Ez a múlt heti, a Változás Tanácsadó Testület (CAB, vagy néha röviden Change Board) értekezleteiről szóló bejegyzés folytatása. Ez a bejegyzés magáról az értekezletekről fog szólni, és néhány buktatóra fog koncentrálni, valamint megvizsgál néhány általam használt ötletet.
Először is, az értekezletnek hatékony elnökre vagy elnökasszonyra van szüksége – ideális esetben a változásmenedzserre. Kivéve, hogy legalább néhány órát kell előzetesen a felkészüléssel tölteni, és tisztában kell lenni azzal, hogyan kívánja kezelni az értekezleteket. Ha új a szerepkörben, kérje meg a kollégáit, hogy az első “tényleges” megbeszélés előtt engedjék meg, hogy szerepjátékot folytasson.
Tempókövetés
Az emberek szívesebben vesznek részt a CAB-értekezleteken, ha már korán hírnevet szerez a szigorú időkövetésről. Legyen pontos – ha a megbeszélés 10:00-ra van kitűzve, foglalja le a termet 9:45-től, hogy legyen ideje kitakarítani a későket, akik esetleg még 9:50-kor is ott lesznek, és legyen ideje felkészülni a 10:00 órai kezdésre.
Munkáljon ki egy időzített napirendet. Ha például 20 Változást kell megvizsgálnia, és erre 60 perc áll rendelkezésére, ez azt jelenti, hogy minden egyes Változásra 3 perc jut. Használhat egy osztályozási rendszert is, ahol a bonyolultabb Változásokra 5 percet, az egyszerűbb vagy egyszerűbb Változásokra pedig 2 percet szánnak.
Az én megközelítésem az volt, hogy változó hosszúságú üléseket tartottam, 1 és 2 óra között. A 2 órás értekezleteken az 1 órás intervallumban volt egy beépített szünet. Az értekezletre való meghíváskor megadtam az időtartamot (a tényleges időtartamot a tárgyalt Változások száma határozta meg). Volt egy órám is, amelyet bevittem az értekezletre, és az előttem lévő asztalra helyeztem.
A saját véleményem az, hogy egyetlen értekezlet sem tarthat 2 óránál tovább. Ha valamilyen oknál fogva a munkát nem lehetett két órán belül befejezni, akkor elnapolom egy másik napra.
Protokollok
Némely vállalatnál rutinszerűen jegyzőkönyvezik a Változtatási Tanács üléseit. Én soha nem éreztem szükségét ennek, de ha mégis jegyzőkönyvet akar, gondoskodjon arról, hogy legyen ott valaki, akinek kizárólagos feladata a jegyzőkönyvek elkészítése és terjesztése – ne feltételezze, hogy ez a változáskezelő feladata (ezt nemrég láttam egy ügyfélnél). A Változásmenedzsernek lesz elég dolga.
Eredmények rögzítése
Ha van esélye arra, hogy tartsa magát az ütemtervéhez, legyen egyszerű eredménye a Változás megfontolásának: Elfogadom, Elutasítom, Elhalasztom. Minden esetben rögzítse a kollégái megjegyzéseit és megjegyzéseit (különösen az ütemezéssel kapcsolatban). A halasztás egyszerűen “várakozó állapotba” helyezi a Változást a következő CAB-ülésig.
Egyes vállalatok hivatalos jóváhagyási dokumentumot használnak. Én inkább valami kevésbé formálisat választottam – minden tagnak adok egy jelölőlistát, amelyen szerepel a Változás leírása, az Elfogadom/elutasítom/elhalasztom jelölőnégyzet és egy kis hely a megjegyzések beírására.
Tagság
Normális és egészséges, ha a CAB-ülés tagsága az ülés során változik, mivel a különböző tagok a tárgyalt Változásoknak megfelelően lépnek be és ki (amelyeket előzetesen ennek megfelelően kell beosztani).
Ha az emberek nem állnak fel, hogy távozzanak, amikor kellene, emlékeztesse őket egy szelíd “köszönöm, hogy eljöttek, ennyi volt” mondattal. A kisebb létszámú, megfelelő érdeklődéssel rendelkező résztvevők segítenek a sikeres megbeszélés lebonyolításában.
A megbeszélés előtt
Küldjön egy összefoglalót arról, hogy miről lesz szó, és küldje el a következő (vagy a következő) hónap során végrehajtandó változtatások előzetes ütemtervét. Ne várd el, hogy mindenki elolvassa – egyesek nagy figyelmet fognak fordítani rá, mások nem fogják megnézni az értekezlet kezdetéig. Általában megtippelheti, hogy a különböző csoportok hogyan fognak viselkedni, és így az időbecslésekbe is beleszámíthat.
Készítsen mindenki számára tartalék nyomtatványokat.
Ragaszkodjon a napirendhez
Kíméletlenül terelje a beszélgetést az e heti aktuális témáról a napirendi pontokra.
A megbeszélés után
Küldjön egy tömör összefoglalót az elért eredményekről, és becsülje meg, hogy mikor lesz a következő megbeszélés.