Questo è il seguito del post della settimana scorsa sul tema delle riunioni del Change Advisory Board (CAB, o a volte Change Board in breve). Questo post sarà sull’argomento delle riunioni stesse, e si concentrerà su alcune delle insidie e su alcune idee che ho usato.
In primo luogo, la riunione deve avere un presidente o una presidentessa efficace – idealmente il Change Manager. Salvo dover passare almeno qualche ora prima per prepararsi, ed essere chiari su come si desidera gestire le riunioni. Se sei nuovo nel ruolo, chiedi ai colleghi di permetterti di fare un gioco di ruolo prima della tua prima riunione “effettiva”.
Tempistica
Le persone saranno più disposte a partecipare alle riunioni del CAB se sviluppi presto una reputazione di rigoroso rispetto dei tempi. Sii puntuale – se la riunione è per le 10:00, prenota la stanza dalle 9:45 in modo da avere il tempo di far uscire i ritardatari che potrebbero essere ancora lì alle 9:50, dandoti il tempo di essere pronto ad iniziare alle 10:00.
Elabora un’agenda a tempo. Per esempio, se avete 20 Cambiamenti da esaminare e 60 minuti in cui farlo, significa che ogni Cambiamento garantisce 3 minuti. Potete anche usare un sistema di classificazione, dove le modifiche più complesse ottengono 5 minuti, e quelle più semplici o dirette 2 minuti.
Il mio approccio era di avere riunioni di lunghezza variabile, da 1 a 2 ore. Le riunioni di 2 ore avevano una pausa incorporata all’intervallo di 1 ora. Quando venivano fatti gli inviti alla riunione, indicavo la durata (la durata effettiva era determinata dal numero di modifiche in esame). Avevo anche un orologio che portavo nella riunione e mettevo sul tavolo di fronte a me.
La mia sensazione è che nessuna riunione dovrebbe superare le 2 ore. Se per qualche motivo il lavoro non potesse essere concluso entro due ore, mi aggiornerei per un altro giorno.
Minuti
Alcune aziende abitualmente verbalizzano le riunioni del consiglio di amministrazione. Non ne ho mai sentito il bisogno, ma se volete i verbali assicuratevi che ci sia qualcuno la cui unica responsabilità è di prendere e distribuire i verbali – non date per scontato che sia il lavoro del Change Manager (qualcosa che ho visto recentemente in un sito cliente). Il Change Manager avrà abbastanza da fare.
Registrare i risultati
Se vuoi avere qualche possibilità di attenerti alla tua tabella di marcia, abbi risultati semplici per la considerazione del cambiamento: Accettare, Rifiutare, Rinviare. In ogni caso vorrete registrare le note e i commenti dei vostri colleghi (in particolare per quanto riguarda la programmazione). Il rinvio mette semplicemente il cambiamento in un “modello di attesa” per la prossima riunione del CAB.
Alcune aziende usano un documento formale di approvazione. Io ho preferito qualcosa di meno formale – dando ad ogni membro una lista di spunta, con una descrizione del cambiamento, una casella di accettazione/rifiuto/rinvio e un piccolo spazio in cui scrivere commenti.
Partecipazione
È normale e salutare che i membri della riunione del CAB cambino durante la riunione, dato che diversi membri entrano ed escono a seconda delle modifiche in esame (che avrete trasmesso in anticipo).
Se le persone non si alzano per andarsene quando dovrebbero, ricordateglielo con un gentile “grazie per essere venuto, è tutto per te”. Numeri più piccoli, con interesse rilevante, ti aiuteranno a tenere un incontro di successo.
Prima dell’incontro
Invia un riassunto di ciò che verrà discusso, e il tuo programma di cambiamenti da attuare nel prossimo mese (o giù di lì). Non aspettatevi che tutti lo leggano – alcuni presteranno grande attenzione, altri non lo guarderanno fino all’inizio della riunione. Di solito puoi indovinare come sarà per i diversi gruppi, e quindi è qualcosa che puoi tenere in considerazione nelle tue stime di tempo.
Avere stampe di riserva pronte per tutti.
Aderisci all’Agenda
Sei spietato nel guidare la conversazione lontano dal problema caldo di questa settimana verso i punti dell’Agenda.
Dopo la riunione
Invia un breve riassunto dei risultati raggiunti, e stima quando sarà la prossima riunione.