Dacă compania dvs. este ca majoritatea, procesul dvs. de călătorie este probabil dezorganizat și complicat.
Nu vă temeți! Există mai multe soluții de călătorie corporativă care vă pot ajuta să creați un proces mai organizat și mai productiv.
Iată câteva informații care să vă ajute să o alegeți pe cea potrivită pentru compania dumneavoastră.
Provocări în planificarea călătoriilor corporative
Planificarea și gestionarea călătoriilor de afaceri este dificilă.
Cu atât de multe persoane care încearcă să rezerve călătorii folosind o multitudine de site-uri (site-uri de linii aeriene, site-uri de rezervări de călătorii, site-uri de hoteluri, site-uri de închirieri auto etc.) în cadrul aceleiași companii, nu este de mirare că dezorganizarea este una dintre cele mai frecvente provocări în planificarea călătoriilor corporative.
Când călătorii de afaceri sunt lăsați să se descurce singuri și nu există un singur centru din care să se monitorizeze itinerariile companiei, planificarea călătoriilor de afaceri poate fi haotică.
Pe lângă lipsa de vizibilitate a itinerariilor de călătorie, planificarea călătoriilor de afaceri suferă în mod tradițional de o lipsă de vizibilitate financiară. Este dificil de știut cât de mult cheltuiește cu adevărat compania pentru călătorii la un moment dat, atunci când călătorii plătesc cheltuielile de călătorie și cheltuielile aferente printr-o varietate de mijloace.
Cei care călătoresc în interes de afaceri au acces la carduri corporative și pot plăti totul pe banii companiei încă de la început, în timp ce alții trebuie să plătească din buzunar și să solicite rambursări.
Pot dura săptămâni după ce se închid registrele contabile pentru ca rapoartele de cheltuieli să fie procesate și pentru ca ceața să se limpezească cu privire la cât de mult a cheltuit compania pe călătorii într-o anumită lună.
În acel moment, dacă s-a cheltuit mai mult din buget decât era planificat, nu se pot face prea multe pentru a remedia problema retroactiv.
În schimb, bugetul pentru luna următoare trebuie ajustat, dar tot nu există nicio modalitate de a urmări cheltuielile de călătorie în timp real pentru a ști dacă noul buget este respectat.
O altă provocare în planificarea călătoriilor corporative este nerespectarea inevitabilă a politicilor de călătorie ale companiei.
În timp ce încălcarea regulilor îi frustrează pe planificatorii de călătorii corporative, agenții de turism și managerii de turism, de cele mai multe ori, aceasta nu este intenționată.
De obicei, călătorii de afaceri nu respectă politicile de călătorie corporative deoarece acestea sunt confuze pentru a fi înțelese sau dificil de urmat.
Puteți facilita respectarea politicii de călătorie prin implementarea unei soluții de călătorie corporativă care face ca politica companiei să fie ușor de urmat, punând-o în față și în centru în timpul procesului de rezervare.
Alegerea celor mai bune soluții de călătorie corporativă
Cum puteți determina cea mai bună soluție de călătorie corporativă pentru afacerea dumneavoastră?
Din păcate, nu există o abordare unică. Ceea ce funcționează pentru compania dvs. acum poate să nu fi funcționat pentru ea acum cinci ani și s-ar putea să nu se potrivească nevoilor dvs. de călătorie în alți cinci ani.
Ce ar trebui să luați în considerare atunci când alegeți o soluție de călătorie corporativă?
În cele din urmă, soluția de călătorie potrivită pentru compania dvs. depinde de mai mulți factori:
Numărul de angajați pe care îi are compania dumneavoastră.
Dimensiunea companiei afectează soluția de călătorie corporativă, deoarece va determina cât de cuprinzător va trebui să fie sistemul de asistență și cât de mult vă va costa asistența.
Cât de des călătoresc călătorii de afaceri ale companiei dumneavoastră.
O companie care își trimite toți angajații la o retragere o dată pe an va avea nevoi diferite față de o companie care trimite același număr de angajați în călătorii de afaceri în fiecare săptămână.
Frecvența călătoriilor poate ajuta la determinarea gradului de flexibilitate de care veți avea nevoie în politica dvs. de călătorie.
Bugetul de călătorie al companiei dumneavoastră.
Factorizat cu volumul și frecvența călătoriilor, bugetul de călătorie al companiei dumneavoastră va determina ce fel de program de călătorie corporativă puteți dezvolta.
Dacă trebuie să mențineți costurile de călătorie scăzute, puteți începe cu un instrument de rezervare online.
Dacă aveți o mulțime de fonduri externe, este posibil să vă puteți permite un departament intern de management al călătoriilor sau o echipă de agenți de turism externi dedicați.
Locul de timp pe care îl aveți la dispoziție pentru a vă implementa programul de călătorie.
Câteva soluții de călătorie corporativă, cum ar fi angajarea unui manager de călătorie corporativă, au un proces lung de integrare, în timp ce alte soluții, cum ar fi utilizarea unui software de călătorie corporativă, pot face ca programul dvs. de călătorie să funcționeze în câteva ore
Alegerea celei mai bune soluții de călătorie corporativă pentru compania dvs. este un proces care necesită ca părțile interesate să se gândească la nevoile de călătorie actuale și viitoare ale afacerii.
Cum să păstrați costurile de călătorie corporativă scăzute
Viajul de afaceri nu este ieftin.
Cu toate acestea, organizarea unei întâlniri față în față în timp ce urmăriți clienții sau colaborați cu colegii poate face sau distruge o relație, motiv pentru care călătoriile continuă să fie o condiție sine qua non pentru desfășurarea afacerilor, chiar și în era digitală.
Inclusiv dacă compania dvs. se află în faza de început și abia își lansează programul de călătorii, organizația dvs. – și nevoile sale de călătorii de afaceri – se pot extinde rapid.
Este important să începeți un program de călătorie cu politici frugale pentru a vă asigura că cheltuielile de călătorie nu scapă de sub control pe măsură ce nevoile de călătorie de afaceri ale companiei cresc.
Atunci cum puteți identifica costurile de călătorie de afaceri care sunt prea mari?
Începeți prin auditarea cheltuielilor actuale de călătorie ale companiei dumneavoastră. Gândiți-vă la transport, cazare, mese și divertisment.
Dispuneți că cheltuielile dintr-o categorie depășesc restul dincolo de orice rațiune?
Dacă nu știți ce este considerat un buget de călătorie rezonabil, discutați cu colegii din alte companii și cereți să vedeți politicile lor de călătorie. Ratele zilnice ale GSA sunt, de asemenea, orientări excelente și sunt folosite de experții în gestionarea călătoriilor din întreaga țară.
După ce ați identificat unde compania dvs. cheltuiește prea mult pe călătorii, puteți lucra la reducerea acestor cheltuieli.
Iată câteva modalități de a menține costurile de călătorie corporativă la un nivel scăzut:
Permiteți călătorilor de afaceri să rezerve tarife flexibile în loc de cele mai ieftine tarife.
Tarifele economice de bază par cele mai accesibile la început, dar procedați cu prudență.
Taxele suplimentare pentru bagajele de mână și imposibilitatea de a schimba un zbor înseamnă că călătorii dvs. vor trebui să rezerve noi zboruri la tarife scumpe, de ultimă oră, dacă o întâlnire se amână în timp ce se află pe drum.
Plătirea unui zbor de ultimă oră va costa mai mult decât diferența dintre tariful economic de bază și tariful economic standard și orice taxe de schimbare pe care este posibil să trebuiască să le plătiți pentru a schimba zborul economic standard.
Înlăturați aprobările de rezervare.
Ajutați călătorii de afaceri să blocheze cele mai mici tarife aeriene, permițându-le să renunțe la aprobarea managerului pentru a rezerva.
Până când un manager aprobă un zbor, prețul zborului ar putea să fi crescut dramatic. Industria aeronautică are o politică standard de anulare gratuită în 24 de ore, astfel încât nu există niciun prejudiciu în cazul în care un zbor trebuie schimbat imediat după ce a fost rezervat.
Mențineți alocații zilnice realiste.
Disponibilitățile zilnice ale startup-ului dvs. nefinanțat se aseamănă cu cele ale unei companii Fortune 500, cotate la bursă?
S-ar putea să fie nevoie să strângeți coarda pungii la călătoriile de afaceri.
Începeți prin a urmări ratele zilnice GSA. Deși puteți ajusta întotdeauna alocațiile de cheltuieli zilnice pe măsură ce compania dvs. crește, este înțelept să fiți conservator cu cheltuielile de călătorie de afaceri în primele etape ale programului de călătorie al companiei dvs.
Puteți maximiza un buget de călătorie restrâns prin încurajarea călătorilor de afaceri să utilizeze aplicații de partajare a călătoriilor în loc de taxiuri și permițându-le să rezerve Airbnbs în loc de cazări la hotel.
Incorporați limite de cheltuieli conservatoare în politica dvs. de călătorie pentru a menține costurile de călătorie la un nivel scăzut.
Instrumente și resurse pentru planificarea călătoriilor corporative
Atunci cum își planifică și gestionează companiile călătoriile corporative?
Există trei soluții principale: agenție de turism, manager de turism și software.
După cum am menționat, nu există o abordare unică atunci când vine vorba de gestionarea călătoriilor corporative, așa că alegeți resursa care funcționează cel mai bine pentru compania dvs. în starea sa actuală, dar luați în considerare și creșterea sa viitoare.
Agenția de turism
Lucrul cu o agenție de turism înseamnă că aceasta ar programa toate călătoriile de afaceri pentru angajații dvs.
- Pro: Agențiile de turism oferă servicii individuale pentru călătorii dvs. În plus, au și cunoștințe excelente în domeniu pentru a vă ajuta să obțineți oferte bune la zboruri și hoteluri.
- Contra: Majoritatea agențiilor de turism vă vor percepe o taxă lunară pentru a le folosi serviciile, plus o taxă suplimentară de fiecare dată când angajații dvs. trebuie să facă o schimbare de zbor sau de hotel. Agențiile lucrează, de obicei, în timpul programului normal de lucru, așa că, dacă aveți nevoie de ajutor la ora 3 dimineața, într-o sâmbătă, ar putea fi greu să contactați pe cineva.
Manager de călătorie
Angajarea unui manager de călătorie intern poate ajuta echipa dvs. să rămână organizată și să respecte bugetul.
- Pro: Cu o persoană dedicată care se ocupă de toate rezervările, călătorii dvs. vor ști întotdeauna pe cine să contacteze în cazul unor întrebări sau probleme. De asemenea, va elimina munca suplimentară de la oricine altcineva care ajuta la rezervarea de călătorii (cum ar fi un manager de birou sau un asistent executiv), permițându-le să se concentreze pe responsabilitățile lor principale.
- Contra: Potrivit Salary.com, salariul mediu al unui manager de călătorii este de aproximativ 90.000 de dolari pe an, ceea ce reprezintă un preț ridicat. În plus, dacă numărul de persoane care călătoresc crește foarte mult, compania dvs. va avea în cele din urmă nevoie de mai mult de o persoană care să se ocupe de nevoile sale de călătorie.
Software
Introducerea unei soluții digitale de călătorie corporativă vă va permite să vă personalizați liniile directoare de călătorie, permițând în același timp angajaților dvs. să facă rezervări pentru ei înșiși prin intermediul unui instrument centralizat de rezervare online.
- Pro: Programul potrivit va bifa o mulțime de căsuțe. Având în vedere că toată lumea folosește același software, puteți stabili linii directoare ușor de respectat de către angajați și puteți obține vizibilitate cu privire la ceea ce aceștia rezervă. În acest fel, știți exact ce se cheltuiește, astfel încât să vă puteți controla bugetul și să economisiți bani.
- Contra: Există o mulțime de soluții software din care puteți alege, dintre care unele sunt costisitoare și au un proces lung de integrare. Dacă sunteți în căutarea unei soluții accesibile și rapide, asigurați-vă că alegeți un instrument simplu, ușor de utilizat, care nu vă va rupe bugetul.
Indiferent de soluția pe care o alegeți dintre cele de mai sus, compania dvs. va trebui să stabilească o politică de călătorie.
În timp ce aceasta este o lecție pentru o altă zi, puteți începe prin a cerceta online politicile de călătorie ale altor companii.
Dacă alegeți Lola.com pentru soluția dvs. de călătorie corporativă, veți fi ghidat prin procesul de creare a uneia pe platformă. De asemenea, puteți găsi online modele de politici de călătorie corporative.
În cele din urmă, soluția de călătorie potrivită pentru compania dvs. depinde de o mulțime de factori: numărul de angajați, cât de des călătoresc aceștia, bugetul dvs. și intervalul de timp pe care îl aveți la dispoziție pentru a implementa programul.
.