A benyújtás után az R03 kérelem az érintett IC-hez kerül. Rendkívül fontos, hogy a pályázat benyújtásakor körültekintően járjon el. A rossz IC-hez benyújtott pályázatot azonnal elutasítják, ahelyett, hogy újra a megfelelő IC-hez rendelnék.
A pályázat formátuma, hossza és egyéb szervezési esztétikája a programkiírás típusától függően változik. Van azonban valami közös minden pályázatban, például:
Projektcím
A pályázat címét 81 karakterre kell korlátozni, beleértve a szóközöket és az írásjeleket is.
Projektösszefoglaló
A NIH utasítása szerint a projektösszefoglalót legfeljebb 30 sorban kell tartani. Az összefoglalónak röviden meg kell említenie a projekt céljait, jelentőségét, kutatási tervét és a közegészségügyre való alkalmasságát.
Project Narrative
Nem több mint három mondatban, a laikus közönség számára is könnyen érthető nyelven írja le projektjének közegészségügyi jelentőségét.
Budgetinformációs űrlap
A kutatás teljes időtartama nem haladhatja meg a két évet. A közvetlen költségek az integrált kétéves időtartam alatt legfeljebb 100 000 dollárra korlátozódnak. Évente legfeljebb 50.000 dollár közvetlen költséget lehet kérni. A költségvetésben és a költségvetés indoklásában a NIH szabványos formanyomtatványain kell megadni a személyzettel, a készletekkel, a helyi kutatási tevékenységek utazásaival stb. kapcsolatos becsült költségeket. A kutatói fizetésre szánt pénzeszközök támogathatók, de a konferenciákra való utazások és az informatikai berendezések nem számolhatók be.
A több mint egy évig tartó kísérleti tanulmányok esetében minden egyes projektév költségvetését külön-külön kell megadni. A támogatás odaítélésekor a költségvetési kérelmeket külön-külön kell benyújtani minden olyan költségvetési évre (június 1. – május 30.), amely során a kísérleti tanulmányt végzik. A kezdési időponttól függően az egyéves kísérleti tanulmányok két költségvetési év alatt, a kétéves kísérleti tanulmányok pedig három költségvetési év alatt végezhetők.
Specifikus célok
A kutatás céljainak felsorolására, amelyek egy konkrét hipotézishez vezetnek, egy oldal terjedelem áll rendelkezésre. Ne javasoljon több célt, mint amennyi ténylegesen megvalósítható.
Kutatási stratégia
Minden vezető kutató (Principal Investigator, PI) szembesül a pályázat írása során a projekt megvalósíthatóságának tárgyalása és a siker esélyeinek javítása érdekében az oldalszám korlátozásával. Egy R03-as támogatási kérelemben nem férnek el hosszú részletek; ne lépje túl a 6 oldalt ebben a szakaszban, mivel a kutatási projekt korlátozott időtartamú. Ez a szakasz a következő címszavakat tartalmazza:
a) Jelentőség:
Írd le, hogy a projekted hogyan fogja helyreállítani a tudományos ellentmondásokat, és hogyan fognak ezek a fogalmak, módszerek, technológiák vagy szolgáltatások megváltozni, ha a javasolt célok megvalósulnak.
b) Innováció:
Bizonyítsd be, hogy a pályázatod hogyan kérdőjelezi meg és tárja fel a jelenlegi kutatási koncepciók elmozdítását, és mennyire újszerűek a hipotetikus koncepciók, módszerek vagy intézkedések. Ha egy pályázat a szakértői értékelés során alacsony pontszámot kap az innovációra, és nem hivatkozik egyértelmű esetre, hogy előállítsa a hasznosságát, a pályázat valószínűleg nem lesz sikeres. (Holly, Harold & John, 2011)
c) Megközelítés:
Írd le, hogyan fogják a mintaadatokat gyűjteni, ellenőrizni és értelmezni. Beszélje meg a lehetséges problémákat, a választható stratégiákat és a célok eléréséhez elvárt sikerességi méréseket. Ha a kutatás az előrehaladás korai szakaszában van, írjon le minden olyan módszert, amellyel megállapítható a hasznossága, és tárgyalja meg a javasolt munka bármely magas kockázatú kérdésének kezelését.
Határozzon meg minden olyan technikát, körülményt vagy anyagot, amely veszélyes lehet a személyzetre, és az alkalmazandó óvintézkedéseket. Ha tartalmazza az előzetes tanulmányokat/előrehaladási jelentést, említse meg ebben a szakaszban. Az előzetes tanulmányokra azonban nem feltétlenül van szükség. De lássuk be; az előzetes adatokat tényleg tartalmaznia kell, ha azt akarja, hogy a bírálók komolyan vegyék a pályázatot
Biográfiai vázlatok
A főkutatók és vezető mentorok részletes életrajzi adatait tartalmazza, kezdve a képzettségükkel, és nem haladhatja meg az 5 oldalt. Adjon egy személyes nyilatkozatot, amelyben leírja, hogy az Ön tapasztalata és képzettsége miért teszi Önt különösen alkalmassá a projektben betöltött szerepére. Legfeljebb 15 publikációt tartalmazhat.
Fedéllevél
Adjon egy kísérőlevelet, amelyben megemlíti a kutatási pályázatához tartozó konkrét IC-t és bírálóbizottságot.
Függelék
Kizárólag a Függelék meghatározott adatai engedélyezettek. A Függelékben nem lehet publikációkat vagy egyéb adatokat csatolni, kivéve üres kérdőíveket vagy üres felméréseket.
A nem részt vevő IC-k más R03 pályázatokat is kérhetnek a specifikus programkövetelményeknek megfelelő pályázati felhívások (RFA-k) vagy programhirdetések (PA-k) felhasználásával. Az ilyen pénzeszközökről az NIH Guide for Grants and Contracts (NIH Útmutató a támogatásokhoz és szerződésekhez) című kiadványban, valamint az NIH munkatársaival való kapcsolatfelvétel útján lehet tájékozódni. Bizonyos esetekben ezek a hirdetmények megemlíthetnek külön pályázati jellemzőket, felülvizsgálati kritériumokat és beérkezési határidőket.
A potenciális kutatók legfeljebb háromszor nyújthatják be újra támogatási kérelmüket. A nagy hatású, de kisebb hiányosságokkal is rendelkező kísérleti kutatási pályázatokat benyújtó kutatókat a következő benyújtási ciklus kezdete előtt egy egyoldalas módosító levél benyújtására kérik.