あなたの会社が他の会社と同様であれば、出張のプロセスはおそらく無秩序で複雑なものでしょう。
以下は、貴社に最適なソリューションを選択するのに役立つ情報です。
Challenge in planning corporate travel
出張の計画と管理は難しい。
同じ会社で多数のサイト（航空会社サイト、旅行予約サイト、ホテルサイト、レンタカーサイトなど）を使って旅行を予約しようとすると、無秩序さが出張計画で最も多い課題の1つになっても不思議はないでしょう。
出張者が各自の判断に任せ、会社の旅程を監視する単一のハブがない場合、出張の計画は混沌としてしまいます。
旅程が見えないことに加えて、企業の出張計画は、従来、財務の可視性の欠如という問題を抱えています。
出張者がさまざまな手段で出張費や関連費用を支払っている場合、その時々に会社が本当に出張にいくら使っているのかを知ることは困難です。
経費報告書が処理され、ある月に会社が出張にいくら使ったのかがはっきりするまで、決算が終わってから何週間もかかることがあります。
その時点で、予算が計画よりも多く使われていたとしても、問題を遡及的に解決するためにできることはあまりありません。
その代わりに、翌月の予算を調整する必要がありますが、新しい予算が守られているかどうかを知るために出張費をリアルタイムで追跡する方法はまだ残っています。
出張計画におけるもう1つの課題は、会社の出張規定を無視することが避けられないことです。
規定違反は出張計画者、旅行代理店、および出張管理者をイライラさせますが、多くの場合、意図的ではありません。
出張者が会社の出張規定を守らないのは通常、それが分かりにくい、または従うのが困難であることがその理由です。
出張規程の遵守を促進するには、予約プロセスで規程を前面に押し出し、遵守しやすくしたコーポレート・トラベル・ソリューションを導入します。
最適なコーポレート・トラベル・ソリューションの選択
自社ビジネスに最適なコーポレート・トラベル・ソリューションはどのようにして決定すればよいでしょうか。
法人向けトラベル・ソリューションを選択する際に考慮すべき点は何でしょうか。
結局のところ、貴社に適したトラベル・ソリューションは、いくつかの要因に左右されます。
従業員の数
会社の規模は、サポート体制がどの程度包括的で、サポートにどの程度の費用がかかるかを決定するため、企業のトラベル・ソリューションに影響します
出張者の出張頻度
会社の出張頻度。
年に一度、全社員をリトリートに派遣する会社と、毎週同じ人数の社員を出張させる会社では、ニーズが異なります。
出張頻度によって、トラベルポリシーにどの程度の柔軟性が必要かを判断できます。
会社の出張予算.
出張の量や頻度を考慮し、会社の出張予算によって、どのようなコーポレート・トラベル・プログラムを開発できるかが決まります。
出張費用を抑える必要がある場合は、オンライン予約ツールから始めるとよいでしょう。
外部資金が豊富な場合は、社内に出張管理部門を設置したり、社外に専任の旅行代理店チームを設けたりすることができます。
コーポレート・トラベル・マネージャーの採用など、コーポレート・トラベル・ソリューションには長い導入プロセスが必要なものもあれば、コーポレート・トラベル・ソフトウェアの使用など、数時間でトラベルプログラムを開始できるものもあります。
自社に最適なコーポレート・トラベル・ソリューションを選択するには、関係者がビジネスの現在と将来のトラベル・ニーズについて考えることが必要となります。
しかし、顧客を追ったり、同僚と協力したりする際に、直接会って会議をすることは、人間関係を良くも悪くもするものであり、デジタル時代であっても、出張がビジネスを行う上で不可欠であり続ける理由です。
出張のニーズが高まるにつれて出張費が膨らむことのないよう、質素なポリシーで出張プログラムを開始することが重要です。
では、高すぎる出張費をどのように特定すればよいのでしょうか。 交通費、宿泊費、食費、接待費について考えてみましょう。
あるカテゴリーの支出が、他のカテゴリーを必要以上に上回っていませんか。
妥当な出張予算がわからない場合は、他社の同僚に話を聞き、出張規定を見せてもらうとよいでしょう。 GSAの日当も優れたガイドラインで、全米の出張管理専門家が利用しています。
自社の出張費が多すぎる箇所を特定したら、その費用を削減することに取り組みます。
以下は、企業の出張費を抑えるための方法です。
出張者には、最も安い運賃ではなく、柔軟な運賃の予約を許可します。
ベーシックな経済運賃は前もって最もお得に見えますが、注意深く手続きしてください。
機内持ち込み手荷物の追加料金やフライトの変更ができないため、出張中に会議が延期された場合、出張者は高額な直前運賃で新しいフライトを予約しなければなりません。
直前運賃を支払うと、基本エコノミーと標準エコノミーの運賃の差額や、標準エコノミーを切り替えるために支払う必要がある手数料よりも高額になってしまう可能性もあります。
予約の承認を不要にする。
マネージャーがフライトを承認するまでに、フライトの価格が大幅に上昇している可能性があるため、ビジネス旅行者が予約の承認を見送ることにより、最低航空運賃を確定できるようにする。 航空業界は24時間無料のキャンセルポリシーが標準なので、予約した直後にフライトを変更する必要があっても害はない。
現実的な日当を維持すること。
あなたの資金力のないスタートアップの日当は、上場しているフォーチュン500社のものと似ていますか？
出張の財布の紐を締める必要があるかもしれません。 会社の成長に合わせて日当を調整することはいつでも可能ですが、会社の出張プログラムの初期段階では出張費を控えめにするのが賢明です。
出張者にタクシーの代わりにライドシェアアプリの使用を奨励し、ホテル宿泊の代わりにAirbnbsの予約を許可すれば、厳しい出張予算を最大限に活用できます。
出張コストを抑制するために、出張方針に保守的な支出制限を組み込んでください。
企業出張を計画するためのツールとリソース
では、企業はどのように企業出張を計画し、管理しているのでしょうか。
主なソリューションは、旅行会社、トラベルマネージャー、ソフトウェアの3つがあります。
旅行代理店
旅行代理店とは、従業員の出張のスケジュールをすべて作成してくれる会社です。 旅行代理店は、あなたの旅行者のための一対一のサービスを提供しています。 また、「憧れ」の存在であることは間違いない。
Travel Manager
社内トラベルマネージャーを雇うと、チームが組織的に予算内に収まるようになります。 一人の専任担当者がすべての予約の世話をすることで、あなたの旅行者は常に質問や問題がある場合に連絡する人を知っています。 また、旅行の予約をサポートしていた他の人（オフィスマネージャーやエグゼクティブアシスタントなど）から余分な仕事を奪うことができ、彼らは自分の主な責任に集中することができます。
ソフトウェア
デジタルコーポレートトラベルソリューションを導入すると、出張ガイドラインをカスタマイズしながら、集中オンライン予約ツールで従業員が自分で予約できるようになります。
- Pros: 適切なプログラムは、多くのボックスをチェックします。 誰もが同じソフトウェアを使用することで、従業員が従いやすいガイドラインを設定し、彼らが予約しているものに可視性を得ることができます。 このように、何が費やされているかを正確に把握することで、予算をコントロールし、お金を節約することができます。
- 欠点: 選択すべきソフトウェア ソリューションはたくさんありますが、中には高価で、導入に長い時間がかかるものもあります。
上記のどのソリューションを選んでも、あなたの会社はトラベルポリシーを設定する必要があります。
これは別の日のレッスンですが、あなたはオンラインで他の会社の旅行方針を研究することから始めることができます。
企業の旅行ソリューションにLola.comを選択した場合、プラットフォーム上で作成するプロセスを案内されます。 また、企業トラベルポリシーのテンプレートもオンラインで見つけることができます。
結局のところ、あなたの会社に適したトラベルソリューションは、従業員の数、出張の頻度、予算、プログラムを実施するための時間枠など、多くの要因によって決まります。