Esta é uma continuação do cargo da semana passada sobre o tema de reuniões do Conselho Consultivo de Mudanças (CAB, ou às vezes Change Board for short). Este post vai ser sobre o tema das próprias reuniões, e concentrar-se em algumas das armadilhas e olhar para algumas idéias que usei.
Primeiro, a reunião precisa ter um presidente ou uma presidente efetiva – idealmente o Gerente de Mudanças. Exceto ter que passar pelo menos algumas horas antes de se preparar, e ser claro sobre como você deseja lidar com as reuniões. Se você é novo no cargo, peça aos colegas para permitir que você desempenhe o papel antes da sua primeira reunião ‘real’.
Cumprimento do tempo
As pessoas estarão mais dispostas a participar das reuniões do CAB se você desenvolver uma reputação de cumprimento rigoroso do tempo no início. Seja pontual – se a reunião é para as 10:00, reserve a sala a partir das 9:45 para que você tenha tempo de limpar os atrasados que ainda podem estar lá às 9:50, dando a você mesmo tempo para estar pronto para começar às 10:00.
Trabalhe uma agenda cronometrada. Por exemplo, se você tem 20 mudanças para examinar, e 60 minutos para fazer isso, isso significa que cada mudança garante 3 minutos. Você também pode usar um sistema de classificação, onde Alterações mais complexas ganham 5 minutos, e mais simples ou direto foram alocados 2 minutos.
A minha abordagem era ter reuniões de duração variável, variando de 1 a 2 horas. Reuniões de 2 horas tinham uma pausa integrada no intervalo de 1 hora. Quando foram feitos convites para a reunião, eu declarei a duração (a duração real sendo impulsionada pelo número de Mudanças em consideração). Eu também tinha um relógio que eu trouxe para a reunião e coloquei na mesa na minha frente.
O meu próprio sentimento é que nenhuma reunião deve durar mais de 2 horas. Se por alguma razão o trabalho não pudesse ser concluído em duas horas, eu interromperia por mais um dia.
Minutes
Algumas empresas rotineiramente minuciosamente minuciosas reuniões do Change Board. Eu nunca senti a necessidade disso, mas se você quiser atas, certifique-se de que esteja lá alguém cuja única responsabilidade é tomar e distribuir atas – não assuma que é o trabalho do Change Manager (algo que eu vi recentemente em um local de cliente). O Change Manager terá o suficiente para fazer.
Recording Outcomes
Se você vai ter alguma chance de manter o seu horário, tenha resultados simples para a consideração do Change Manager: Aceitar, Rejeitar, Deferir. Em cada caso você vai querer gravar notas e comentários de seus colegas (particularmente em relação ao agendamento). O Diferimento simplesmente coloca a Mudança em um ‘padrão de espera’ para a próxima reunião do CAB.
Algumas empresas usam um documento formal de encerramento. Eu tenho a tendência de ir para algo menos formal – dando a cada membro uma lista de verificação, com uma descrição da Mudança, uma caixa de verificação Aceitar/Rejeitar/Rejeitar/Defer e um pequeno espaço para escrever comentários.
Membro
É normal e saudável ter os membros da reunião do CAB alterados durante a reunião, já que diferentes membros entram e saem de acordo com as Mudanças em consideração (que você teria transmitido previamente).
Se as pessoas não se levantarem para sair quando deveriam, lembre-as com um gentil ‘obrigado por terem vindo, isso é tudo para você’. Números menores, com interesse relevante, irão ajudá-lo a realizar uma reunião bem sucedida.
Antes da Reunião
Envie um resumo do que vai ser discutido, e o seu calendário antecipado de Mudanças a serem acionadas durante o próximo mês (ou assim). Não espere que todos o leiam – alguns irão prestar muita atenção, outros não irão olhar para ele até que a reunião comece. Você geralmente pode adivinhar como será para diferentes grupos, e assim é algo que você pode considerar em suas estimativas de tempo.
Deixe impressões de reposição prontas para todos.
Fique na Agenda
Sejam impiedosos em direcionar a conversa longe do assunto quente desta semana para os itens da Agenda.
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Após a reunião
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Envie um resumo conciso dos resultados alcançados, e estime quando será a próxima reunião.