Presupuestación

La presupuestación para las empresas juega un papel vital en el sistema de control de gestión. Da una breve comprensión de lo que son los presupuestos, lo que son los presupuestos, y sus diferentes métodos, es decir, basado en cero, incremental, tradicional y basado en la actividad.

Antes de entender los diferentes tipos de métodos de presupuestación, conozcamos el significado del presupuesto.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una proyección escrita del rendimiento financiero de un departamento en particular, un proyecto específico, una unidad de negocio o una organización para el período considerado. Normalmente, los presupuestos de las empresas o departamentos se crean para un periodo contable, es decir, para un año. Sin embargo, el periodo puede ser inferior o superior a un año. La flexibilidad es total, ya que el método sigue siendo el mismo, y la empresa puede hacer o planificar un presupuesto para el período que desee.

Hay diferentes tipos de presupuestos y, por lo tanto, metodologías de presupuestación.

¿Qué es la presupuestación?

Principalmente, la actividad de preparar un presupuesto se llama presupuestación. En muchas organizaciones, se trata de un departamento independiente que se encarga únicamente de la preparación y ejecución de los presupuestos.

Importancia de la presupuestación

En el mundo empresarial, no podemos permitirnos exagerar la importancia de un presupuesto. En cada etapa de la toma de decisiones, la planificación y la coordinación los presupuestos o planes son las herramientas esenciales para el Control de Gestión.

Da una dirección a toda la organización internamente hacia donde tiene que dirigirse y llegar por un lado y ayudará a la dirección en la comunicación y a guiar al equipo con total claridad. Por otro lado, este documento también es útil para el mundo exterior. Muestra lo que la empresa intenta conseguir y si el camino y la dirección son correctos o tienen algún fallo. Si el objetivo y las metas están alineados con las realidades del mercado. Si el presupuesto es sólo un sueño sobre el papel o tiene un plan de acción claro y bien definido para alcanzar esos sueños.

Seguimiento del presupuesto y corrección del rumbo

No basta con hacer presupuestos bien definidos. La marcha de la empresa también necesita un seguimiento continuo y una comparación con los presupuestos. La comparación del rendimiento presupuestado con el rendimiento real arroja luz e indica:

• si la empresa está funcionando según lo previsto,
• si la organización va por el buen camino y cuáles son las posibilidades de alcanzar los presupuestos.
• qué áreas no están viendo la tracción deseada y qué se necesita para conseguir la tracción.
• Si algo en alguna parte está yendo mal que requiere atención inmediata o hay una necesidad de una estrategia diferente para contener ese mal,
• ayudará a la organización a hacer una corrección del rumbo a medio camino para que las desviaciones se minimicen. La expectativa o el rendimiento podrían reasignarse entre los departamentos. Puede ayudar a la organización a alcanzar los objetivos presupuestados aún, haciendo ajustes internos.

El propósito de este artículo es también poner de relieve los diferentes métodos y procedimientos de presupuestación.

Tipos de métodos/técnicas de presupuestación

Tipos de presupuestos

Según las necesidades de la empresa, hay varios tipos de presupuestos realizados y planificados. Vamos a hablar primero de los tipos de presupuestos más populares, que son:

1. Presupuesto operativo anual
2. Presupuestos rotativos
3. Presupuesto de rendimiento
4. Presupuesto maestro
5. Presupuesto de explotación
6. Presupuesto por programas
7. Presupuesto financiero

Métodos / técnicas de presupuestación

La mayoría de las veces, la preparación del presupuesto sigue uno de estos métodos. A continuación se enumeran los tipos más populares de métodos de presupuestación empresarial.

1. Tradicional
2. Incremental
3. Basado en cero
4. Basado en actividades

¿Qué es el método de presupuestación tradicional?

La presupuestación tradicional es un método de preparación del presupuesto que considera el presupuesto del año anterior como base. El presupuesto del año en curso se prepara haciendo cambios en el presupuesto del año anterior ajustando los gastos en función de la tasa de inflación, la demanda de los consumidores, la situación del mercado, etc. La base de la elaboración del presupuesto del año en curso son los ingresos y gastos del año anterior. Sólo hay que justificar las partidas de los presupuestos tradicionales que superan el presupuesto del año pasado. Esta técnica es fácil de preparar y aplicar, salvo cierta rigidez, ya que los presupuestos, una vez preparados, no pueden cambiar.

Para conocer en detalle el método y sus ventajas y desventajas, visite – Presupuestos tradicionales.

¿Qué es el método de presupuestos incrementales?

Los presupuestos incrementales son un método en el que los ejecutivos preparan el presupuesto del año en curso realizando cambios en el presupuesto del año anterior. Los cambios son en forma de adición o reducción de gastos al presupuesto del año pasado. En la presupuestación incremental, el punto de partida para preparar un presupuesto es el presupuesto del periodo anterior. Esta técnica presupuestaria no da prioridad a las actividades vitales de una empresa. Simplemente se ajusta el presupuesto del año anterior, teniendo en cuenta el factor de inflación. Este es un método rápido y fácil de preparar presupuestos.

Para conocer en detalle las ventajas y desventajas visite – Presupuestos Incrementales,

¿Qué es el método de presupuestación basado en cero?

El método de presupuestación basado en cero es comúnmente utilizado por muchas organizaciones. En el método de presupuestación de base cero, la preparación del presupuesto del año en curso comienza desde cero, sin tener en cuenta el presupuesto del año anterior. Para cada periodo financiero, se prepara un nuevo presupuesto tomando como base cero, y los recursos asignados a cada departamento se justifican en función de los gastos de ese periodo concreto. La clasificación para la asignación de recursos se basa en la prioridad de todas las actividades de la empresa. Aunque este método requiere mucho tiempo, ofrece resultados precisos.

Para conocer en detalle el método y sus pros y contras visite – Presupuestación de base cero

¿Qué es el método de presupuestación por actividades?

La presupuestación por actividades es un método en el que primero se decide el resultado o los objetivos presupuestarios o la actividad. En otras palabras, aquí la dirección adopta un enfoque descendente. Tras definir y determinar las actividades, se analizan todos los inductores de costes necesarios para completar esa actividad, objetivo o resultado. Y, a continuación, se prepara un presupuesto tras considerar todos esos inductores de costes.

No tiene en cuenta el presupuesto o los gastos del año anterior. Este método hace un análisis en profundidad de todas las actividades que incurren en el coste. El resultado de la investigación determina la asignación de recursos a una actividad. Este método alinea las actividades empresariales con los objetivos de la empresa. Ayuda a aumentar la eficiencia y la rentabilidad de una empresa.

Para conocer en detalle el método y sus ventajas y desventajas, visite – Presupuesto Basado en Actividades

Elegir un método de presupuestación

Todas las metodologías o técnicas de presupuestación mencionadas anteriormente son relevantes y adecuadas para todo tipo de empresas y pueden ser utilizadas por todos. Sin embargo, para obtener el máximo provecho de todo el proceso de presupuestación, una empresa necesita comparar y elegir meticulosamente qué técnica de presupuestación será la más adecuada o encaja bien en la organización.

Factores responsables

La decisión de seleccionar un método concreto depende de varios factores como

• el tamaño del negocio,
• el área de operaciones de una empresa,
• el enfoque del negocio,
• la competencia en el sector,
• la situación del mercado,
• la complejidad y
• la disponibilidad de datos para las proyecciones, etc.

Por ejemplo, las empresas con una fuerte competencia suelen optar por la presupuestación basada en cero y en actividades. La presupuestación de base cero justifica y explica cada partida de costes. Del mismo modo, en un método basado en la actividad, todas las funciones empresariales se alinean con los objetivos del negocio. Conduce a la eliminación de todas las actividades que suponen un despilfarro, lo que se traduce en un ahorro de costes. Así pues, la presupuestación basada en actividades y la presupuestación basada en ZBB son las mejores opciones para reducir los costes de producción y sobrevivir a la competencia.

Por otro lado, los métodos de presupuestación incremental y tradicional pueden utilizarse cuando la fluctuación de los precios del mercado, la demanda de los consumidores, etc., es limitada. Dado que estos métodos de presupuestación consideran el presupuesto del año anterior como base y sólo realizan cambios incrementales como un ajuste por la tasa de inflación, la demanda de los consumidores, la situación del mercado, etc., este método podría ser el más adecuado para la organización poco afectada por el cambio del entorno. No se prevén cambios internos o externos significativos o que puedan influir en la empresa.

Del mismo modo, las organizaciones a gran escala no suelen optar por la presupuestación de base cero o por actividades, porque estos métodos son costosos y consumen muchos recursos. Además, el enfoque principal del gestor es preparar un presupuesto fácilmente alcanzable, y eso, a su vez, ignora las actividades principales de la empresa.

Para concluir, existen diferentes métodos para preparar presupuestos, y no hay un método que se adapte a todos. La elección del método depende del tipo de requisitos de la empresa. Sin embargo, la elección de la técnica presupuestaria adecuada contribuye en gran medida a mejorar el rendimiento de la empresa.