Budjetointi

Liiketoiminnan budjetoinnilla on tärkeä rooli johdon valvontajärjestelmässä. Se antaa lyhyen käsityksen siitä, mitä budjetit ovat, mitä ovat budjetointi ja sen eri menetelmät, eli nollapohjainen, inkrementaalinen, perinteinen ja toimintoperusteinen.

Ennen kuin ymmärrämme erityyppiset budjetointimenetelmät, tiedämme budjetin merkityksen.

Mikä on budjetti?

Budjetti on kirjallinen ennuste tietyn osaston taloudellisesta suorituskyvystä, tietystä projektista, liiketoimintayksiköstä tai organisaatiosta tarkastelujaksolla. Yleensä yritysten tai osastojen budjetit luodaan tilikaudelle eli yhdelle vuodelle. Jakso voi kuitenkin olla lyhyempi tai pidempi kuin vuosi. Täydellinen joustavuus on olemassa, sillä menetelmä pysyy samana, ja yritys voi laatia tai suunnitella budjetin haluamalleen ajanjaksolle.

Budjetteja ja siten myös budjetointimenetelmiä on erityyppisiä.

Mitä on budjetointi?

Periaatteessa budjetin laatimiseen tähtäävää toimintaa kutsutaan budjetoinniksi. Monissa organisaatioissa se on erillinen osasto, joka huolehtii vain budjettien laatimisesta ja toteuttamisesta.

Budjetoinnin merkitys

Yritysmaailmassa ei ole varaa liioitella budjetin merkitystä. Kaikissa päätöksenteon, suunnittelun ja koordinoinnin vaiheissa budjetit tai suunnitelmat ovat johtamisen valvonnan olennaisia välineitä.

Se antaa koko organisaatiolle sisäisesti suunnan, mihin sen on toisaalta kuljettava ja mihin sen on päästävä, ja toisaalta auttaa johtoa viestinnässä ja tiimin ohjaamisessa täydellä selkeydellä. Toisaalta tämä asiakirja on hyödyllinen myös ulospäin. Se osoittaa, mitä yritys pyrkii saavuttamaan ja onko polku ja suunta oikea vai onko siinä puutteita. Ovatko päämäärä ja tavoitteet linjassa markkinoiden realiteettien kanssa. Onko budjetti vain unelma paperilla vai onko siinä selkeä ja tarkkaan määritelty toimintasuunnitelma unelmien saavuttamiseksi.

Budjetin seuranta ja kurssin korjaus

Hyvin määriteltyjen budjettien laatiminen ei riitä. Liiketoiminnan edistymistä on myös jatkuvasti seurattava ja verrattava budjetteihin. Budjetoidun suorituksen vertailu todelliseen suoritukseen valottaa ja osoittaa:

• suoriutuuko yritys suunnitellusti,
• onko organisaatio oikealla tiellä ja mitkä ovat mahdollisuudet saavuttaa budjetit.
• millä alueilla ei ole toivottua vetovoimaa ja mitä tarvitaan vetovoiman saamiseksi.
• onko jossakin jokin asia menossa pieleen, joka vaatii välitöntä huomiota, tai tarvitaanko erilaista strategiaa tuon vääryyden hillitsemiseksi,
• se auttaa organisaatiota tekemään kurssin korjauksia puolivälissä niin, että poikkeamat minimoidaan. Odotus tai suoritus voitaisiin jakaa uudelleen osastojen kesken. Se voi auttaa organisaatiota saavuttamaan budjetoidut tavoitteet silti tekemällä sisäisiä korjauksia.

Tämän artikkelin tarkoituksena on myös tuoda esiin erilaisia budjetointimenetelmiä ja -menettelyjä.

Budjetointimenetelmien / -tekniikoiden tyypit

Budjettityypit

Yrityksen tarpeiden mukaan laaditaan ja suunnitellaan erilaisia budjetteja. Puhutaan ensin suosituimmista budjettityypeistä, jotka ovat:

1. Vuosittainen toimintabudjetti
2. Vyörytysbudjetit
3. Tulosbudjetti
4. Performanssibudjetti
5. Pääbudjetti

.

6. Käyttötalousarvio
7. Ohjelmabudjetti
8. Rahoitusbudjetti

Budjetointimenetelmät / -tekniikat

Vähinnä, talousarvion laadinnassa noudatetaan jotakin näistä menetelmistä. Alla on lueteltu suosituimmat liiketoiminnan budjetointimenetelmät.

1. Traditionaalinen
2. Inkrementaalinen
3. Nollapohjainen
4. Toimintoperusteinen

Mikä on perinteinen budjetointimenetelmä?

Traditionaalinen budjetointi on budjetin laadintamenetelmä, jossa lähtökohtana on edellisen vuoden talousarvio. Kuluvan vuoden talousarvio laaditaan tekemällä muutoksia edellisen vuoden talousarvioon mukauttamalla menoja inflaation, kulutuskysynnän, markkinatilanteen jne. perusteella. Kuluvan vuoden talousarvion laatimisen perustana ovat viime vuoden tulot ja menot. Perinteisissä talousarvioissa on perusteltava vain ne erät, jotka ylittävät viime vuoden talousarvion. Tämä tekniikka on helppo valmistella ja toteuttaa, lukuun ottamatta tiettyä jäykkyyttä, sillä kerran laaditut budjetit eivät voi muuttua.

Käy osoitteessa – Perinteinen budjetointi.

Mikä on inkrementaalinen budjetointimenetelmä?

Inkrementaalinen budjetointimenetelmä on menetelmä, jossa johtajat valmistelevat kuluvan vuoden budjetin tekemällä muutoksia edellisen vuoden budjettiin. Muutokset ovat menojen lisäyksiä tai vähennyksiä viime vuoden budjettiin. Inkrementaalisessa budjetoinnissa talousarvion laatimisen lähtökohtana on edellisen kauden talousarvio. Budjetointitekniikassa ei aseteta etusijalle yrityksen elintärkeitä toimintoja. Viime vuoden talousarviota yksinkertaisesti mukautetaan inflaatiotekijä huomioon ottaen. Tämä on nopea ja helppo tapa laatia budjetit.

Etujen ja haittojen yksityiskohtaiseen ymmärtämiseen käy osoitteessa – Inkrementaalinen budjetointi,

Mikä on nollapohjainen budjetointimenetelmä?

Nollapohjainen budjetointimenetelmä on yleisesti käytössä monissa organisaatioissa. ZBB:ssä kuluvan vuoden budjetin laadinta aloitetaan tyhjästä, ottamatta huomioon edellisen vuoden budjettia. Jokaiselle tilikaudelle laaditaan uusi budjetti, jonka lähtökohdaksi otetaan nolla, ja kullekin osastolle osoitetut resurssit perustellaan kyseisen kauden menojen mukaan. Resurssien jakaminen perustuu yrityksen kaikkien toimintojen tärkeysjärjestykseen. Vaikka tämä menetelmä on aikaa vievä, se antaa tarkkoja tuloksia.

Jos haluat yksityiskohtaisen käsityksen menetelmästä ja sen eduista ja haitoista, käy osoitteessa – Nollapohjainen budjetointi

Mikä on toimintoperusteinen budjetointimenetelmä?

Toimintoperusteinen budjetointimenetelmä on menetelmä, jossa tuotos tai budjetin kohteet tai aktiviteetti päätetään ensin. Toisin sanoen tässä johto omaksuu ylhäältä alaspäin suuntautuvan lähestymistavan. Toimintojen määrittelyn ja määrittämisen jälkeen analysoidaan, mitä kaikkia kustannusajureita tarvitaan kyseisen toiminnan, tavoitteen tai tuotoksen toteuttamiseen. Ja sitten laaditaan budjetti, kun kaikki nämä kustannusajurit on otettu huomioon.

Tässä ei oteta huomioon edellisen vuoden budjettia tai menoja. Tässä menetelmässä tehdään perusteellinen analyysi kaikista kustannuksia aiheuttavista toiminnoista. Tutkimuksen tulos määrittää resurssien kohdentamisen toiminnalle. Tällä menetelmällä sovitetaan liiketoiminnan toiminnot yhteen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Se auttaa lisäämään yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta.

Jos haluat saada yksityiskohtaisen käsityksen menetelmästä ja sen eduista ja haitoista, käy osoitteessa – Toimintoperusteinen budjetointi

Budjetointimenetelmän valinta

Kaikki edellä mainitut budjetointimenetelmät tai -tekniikat ovat merkityksellisiä ja soveltuvat kaikenlaisiin yrityksiin, ja kaikki voivat käyttää niitä. Saadakseen mahdollisimman suuren hyödyn koko budjetointiprosessista yrityksen on kuitenkin verrattava ja valittava huolellisesti, mikä budjetointimenetelmä on sopivin tai sopii parhaiten organisaatioon.

Vastaavat tekijät

Päätös tietyn menetelmän valinnasta riippuu useista tekijöistä, kuten

• yrityksen koosta,
• yrityksen toiminta-alueesta,
• liiketoiminnan painopiste,
• kilpailu toimialalla,
• markkinatilanne,
• monimutkaisuus ja
• tietojen saatavuus ennusteita varten jne.

Yritykset, joissa kilpailu on kovaa, valitsevat yleensä esimerkiksi nollapohjaisen ja toimintoperusteisen budjetoinnin. ZBB perustelee ja selittää jokaisen kustannuserän. Vastaavasti toimintoperusteisessa menetelmässä kaikki liiketoiminnan toiminnot sovitetaan yhteen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Se johtaa kaikkien turhien toimintojen poistamiseen, mikä johtaa kustannussäästöihin. ZBB ja toimintoperusteinen budjetointi ovat siis parhaita vaihtoehtoja tuotantokustannusten leikkaamiseksi ja kilpailussa selviytymiseksi.

Toisaalta inkrementaalista ja perinteistä budjetointimenetelmää voidaan käyttää silloin, kun markkinahintojen, kuluttajakysynnän jne. vaihtelu on vähäistä. Koska näissä budjetointimenetelmissä otetaan lähtökohdaksi edellisen vuoden budjetti ja tehdään vain lisämuutoksia, kuten inflaation, kuluttajakysynnän, markkinatilanteen jne. mukauttaminen, tämä menetelmä soveltuu parhaiten organisaatiolle, jonka toimintaympäristön muutokset eivät vaikuta paljon. Mitään merkittäviä sisäisiä tai ulkoisia muutoksia ei ole odotettavissa tai ne eivät voi vaikuttaa liiketoimintaan.

Samoin suuret organisaatiot eivät yleensä valitse nollapohjaista tai toimintoperusteista budjetointia, koska nämä menetelmät ovat kalliita ja kuluttavat paljon resursseja. Lisäksi johtaja keskittyy ensisijaisesti laatimaan helposti saavutettavissa olevan budjetin, mikä puolestaan jättää huomiotta yrityksen ydintoiminnot.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että budjetin laatimiseen on olemassa erilaisia menetelmiä, eikä kaikille sopivaa parasta menetelmää ole olemassa. Menetelmän valinta riippuu liiketoiminnan vaatimusten tyypistä. Oikean budjetointimenetelmän valinnalla päästään kuitenkin pitkälle liiketoiminnan suorituskyvyn parantamisessa.