Detta är en uppföljning av förra veckans inlägg om Change Advisory Board-möten (CAB, eller ibland Change Board i korthet). Det här inlägget kommer att handla om själva mötena och koncentrera sig på några av fallgroparna och titta på några idéer som jag har använt.
För det första måste mötet ha en effektiv ordförande eller ordförandekvinna – helst förändringschefen. Räkna med att du måste ägna minst några timmar i förväg åt förberedelser och vara tydlig med hur du vill sköta mötena. Om du är ny i rollen kan du be kollegor att låta dig spela rollspel före ditt första ”riktiga” möte.
Tidsredovisning
Människor kommer att vara mer villiga att delta i CAB-mötena om du tidigt utvecklar ett rykte om strikt tidsredovisning. Var punktlig – om mötet är planerat till kl. 10.00, boka rummet från kl. 9.45 så att du hinner rensa ut de eftersläntrare som kanske fortfarande är där kl. 9.50 och ge dig själv tid att vara redo att börja kl. 10.00.
Hantera en tidsbestämd dagordning. Om du till exempel har 20 ändringar att granska och 60 minuter på dig att göra detta, innebär det att varje ändring kräver 3 minuter. Du kan också använda ett graderingssystem där mer komplexa ändringar får 5 minuter och enklare eller rakare ändringar får 2 minuter.
Min metod var att ha möten av varierande längd, från 1 till 2 timmar. Möten på 2 timmar hade en inbyggd paus vid 1 timmes intervall. När jag bjöd in till mötet angav jag längden (den faktiska längden styrdes av antalet ändringar som övervägdes). Jag hade också en klocka som jag tog med mig in på mötet och placerade på bordet framför mig.
Min egen uppfattning är att inget möte bör vara längre än två timmar. Om arbetet av någon anledning inte kunde avslutas inom två timmar skulle jag ajournera till en annan dag.
Protokoll
Vissa företag för rutinmässigt protokoll över Change Board-möten. Jag har aldrig känt något behov av detta, men om du vill ha protokoll ska du se till att det finns någon på plats vars enda ansvar är att föra och distribuera protokoll – utgå inte från att det är Change Managerens uppgift (något som jag nyligen har sett på en kundanläggning). Förändringsledaren har tillräckligt att göra.
Redovisning av resultat
Om du ska ha en chans att hålla dig till din tidtabell ska du ha enkla resultat för övervägandet av förändringen: Acceptera, förkasta, skjuta upp. I varje fall bör du registrera anteckningar och kommentarer från dina kollegor (särskilt när det gäller schemaläggning). Uppskjutande innebär helt enkelt att ändringen läggs i ”vänteläge” till nästa CAB-möte.
Vissa företag använder sig av ett formellt dokument för att godkänna ändringen. Jag brukar välja något mindre formellt och ge varje medlem en kryssningslista med en beskrivning av ändringen, en kryssningsruta för att acceptera/avvisa/uppskjuta och ett litet utrymme för att skriva kommentarer.
Medlemskap
Det är normalt och hälsosamt att medlemskapet i CAB-mötet förändras under mötet, eftersom olika medlemmar går in och ut beroende på vilka ändringar som övervägs (vilket du skulle ha meddelat i förväg).
Om folk inte reser sig upp för att gå när de ska, påminn dem med ett vänligt ”tack för att du kom, det var allt för dig”. Ett mindre antal personer med relevant intresse hjälper dig att hålla ett lyckat möte.
För mötet
Sänd en sammanfattning av vad som kommer att diskuteras och din tidsplan för ändringar som ska genomföras under den kommande månaden (eller så). Förvänta dig inte att alla ska läsa den – vissa kommer att vara mycket uppmärksamma, andra kommer inte att titta på den förrän mötet börjar. Du kan vanligtvis gissa hur det kommer att vara för olika grupper, och det är något som du kan ta med i dina tidsuppskattningar.
Har extra utskrifter redo för alla.
Håll dig till dagordningen
Var skoningslös när det gäller att styra bort konversationen från veckans heta fråga till punkterna på dagordningen.
Efter mötet
Sänd en kortfattad sammanfattning av de uppnådda resultaten och en uppskattning av när nästa möte kommer att äga rum.