Esta es una continuación del post de la semana pasada sobre el tema de las reuniones del Consejo Asesor del Cambio (CAC, o a veces Junta del Cambio para abreviar). Este post va a ser sobre el tema de las reuniones en sí, y concentrarse en algunas de las trampas y ver algunas ideas que he utilizado.
En primer lugar, la reunión tiene que tener un presidente eficaz o presidenta – idealmente el Gerente de Cambio. Hay que tener en cuenta que hay que dedicar al menos unas horas de antemano a la preparación, y tener claro cómo se quieren llevar a cabo las reuniones. Si es la primera vez que desempeña esta función, pida a sus colegas que le permitan hacer un juego de roles antes de su primera reunión «real».
Cumplimiento del horario
La gente estará más dispuesta a asistir a las reuniones del CAC si desde el principio adquiere una reputación de estricto cumplimiento del horario. Sea puntual: si la reunión es a las 10:00, reserve la sala a partir de las 9:45 para que le dé tiempo a desalojar a los rezagados que puedan estar todavía allí a las 9:50, lo que le dará tiempo a estar preparado para empezar a las 10:00.
Prepare un orden del día cronometrado. Por ejemplo, si tiene 20 cambios que examinar y 60 minutos para hacerlo, significa que cada cambio merece 3 minutos. También se puede utilizar un sistema de clasificación, en el que los cambios más complejos reciben 5 minutos, y los más sencillos o directos se asignan 2 minutos.
Mi enfoque fue tener reuniones de duración variable, que van de 1 a 2 horas. Las reuniones de 2 horas tenían un descanso incorporado en el intervalo de 1 hora. Cuando se invitaba a la reunión, yo indicaba la duración (la duración real dependía del número de cambios que se estuvieran considerando). También tenía un reloj que llevaba a la reunión y colocaba en la mesa frente a mí.
Mi opinión es que ninguna reunión debería durar más de 2 horas. Si por alguna razón el trabajo no pudiera concluirse en dos horas, levantaría la sesión para otro día.
Actas
Algunas empresas redactan habitualmente actas de las reuniones de la Junta de Cambios. Nunca he sentido la necesidad de esto, pero si quiere actas, asegúrese de que haya alguien cuya única responsabilidad sea tomar y distribuir las actas – no asuma que es el trabajo del Gestor de Cambios (algo que he visto recientemente en el sitio de un cliente). El Gestor de Cambios tendrá bastante que hacer.
Registro de Resultados
Si va a tener alguna posibilidad de cumplir con su calendario, tenga resultados simples para la consideración del Cambio: Aceptar, Rechazar, Aplazar. En cada caso, querrá registrar las notas y los comentarios de sus colegas (especialmente en lo que respecta a la programación). El aplazamiento simplemente pone el cambio en un «patrón de espera» para la próxima reunión del CAC.
Algunas empresas utilizan un documento formal de aprobación. Yo he optado por algo menos formal: dar a cada miembro una lista de marcas, con una descripción del cambio, una casilla de aceptación/rechazo/ aplazamiento y un pequeño espacio para escribir comentarios.
Membresía
Es normal y saludable que la membresía de la reunión del CAC se altere durante la reunión, ya que los diferentes miembros entran y salen de acuerdo con los Cambios que se están considerando (que usted habría transmitido de antemano).
Si la gente no se levanta para irse cuando debería, recuérdeles con un gentil «gracias por venir, eso es todo para usted». Un número reducido de personas, con un interés relevante, le ayudará a celebrar una reunión con éxito.
Antes de la reunión
Envíe un resumen de lo que se va a debatir, y su programa de avance de los cambios que se van a llevar a cabo durante el próximo mes (más o menos). No esperes que todo el mundo lo lea: algunos prestarán mucha atención, otros no lo mirarán hasta que empiece la reunión. Por lo general, se puede adivinar cómo será para los distintos grupos y, por lo tanto, es algo que se puede tener en cuenta en las estimaciones de tiempo.
Tenga copias impresas de repuesto preparadas para todos.
Conserve el orden del día
Sea implacable a la hora de desviar la conversación del tema candente de la semana hacia los puntos del orden del día.
Después de la reunión
Envíe un resumen conciso de los resultados alcanzados y calcule cuándo será la próxima reunión.