Lounaiden järjestäminen on osa tapahtumakoordinaattorin tehtäviä. Lounastapahtumia on monenlaisia, ja koordinaattoreiden tehtävänä on usein tehdä suosituksia, jotka sopivat tapahtumaan, tapahtumapaikkaan ja tarjoiltavien vieraiden määrään. Esimerkiksi yritysympäristössä työryhmälle tarjottava lounas on hyvin erilainen kuin uuden sairaalan perustamistilaisuudessa lahjoittajille tarjottava ”lounas”. Seuraavassa on muutamia huomioon otettavia muuttujia:
- Mikä on tilaisuus? Onko kyseessä muodollinen tapahtuma, kuten istumalounas, joka tarjoillaan aamuhäiden jälkeen, vai onko kyseessä pelkkä yritystapahtuma ”napatkaa ja menkää?”
- Onko kyseessä katettu vai buffet-tilaisuus? Vaikka useimmat lounaat tarjoillaan buffet-tyyliin, sinun on neuvoteltava asiakkaasi kanssa, ennen kuin teet tämän oletuksen.
- Kuinka monta henkilöä tarjoillaan? Jos tarjoilet satoja (tai vain tusinan verran), sinun on harkittava sopivia ruokia, tarjoiluvaihtoehtoja ja hintaluokkia.
- Missä tapahtuma järjestetään? Joissakin tapauksissa catering tapahtuu suuressa tilassa, jossa henkilökunta ja tilat ovat tapahtumavalmiita. Toisissa tapauksissa lounaat saatetaan järjestää yksityiskodeissa tai epätavallisissa tiloissa, kuten museon galleriassa.
Yleisiä lounastapahtumavaihtoehtoja
Asiakkaan tarpeet on aina asetettava etusijalle, eikä mikään näistä yleisistä vaihtoehdoista välttämättä ole ihanteellinen jokaiselle asiakkaalle. Useimmissa tapauksissa jokin näistä vaihtoehdoista on kuitenkin sopiva oikeilla ruoka- ja juomavalinnoilla.
Deli-buffet
Deli-buffet on varsin suosittu yksinkertaisessa tilaisuudessa, ja se sisältää enimmäkseen sormiruokaa, joka on helppo valita ja joka yleensä miellyttää melkein mitä tahansa yleisöä – edellyttäen, että gluteenittomien, kosher-vieraiden ja kasvissyöjävieraiden tarpeet on otettu huomioon. Useimmissa deli-buffeteissa on muun muassa seuraavia ruokalajeja:
- Vihersalaattisekoitus (sisältää kolme erilaista kastiketta)
- hedelmäsalaatti, perunasalaatti, antipastoa ja/tai sipsejä
- Kolme erilaista voileipälihaa (ja useita terveellisiä leipiä)
- Desserttitarjottimia, kuten brownieita tai keksejä
Amerikkalaiset ja etniset teemabuffetit
Useimmat pitopalveluntarjoajat tarjoavat harkittavaksi useita erilaisia teemoitettuja lounasvaihtoehtoja, esim. italialaisia, amerikkalaisia, aasialaisia jne. Näiden vaihtoehtojen avulla koordinaattori voi sisällyttää ruokavalikoimansa tapahtuman yleiseen teemaan. Suosittuja teemoja ovat esimerkiksi seuraavat, joissa on erilaisia alkupala-, pääasia- ja jälkiruokavaihtoehtoja, jotka liittyvät mihin tahansa näistä ja muista buffet-teemoista.
- Amerikkalainen: hampurilaiset ja ranskalaiset
- Italialainen: pasta, pizza, toskanalaistyylinen kana
- Lounainen: taco- ja fajita-asemat
- Aasialainen: kevätkääryleitä, sekoitettuja paistoksia, riisi- ja nuudeliruokia
Laatikkolounaat
Lounaslaatikot sopivat parhaiten työlounaiksi, sillä laatikkolounaat ovat nopeita ja helppoja, joten tapahtuman vieraat voivat keskittyä itse kokouksen tavoitteeseen. Yleisimmin valitaan voileipiä, mutta myös kääreet voivat olla hyväksyttävä valinta. Kun valitset laatikkolounaita, varmista, että osallistujille on tarjolla vähintään neljä eri lajiketta sekä gluteenittomia leipiä ja jälkiruokia):
- Kalkkunaa, paahtopaistia, kinkkua ja kasvisvoileipiä
- Pala tuoretta hedelmää
- Sipsit ja keksi
- Maidot (aina kyljessä), muoviset astiat ja lautasliinat
Rakenna oma lounasvalikoima
Useimmat pitopalvelun tarjoajat tarjoavat useita vaihtoehtoja ”rakenna oma lounasvalikoima” -vaihtoehtoja, ja ne voidaan tarjoilla noutopöydässä tai katettuna ateriana. ”Rakenna itse” sopii parhaiten muodolliseen tilaisuuteen tai tilaisuuteen, jossa asiakas haluaa tehdä vaikutuksen vieraisiinsa. (Huomaa: jos kyseessä on katettu ruokalaji, varaudu kolmen ruokalajin vähimmäismäärään.) Näihin ruokalistoihin kuuluvat yleensä seuraavat:
Alkupalat ja salaatit
- Salaattivaihtoehdot (esim, Caesar, pinaatti, sekavihannekset)
- Hedelmäsalaatit (marjat, melonit, ananas)
- Keitto (vähintään kaksi vaihtoehtoa)
Pääruoat (suositut vaihtoehdot)
- Kanaa, sianlihaa, naudanlihaa tai lohta
- Caesar-salaatti, jossa on grillattua broileria
- Vierasvaihtoehtoja ovat mm. vihannekset, peruna, pastaa tai riisiä
Jälkiruoat (suosittuja vaihtoehtoja)
- Juustokakku
- Suklaamousse
- Piirakka jäätelön kera
Juomat
Valitsemastasi ateriatyypistä riippumatta on tärkeää tarjota vieraille erilaisia juomia aterian seuraksi. Maustettujen vesien, vitamiinivesien ja energiajuomien suosion kasvaessa tapahtumakoordinaattoreiden tulisi pyytää tiettyjä vesimerkkejä ja -makuisia juomia peruspulloveden lisäksi.
Useimmat tapahtumapaikat voivat varmistaa nämä tuotteet toimittajiltaan tehtävällä tilaustyönä tehdyllä pyynnöllä, ja niiden tulisi veloittaa vain kulutuksen perusteella. Alkoholia tarjoillaan lounastilaisuudessa harvoin, vaikka joissakin tapauksissa se on asianmukaista ja sen tulisi sisältyä tilaisuuteen. Muita yleisiä vaihtoehtoja ovat laihdutus- ja tavalliset virvoitusjuomat, pullotetut mehut, kahvi, kofeiiniton kahvi ja tee.