja verkosta.
Yrityksellesi sopiva matkustusratkaisu riippuu lopulta monista tekijöistä: työntekijöiden määrästä, siitä, kuinka usein he matkustavat, budjetistasi ja aikataulusta, joka sinulla on ohjelman toteuttamiseen.