Ce billet fait suite à celui de la semaine dernière sur le sujet des réunions du comité consultatif du changement (CAB, ou parfois comité du changement pour faire court). Ce billet va porter sur le sujet des réunions elles-mêmes, et se concentrer sur certains des pièges et examiner certaines idées que j’ai utilisées.
Premièrement, la réunion doit avoir un président ou une présidente efficace – idéalement le gestionnaire du changement. Sauf à devoir passer au moins quelques heures à l’avance à se préparer, et à être clair sur la façon dont vous souhaitez gérer les réunions. Si vous êtes nouveau dans ce rôle, demandez à vos collègues de vous permettre de faire un jeu de rôle avant votre première réunion » réelle « .
Temps de parole
Les gens seront plus disposés à assister aux réunions du CAB si vous développez dès le début une réputation de respect strict des temps de parole. Soyez ponctuel – si la réunion est prévue pour 10h00, réservez la salle à partir de 9h45 afin d’avoir le temps de faire sortir les retardataires qui pourraient encore être là à 9h50, ce qui vous laisse le temps d’être prêt à commencer à 10h00.
Travaillez un ordre du jour minuté. Par exemple, si vous avez 20 changements à examiner, et 60 minutes pour le faire, cela signifie que chaque changement justifie 3 minutes. Vous pouvez également utiliser un système de gradation, où les Changements les plus complexes obtiennent 5 minutes, et les plus simples ou directs se voyaient attribuer 2 minutes.
Mon approche était d’avoir des réunions de durée variable, allant de 1 à 2 heures. Les réunions de 2 heures avaient une pause intégrée à l’intervalle d’une heure. Lorsque les invitations étaient faites à la réunion, j’en indiquais la durée (la durée réelle étant dictée par le nombre de changements à l’étude). J’avais également une horloge que j’apportais à la réunion et que je plaçais sur la table en face de moi.
Mon propre sentiment est qu’aucune réunion ne devrait dépasser 2 heures. Si, pour une raison quelconque, le travail ne pouvait pas être conclu dans les deux heures, j’ajournerais pour un autre jour.
Minutes
Certaines entreprises font systématiquement des minutes des réunions du conseil d’administration de Change. Je n’en ai jamais ressenti le besoin, mais si vous voulez des procès-verbaux, assurez-vous qu’il y ait quelqu’un dont la seule responsabilité est de prendre et de distribuer les procès-verbaux – ne supposez pas que c’est le travail du Change Manager (ce que j’ai récemment vu sur le site d’un client). Le gestionnaire du changement aura suffisamment à faire.
Enregistrer les résultats
Si vous voulez avoir une chance de respecter votre calendrier, ayez des résultats simples à l’examen du changement : Accepter, Rejeter, Différer. Dans chaque cas, vous voudrez enregistrer les notes et les commentaires de vos collègues (en particulier en ce qui concerne le calendrier). L’ajournement met simplement le changement en » attente » pour la prochaine réunion du CAB.
Certaines entreprises utilisent un document formel de signature. J’ai eu tendance à opter pour quelque chose de moins formel – en donnant à chaque membre une liste à cocher, avec une description du Changement, une case à cocher Accepter/Rejeter/Ajourner et un petit espace dans lequel écrire des commentaires.
La composition
Il est normal et sain que la composition de la réunion du CCC change au cours de la réunion, car différents membres entrent et sortent en fonction des changements envisagés (que vous auriez diffusés en conséquence au préalable).
Si les gens ne se lèvent pas pour partir quand ils le devraient, rappelez-leur avec un gentil » merci d’être venus, c’est tout pour vous « . De petits nombres, avec un intérêt pertinent, vous aideront à tenir une réunion réussie.
Avant la réunion
Envoyez un résumé de ce qui va être discuté, et votre calendrier prévisionnel des Changements à réaliser au cours du prochain mois (ou à peu près). Ne vous attendez pas à ce que tout le monde le lise – certains seront très attentifs, d’autres ne le regarderont pas avant le début de la réunion. Vous pouvez généralement deviner comment cela se passera pour les différents groupes, et c’est donc quelque chose que vous pouvez prendre en compte dans vos estimations de temps.
Ayez des imprimés de rechange prêts pour tout le monde.
S’en tenir à l’ordre du jour
Soyez impitoyable en orientant la conversation loin de la question brûlante de la semaine vers les points de l’ordre du jour.
Après la réunion
Envoyez un résumé concis des résultats obtenus, et estimez quand la prochaine réunion aura lieu.