Tämä on jatkoa viime viikon kirjoitukselle, jossa käsiteltiin muutosneuvottelukunnan (Change Advisory Board, CAB, tai joskus lyhyesti Change Board) kokouksia. Tässä postauksessa käsitellään itse kokouksia, keskitytään joihinkin sudenkuoppiin ja tarkastellaan joitakin käyttämiäni ideoita.
Ensiksikin kokouksella on oltava tehokas puheenjohtaja tai puheenjohtaja – mieluiten muutosjohtaja. Paitsi että on käytettävä vähintään muutama tunti etukäteen valmistautumiseen ja oltava selvillä siitä, miten kokoukset halutaan hoitaa. Jos olet uusi tässä roolissa, pyydä kollegoitasi antamaan sinulle mahdollisuus roolileikkiin ennen ensimmäistä ”varsinaista” kokoustasi.
Aikataulujen noudattaminen
Väki osallistuu halukkaammin CAB-kokouksiin, jos kehität itsellesi jo varhaisessa vaiheessa maineen tiukasta aikataulujen noudattamisesta. Ole täsmällinen – jos kokous on sovittu kello 10:00, varaa huone kello 9:45 alkaen, jotta sinulla on aikaa tyhjentää myöhästyjät, jotka saattavat olla paikalla vielä kello 9:50, ja antaa itsellesi aikaa olla valmiina aloittamaan kello 10:00.
Suunnittele aikataulutettu esityslista. Jos sinulla on esimerkiksi 20 muutosta tutkittavana ja siihen on 60 minuuttia aikaa, se tarkoittaa, että jokainen muutos vaatii 3 minuuttia. Voit myös käyttää luokittelujärjestelmää, jossa monimutkaisemmille muutoksille annetaan 5 minuuttia ja yksinkertaisemmille tai suoraviivaisemmille muutoksille 2 minuuttia.
Minun lähestymistapani oli pitää vaihtelevan pituisia kokouksia, jotka vaihtelivat 1 ja 2 tunnin välillä. 2 tunnin kokouksissa oli sisäänrakennettu tauko 1 tunnin välein. Kun kokoukseen kutsuttiin, ilmoitin kokouksen keston (todellinen kesto määräytyi käsiteltävien muutosten määrän mukaan). Minulla oli myös kello, jonka toin kokoukseen ja asetin edessäni olevalle pöydälle.
Omasta mielestäni mikään kokous ei saisi kestää yli kahta tuntia. Jos työskentelyä ei jostain syystä saataisi päätökseen kahdessa tunnissa, keskeyttäisin kokouksen toiselle päivälle.
Pöytäkirjat
Jotkut yritykset pitävät rutiininomaisesti pöytäkirjaa muutosneuvoston kokouksista. En ole koskaan kokenut tätä tarpeelliseksi, mutta jos haluatte pöytäkirjoja, varmistakaa, että paikalla on joku, jonka yksinomaisena vastuualueena on pöytäkirjojen pitäminen ja jakaminen – älkää olettako, että se on muutosjohtajan tehtävä (olen nähnyt tämän hiljattain eräässä asiakaskohteessa). Muutosjohtajalla on tarpeeksi tekemistä.
Tulosten kirjaaminen
Jos aiot pitää kiinni aikataulustasi, sinulla on oltava yksinkertaiset tulokset muutosharkintaan: Hyväksy, hylkää, lykkää. Kussakin tapauksessa kannattaa kirjata muistiinpanot ja kollegoiden kommentit (erityisesti aikataulujen osalta). Lykkääminen yksinkertaisesti siirtää muutoksen ”odottamaan” seuraavaa CAB-kokousta.
Jotkut yritykset käyttävät virallista hyväksymisasiakirjaa. Minulla on ollut tapana käyttää jotain vähemmän muodollista – annan jokaiselle jäsenelle rastilistan, jossa on kuvaus muutoksesta, hyväksymis-/hylkäämis-/hylkäys-/hylkäysruutu ja pieni tila, johon voi kirjoittaa kommentteja.
Jäsenistö
On normaalia ja tervettä, että CAB-kokouksen jäsenistö muuttuu kokouksen aikana, kun eri jäsenet tulevat ja menevät sisään ja ulos käsiteltävänä olevien muutosten mukaan (jotka olisi pitänyt kirjata etukäteen).
Jos ihmiset eivät nouse ylös poistuakseen, kun heidän pitäisi, muistuta heitä lempeästi sanomalla ”kiitos, että tulitte, siinä kaikki”. Pienemmät ryhmät, joilla on asiaankuuluvaa kiinnostusta, auttavat sinua pitämään onnistuneen kokouksen.
Voit pitää kokouksen ennen kokousta
Lähetä yhteenveto siitä, mistä keskustellaan, ja etukäteisaikataulusi muutoksista, jotka on määrä toteuttaa seuraavan kuukauden (tai noin kuukauden) aikana. Älä odota, että kaikki lukevat sen – jotkut kiinnittävät siihen suurta huomiota, toiset taas katsovat sitä vasta kokouksen alkaessa. Voit yleensä arvailla, miten eri ryhmät suhtautuvat siihen, joten voit ottaa sen huomioon aika-arviossasi.
Varaa kaikille varatulosteet valmiiksi.
Pidä kiinni esityslistasta
Ohjaa keskustelua häikäilemättömästi pois tämän viikon polttavasta aiheesta esityslistan kohtiin.
Kokouksen jälkeen
Lähetä lyhyt yhteenveto saavutetuista tuloksista ja arvioi, milloin seuraava kokous pidetään.