Teruggrijpend op de bespreking van de vier hoofdelementen van het Lean Management System van vorige maand, zal de column van deze maand zich richten op het tweede element – visuele controles.
De vier elementen waaruit een lean managementsysteem bestaat – standaardwerk van de leider, visuele controles, dagelijks verantwoordingsproces en leiderschapsdiscipline – kunnen worden gerelateerd aan onderdelen van een auto.
1. Motor: Leader Standard Work – wanneer de leider zijn/haar standaard werk effectief volgt, heeft de rest van het lean management systeem een goede kans om effectief te werken, aangedreven door de motor van leader standard work. Dit is de eerste lijn van defensie voor de focus op proces.
2. Transmissie: Visuele Controles – vertalen prestaties van elk proces in verwachte resultaten vs. werkelijke. Het zet de stuwende kracht van het standaardwerk van de leider om in tractie, en verleent leiders de capaciteit om snel te spotten en tot actie over te gaan waar de prestatie niet is wat wordt verwacht.
3. Stuur en Gaspedaal: Dagelijks Verantwoording Proces – door dagelijkse verantwoording, kan een leider verbeteringsactiviteit in een gebied sturen en richting geven.
4. Brandstof: Leiderschapsdiscipline – niets van dit alles zal zonder discipline werken – het belangrijkst, leiderdiscipline. Leider Standaardwerk, Visuele Controles en Dagelijkse Verantwoording zullen tot niets leiden zonder de discipline om deze elementen uit te voeren.
Visuele Controles
De status van praktisch elk proces zou zichtbaar moeten zijn in lean management. Visuele controles en de processen eromheen vormen het zenuwstelsel in lean management. Visuele controles brengen focus op het proces en stimuleren verbeteringen.
Het doel van visuele controles in lean management is om te focussen op het proces en het gemakkelijk te maken om verwachte versus werkelijke prestaties te vergelijken. Deze vergelijkingen maken duidelijk wanneer het proces niet presteert zoals verwacht en waar verbetering nodig zou kunnen zijn.
Hoewel aandacht moet worden besteed aan het uiterlijk en het gevoel van de formulieren, is het belangrijker dat leiders begrijpen waarom ze prestaties bijhouden. De verscheidenheid en het type visuals zijn net zo breed als de verscheidenheid aan processen. De vorm (foto, grafiek, checklist, dashboard, enz.) van de visual wordt alleen beperkt door uw verbeelding. De enige bedoeling is om de vergelijking tussen de werkelijke en de verwachte prestaties toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken. Het is ook zeer belangrijk dat leiders zich verbinden tot actie in reactie op prestatiegegevens, en doorzetten, zodat actieopdrachten omzetten in verbeteringen.
Er is een uiterst belangrijk verband tussen de discipline van de leider en het effectieve gebruik van visuele controles. Visuals zijn een belangrijke enabler voor gedisciplineerde focus op en naleving van lean processen. De focus op processen is absoluut essentieel voor het opzetten en onderhouden van een slank managementsysteem. En, zorgvuldig ontworpen slanke processen vereisen dit soort gedisciplineerde aandacht en ondersteuning.
Er is veel bewijs dat slanke processen zichzelf niet in stand houden of verbeteren. Dit is de reden waarom lean management de nadruk legt op leiderschapsdiscipline en follow-up. De processen kunnen niet op zichzelf worden overgelaten om zichzelf te verbeteren. Visuele controles zijn van geen nut zonder de discipline om erop aan te dringen dat ze serieus worden genomen en worden gebruikt als basis voor actie.
Bedenk veiligheidspatrouillerapporten die worden gegenereerd door een rondgangsysteem voor bewakers. Deze rapporten zijn gevarieerd en zijn zeer nuttig voor het vergelijken van de werkelijke versus de verwachte prestaties. Sommige van de meer gebruikte rapporten omvatten: activiteit en uitzonderingsrapporten, anomalieën en incidenten, tijd besteed tijdens een rondgang, tijd tussen rondgangpunten en gemiste treffers. Het documenteren van redenen voor niet-naleving en uitzonderingen zijn de belangrijkste items op het formulier, zelfs als het proces nieuw is.
Andere voorbeelden zijn controleerlijsten voor de verantwoording en prestaties van apparatuur, dagelijkse logboeken voor beveiligingsactiviteiten, ploegenrapporten en managementdashboards.
Tastbare voordelen
Het staat buiten kijf dat werknemers vragen om een paar minuten per dienst te nemen om prestatiegegevens te registreren veel minder overhead vereist dan de kosten van computersystemen en ondersteuningsmiddelen die nodig zijn om het verzamelen van gegevens te automatiseren om de procesprestaties bij te houden. Maar naast de financiële implicaties is er het zachte voordeel dat geen enkel computersysteem kan berekenen. Dit zijn de voordelen van het verhogen van de mate van betrokkenheid van werknemers bij het observeren, analyseren en verbeteren van de processen waarin zij dagelijks werken.
Over het geheel genomen, visuele controles niet alleen verhogen focus op proces en verantwoording voor die focus, ze bieden ook de basis voor een veel groter niveau van betrokkenheid van de werknemers dan enig ander rapportagesysteem zou kunnen. Als lean echt een systeem voor procesverbetering wil zijn, is dat soort betrokkenheid essentieel.
Als u uw inzichten of suggesties wilt bijdragen, kunt u ze naar mij e-mailen op [email protected].
Derrick Wright, CPP, is de beveiligingsmanager voor Baxter Healthcare, Cherry Hill, N.J. Met meer dan 19 jaar ervaring in een steeds hoger management in een sterk gereguleerde farmaceutische productieomgeving, heeft hij een geconvergeerd beveiligingsprogramma opgebouwd dat zich richt op belangrijke zakelijke kwesties en op technologische interoperabiliteit ter ondersteuning van verbeterde bedrijfsprocessen. Derrick is lid van de Security Executive Council en de Convergence Council van de Open Security Exchange (OSE), waar hij inzicht en richting geeft aan de activiteiten van werkgroepen.