Plecând de la discuția de luna trecută despre cele patru elemente principale ale Sistemului de Management Lean, rubrica din această lună se va concentra asupra celui de-al doilea element – controalele vizuale.
Cele patru elemente care alcătuiesc un sistem de management Lean – munca standard a liderului, controalele vizuale, procesul de responsabilitate zilnică și disciplina de conducere – pot fi legate de piesele unei mașini.
1. Motor: Munca standard a liderului – atunci când liderul își urmează în mod eficient munca standard, restul sistemului de management Lean are șanse mari să funcționeze eficient, fiind alimentat de motorul muncii standard a liderului. Aceasta este prima linie de apărare pentru accentul pus pe proces.
2. Transmisia: Controale vizuale – traduc performanța fiecărui proces în rezultate așteptate față de cele reale. Aceasta convertește forța motrice a muncii standard a liderului în tracțiune și acordă liderilor capacitatea de a detecta rapid și de a trece la acțiune acolo unde performanța nu este cea așteptată.
3. Volanul și pedala de accelerație: Procesul de responsabilizare zilnică – prin intermediul responsabilității zilnice, un lider poate dirija și stabili direcția pentru activitatea de îmbunătățire într-un domeniu.
4. Combustibil: Disciplina liderului – nimic din toate acestea nu va funcționa fără disciplină – cel mai important, disciplina liderului. Munca standard a liderului, controalele vizuale și responsabilitatea zilnică nu vor însemna nimic fără disciplina de a executa aceste elemente.
Controale vizuale
Starea practic a fiecărui proces ar trebui să fie vizibilă în managementul lean. Controalele vizuale și procesele care le înconjoară reprezintă sistemul nervos în lean management. Controalele vizuale aduc accentul pe proces și conduc la îmbunătățiri.
Scopul controalelor vizuale în managementul suplu este de a se concentra pe proces și de a facilita compararea performanțelor așteptate cu cele reale. Aceste comparații evidențiază momentul în care procesul nu funcționează conform așteptărilor și unde ar putea fi necesare îmbunătățiri.
În timp ce ar trebui să se acorde atenție aspectului formularelor, este mai important ca liderii să înțeleagă de ce urmăresc performanța. Varietatea și tipul de elemente vizuale sunt la fel de largi ca și varietatea de procese. Forma (imagine foto, grafic, listă de verificare, tablou de bord etc.) vizualului este limitată doar de imaginația dumneavoastră. Singura intenție este de a face accesibilă și ușor de înțeles comparația dintre performanța reală și cea așteptată. De asemenea, este foarte important ca liderii să se angajeze să acționeze ca răspuns la datele de performanță și să le urmărească, astfel încât sarcinile de acțiune să se transforme în îmbunătățiri.
Există o legătură extrem de importantă între disciplina liderului și utilizarea eficientă a controalelor vizuale. Mijloacele vizuale sunt un facilitator important pentru concentrarea disciplinată asupra proceselor Lean și aderarea la acestea. Concentrarea pe procese este absolut vitală pentru stabilirea și menținerea unui sistem de management suplu. Și, procesele lean proiectate cu atenție necesită acest tip de atenție și sprijin disciplinat.
Există multe dovezi că procesele lean nu se mențin sau se îmbunătățesc singure. Acesta este motivul pentru care managementul lean pune accentul pe disciplina și urmărirea conducerii. Procesele nu pot fi lăsate singure să concureze pentru ele însele. Controalele vizuale nu sunt de nici un folos fără disciplina de a insista ca acestea să fie luate în serios și folosite ca bază de acțiune.
Considerați rapoartele de patrulare de securitate generate de un sistem de tur de pază. Aceste rapoarte sunt variate și sunt foarte utile pentru a compara performanța reală față de cea așteptată. Unele dintre cele mai utilizate rapoarte includ: rapoarte de activitate și de excepție, anomalii și incidente, timpul petrecut în timpul unei ture, timpul dintre punctele de rond și loviturile ratate. Documentarea motivelor pentru neconformitate și excepții sunt cele mai importante intrări din formular, chiar dacă procesul este nou.
Alte exemple includ listele de verificare a responsabilității echipamentelor și a performanțelor, jurnalele rapoartelor zilnice de activitate de securitate, rapoartele de tură și tablourile de bord ale conducerii.
Beneficii intangibile
Nu există nicio îndoială că a le cere angajaților să își ia câteva minute pe tură pentru a înregistra datele de performanță necesită mult mai puține cheltuieli generale decât costul sistemelor informatice și al resurselor de sprijin necesare pentru a automatiza colectarea datelor pentru a urmări performanța procesului. Dar, dincolo de implicațiile financiare, există un beneficiu soft pe care niciun sistem informatic nu îl poate calcula. Acestea sunt beneficiile rezultate din creșterea nivelului de implicare a angajaților în observarea, analizarea și îmbunătățirea proceselor în care lucrează zilnic.
În ansamblu, controalele vizuale nu numai că sporesc concentrarea asupra procesului și responsabilitatea pentru această concentrare, dar oferă, de asemenea, baza pentru un nivel mult mai mare de implicare a angajaților decât ar putea-o face orice alt sistem de raportare. Pentru ca lean să fie cu adevărat un sistem de îmbunătățire a proceselor, acest tip de implicare este esențial.
Dacă doriți să contribuiți cu idei sau sugestii, vă rog să mi le trimiteți prin e-mail la [email protected].
Derrick Wright, CPP, este manager de securitate pentru Baxter Healthcare, Cherry Hill, N.J. Cu o experiență de peste 19 ani de management progresiv mai mare într-un mediu de producție farmaceutică extrem de reglementat, el a construit un program de securitate convergent care se concentrează pe problemele de afaceri de top, precum și pe interoperabilitatea tehnologiei pentru a sprijini procesele de afaceri îmbunătățite. Derrick este membru al Consiliului executiv de securitate și al Consiliului de convergență al Open Security Exchange (OSE), unde oferă perspective și direcții pentru activitățile grupurilor de lucru.