Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten ist, ist Ihr Reiseprozess wahrscheinlich unorganisiert und kompliziert.
Keine Angst! Es gibt verschiedene Lösungen für Geschäftsreisen, die Ihnen dabei helfen können, einen besser organisierten und produktiveren Prozess zu schaffen.
Hier sind einige Informationen, die Ihnen bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Lösung helfen.
Herausforderungen bei der Planung von Geschäftsreisen
Die Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen ist schwierig.
Bei so vielen Personen, die versuchen, Reisen über eine Vielzahl von Websites (Websites von Fluggesellschaften, Reiseveranstaltern, Hotels, Autovermietungen usw.) im selben Unternehmen zu buchen, ist es kein Wunder, dass Desorganisation eine der häufigsten Herausforderungen bei der Planung von Geschäftsreisen ist.
Wenn Geschäftsreisende sich selbst überlassen sind und es keine zentrale Stelle gibt, von der aus die Reiserouten des Unternehmens überwacht werden können, kann die Planung von Geschäftsreisen chaotisch sein.
Abgesehen von der mangelnden Übersicht über die Reiserouten leidet die Planung von Geschäftsreisen traditionell unter einem Mangel an finanzieller Transparenz. Es ist schwierig zu wissen, wie viel das Unternehmen wirklich für Reisen ausgibt, wenn die Reisenden die Reise und die damit verbundenen Ausgaben auf unterschiedliche Weise bezahlen.
Einige Geschäftsreisende haben Zugang zu Firmenkarten und können von Anfang an alles auf Kosten des Unternehmens bezahlen, während andere aus eigener Tasche zahlen und Erstattungen beantragen müssen.
Es kann Wochen dauern, bis die Spesenabrechnungen bearbeitet sind und sich der Nebel lichtet, wie viel das Unternehmen in einem bestimmten Monat für Reisen ausgegeben hat.
Wenn zu diesem Zeitpunkt mehr vom Budget ausgegeben wurde als geplant, kann nicht viel getan werden, um das Problem rückwirkend zu beheben.
Stattdessen muss das Budget für den folgenden Monat angepasst werden, aber es gibt immer noch keine Möglichkeit, die Reiseausgaben in Echtzeit zu verfolgen, um zu wissen, ob das neue Budget eingehalten wird.
Eine weitere Herausforderung bei der Planung von Geschäftsreisen ist die unvermeidliche Missachtung der Reiserichtlinien des Unternehmens.
Regelverstöße frustrieren zwar Geschäftsreiseplaner, Reisebüros und Travel Manager, sind aber meist nicht beabsichtigt.
Geschäftsreisende missachten die Reiserichtlinien des Unternehmens in der Regel, weil sie verwirrend zu verstehen oder schwer zu befolgen sind.
Sie können die Einhaltung der Reiserichtlinien erleichtern, indem Sie eine Geschäftsreiselösung implementieren, die die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien erleichtert, indem sie diese während des Buchungsvorgangs in den Vordergrund stellt.
Auswahl der besten Geschäftsreiselösungen
Wie können Sie die beste Geschäftsreiselösung für Ihr Unternehmen ermitteln?
Leider gibt es keine Einheitslösung für alle. Was heute für Ihr Unternehmen funktioniert, hat vor fünf Jahren vielleicht noch nicht funktioniert und wird in fünf Jahren vielleicht nicht mehr Ihren Reisebedürfnissen entsprechen.
Was sollten Sie bei der Auswahl einer Geschäftsreiselösung beachten?
Endlich hängt die richtige Reiselösung für Ihr Unternehmen von mehreren Faktoren ab:
Die Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Die Unternehmensgröße beeinflusst Ihre Geschäftsreiselösung, da sie bestimmt, wie umfassend Ihr Supportsystem sein muss und wie viel der Support Sie kosten wird.
Wie oft die Geschäftsreisenden Ihres Unternehmens reisen.
Ein Unternehmen, das alle seine Mitarbeiter einmal im Jahr zu einer Klausurtagung schickt, hat andere Bedürfnisse als ein Unternehmen, das die gleiche Anzahl von Mitarbeitern jede Woche auf Geschäftsreise schickt.
Die Häufigkeit der Reisen kann dazu beitragen, zu bestimmen, wie viel Flexibilität Sie in Ihrer Reiserichtlinie benötigen.
Das Reisebudget Ihres Unternehmens.
In Verbindung mit dem Reisevolumen und der Reisehäufigkeit bestimmt das Reisebudget Ihres Unternehmens, welche Art von Geschäftsreiseprogramm Sie entwickeln können.
Wenn Sie die Reisekosten niedrig halten müssen, können Sie mit einem Online-Buchungstool beginnen.
Wenn Sie viel Geld zur Verfügung haben, können Sie sich vielleicht eine interne Abteilung für Reisemanagement oder ein Team engagierter externer Reisebüros leisten.
Der Zeitrahmen, den Sie für die Umsetzung Ihres Reiseprogramms haben.
Einige Geschäftsreiselösungen, wie die Einstellung eines Geschäftsreisemanagers, haben einen langen Einführungsprozess, während andere Lösungen, wie die Verwendung einer Geschäftsreisesoftware, Ihr Reiseprogramm innerhalb weniger Stunden zum Laufen bringen können.
Die Auswahl der besten Geschäftsreiselösung für Ihr Unternehmen ist ein Prozess, der von den Beteiligten verlangt, dass sie über den aktuellen und zukünftigen Reisebedarf des Unternehmens nachdenken.
Wie Sie die Kosten für Geschäftsreisen niedrig halten können
Geschäftsreisen sind nicht billig.
Ein persönliches Treffen bei der Kundenakquise oder bei der Zusammenarbeit mit Kollegen kann jedoch über Erfolg oder Misserfolg einer Geschäftsbeziehung entscheiden. Deshalb sind Reisen auch im digitalen Zeitalter nach wie vor eine unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung von Geschäften.
Selbst wenn sich Ihr Unternehmen in der Anfangsphase befindet und sein Reiseprogramm gerade erst einführt, kann Ihr Unternehmen – und sein Geschäftsreisebedarf – schnell wachsen.
Es ist wichtig, ein Reiseprogramm mit sparsamen Richtlinien zu starten, um sicherzustellen, dass die Reiseausgaben nicht aus dem Ruder laufen, wenn der Geschäftsreisebedarf des Unternehmens steigt.
Wie können Sie also zu hohe Geschäftsreisekosten identifizieren?
Beginnen Sie mit einer Überprüfung der aktuellen Reiseausgaben Ihres Unternehmens. Denken Sie an Transport, Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltung.
Überwiegen die Ausgaben in einer Kategorie unangemessen stark?
Wenn Sie nicht wissen, was als angemessenes Reisebudget gilt, sprechen Sie mit Kollegen in anderen Unternehmen und fragen Sie nach deren Reiserichtlinien. Die Tagessätze der GSA sind ebenfalls ein guter Anhaltspunkt und werden von Reisemanagement-Experten im ganzen Land verwendet.
Wenn Sie herausgefunden haben, wo Ihr Unternehmen zu viel für Reisen ausgibt, können Sie daran arbeiten, diese Ausgaben zu reduzieren.
Hier sind einige Möglichkeiten, die Kosten für Geschäftsreisen niedrig zu halten:
Erlauben Sie Geschäftsreisenden, flexible Tarife anstelle der billigsten Tarife zu buchen.
Basistarife der Economy-Klasse scheinen auf den ersten Blick am günstigsten zu sein, aber seien Sie vorsichtig.
Zusätzliche Gebühren für Handgepäck und die Unmöglichkeit, einen Flug umzubuchen, bedeuten, dass Ihre Reisenden neue Flüge zu teuren Last-Minute-Tarifen buchen müssen, wenn eine Besprechung unterwegs verschoben wird.
Die Kosten für einen Last-Minute-Flug sind höher als die Differenz zwischen dem Basic-Economy- und dem Standard-Economy-Tarif und den Umbuchungsgebühren, die Sie möglicherweise für einen Standard-Economy-Flug zahlen müssen.
Entfernen Sie die Buchungsgenehmigungen.
Helfen Sie Geschäftsreisenden, die niedrigsten Flugpreise zu sichern, indem Sie ihnen erlauben, auf die Genehmigung des Managers zu verzichten, um zu buchen.
Bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein Manager einen Flug genehmigt, kann der Preis des Fluges dramatisch angestiegen sein. In der Luftfahrtindustrie gibt es standardmäßig eine 24-stündige kostenlose Stornierungspolitik, so dass es nicht schadet, wenn ein Flug direkt nach der Buchung geändert werden muss.
Behalten Sie realistische Tagegelder bei.
Gleichen die Tagegelder Ihres unfinanzierten Start-ups denen eines börsennotierten Fortune-500-Unternehmens?
Sie müssen bei Geschäftsreisen möglicherweise den Geldbeutel enger schnüren.
Starten Sie mit den GSA-Tagessätzen. Zwar können Sie die Tagespauschalen jederzeit anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst, doch ist es ratsam, in der Anfangsphase des Reiseprogramms Ihres Unternehmens konservativ mit den Ausgaben für Geschäftsreisen umzugehen.
Sie können ein knappes Reisebudget maximieren, indem Sie Geschäftsreisende ermutigen, Mitfahr-Apps statt Taxis zu nutzen und ihnen erlauben, Airbnbs statt Hotelübernachtungen zu buchen.
Bauen Sie konservative Ausgabenlimits in Ihre Reiserichtlinien ein, um die Reisekosten niedrig zu halten.
Werkzeuge und Ressourcen für die Planung von Geschäftsreisen
Wie also planen und verwalten Unternehmen ihre Geschäftsreisen?
Es gibt drei Hauptlösungen: Reisebüro, Travel Manager und Software.
Wie bereits erwähnt, gibt es keine Einheitslösung für das Geschäftsreisemanagement. Wählen Sie also die Lösung, die für Ihr Unternehmen in seiner jetzigen Situation am besten geeignet ist, berücksichtigen Sie aber auch sein künftiges Wachstum.
Reisebüro
Wenn Sie mit einem Reisebüro zusammenarbeiten, werden alle Geschäftsreisen für Ihre Mitarbeiter geplant.
- Vorteile: Reisebüros bieten einen persönlichen Service für Ihre Reisenden. Außerdem verfügen sie über hervorragende Branchenkenntnisse und können Ihnen helfen, gute Angebote für Flüge und Hotels zu bekommen.
- Nachteile: Die meisten Reisebüros berechnen Ihnen eine monatliche Gebühr für die Inanspruchnahme ihrer Dienste sowie eine zusätzliche Gebühr, wenn Ihre Mitarbeiter einen Flug oder ein Hotel buchen müssen. Die Agenturen arbeiten in der Regel zu normalen Geschäftszeiten. Wenn Sie also samstags um 3 Uhr nachts Hilfe brauchen, kann es schwierig sein, jemanden zu erreichen.
Reisemanager
Die Einstellung eines internen Reisemanagers kann Ihrem Team helfen, organisiert zu bleiben und das Budget einzuhalten.
- Vorteile: Wenn sich eine einzige Person um alle Ihre Buchungen kümmert, wissen Ihre Reisenden immer, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Außerdem entlastet es alle anderen Personen, die bei der Buchung von Reisen behilflich waren (z. B. Büroleiter oder Assistenten der Geschäftsleitung), so dass sie sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren können.
- Nachteile: Laut Salary.com liegt das Durchschnittsgehalt eines Travel Managers bei etwa 90.000 Dollar pro Jahr, was ein stolzer Preis ist. Und wenn die Zahl der Reisenden stark ansteigt, braucht Ihr Unternehmen irgendwann mehr als eine Person, die sich um seine Reisebedürfnisse kümmert.
Software
Die Einführung einer digitalen Firmenreiselösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Reiserichtlinien anzupassen, während Ihre Mitarbeiter über ein zentrales Online-Buchungstool selbst buchen können.
- Vorteile: Das richtige Programm erfüllt viele Kriterien. Wenn alle Mitarbeiter dieselbe Software verwenden, können Sie Richtlinien festlegen, die für die Mitarbeiter leicht zu befolgen sind, und Sie erhalten einen Überblick über die Buchungen, die sie vornehmen. Auf diese Weise wissen Sie genau, was ausgegeben wird, können Ihr Budget kontrollieren und Geld sparen.
- Nachteile: Es gibt viele Softwarelösungen zur Auswahl, von denen einige kostspielig sind und einen langen Einführungsprozess haben. Wenn Sie auf der Suche nach einer erschwinglichen, schnellen Lösung sind, sollten Sie sich für ein einfaches, benutzerfreundliches Tool entscheiden, das Ihr Budget nicht sprengt.
Unabhängig davon, für welche der oben genannten Lösungen Sie sich entscheiden, muss Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie festlegen.
Das ist zwar eine Lektion für einen anderen Tag, aber Sie können damit beginnen, die Reiserichtlinien anderer Unternehmen online zu recherchieren.
Wenn Sie sich für Lola.com als Lösung für Ihre Geschäftsreisen entscheiden, werden Sie durch den Prozess der Erstellung einer Richtlinie auf der Plattform geführt. Sie können auch Vorlagen für Firmenreiserichtlinien online finden.
Die richtige Reiselösung für Ihr Unternehmen hängt von vielen Faktoren ab: der Anzahl der Mitarbeiter, der Häufigkeit ihrer Reisen, Ihrem Budget und dem Zeitrahmen, den Sie für die Umsetzung des Programms zur Verfügung haben.