Hvis din virksomhed er som de fleste andre, er din rejseproces sandsynligvis uorganiseret og kompliceret.
Fygt ej! Der findes flere løsninger til virksomhedsrejser, som kan hjælpe dig med at skabe en mere organiseret og produktiv proces.
Her er nogle oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den rigtige løsning for din virksomhed.
Udfordringer ved planlægning af firmarejser
Planlægning og styring af forretningsrejser er vanskeligt.
Med så mange mennesker, der forsøger at bestille rejser ved hjælp af et væld af websteder (flyselskabssider, rejsebookingssider, hotelsider, biludlejningssider osv.) i den samme virksomhed, er det ikke underligt, at uorganisering er en af de mest almindelige udfordringer ved planlægning af firmarejser.
Når forretningsrejsende er overladt til sig selv, og der ikke er et enkelt knudepunkt, hvorfra man kan overvåge virksomhedens rejseplaner, kan planlægningen af forretningsrejser være kaotisk.
Ud over manglende synlighed i rejseplanerne lider planlægningen af forretningsrejser traditionelt af manglende økonomisk synlighed. Det er svært at vide, hvor meget virksomheden reelt bruger på rejser på et givet tidspunkt, når de rejsende betaler for rejser og relaterede udgifter på forskellige måder.
Nogle forretningsrejsende har adgang til virksomhedskort og kan betale for alt på virksomhedens regning fra starten, mens andre må betale af egen lomme og anmode om refusioner.
Det kan tage uger, efter at regnskaberne er lukket, før udgiftsrapporterne er blevet behandlet, og før tågen er klar over, hvor meget virksomheden har brugt på rejser i en given måned.
Hvis der på det tidspunkt er blevet brugt mere af budgettet end planlagt, er der ikke meget, der kan gøres for at løse problemet med tilbagevirkende kraft.
I stedet skal budgettet for den følgende måned justeres, men der er stadig ingen måde at spore rejseudgifterne i realtid for at vide, om det nye budget bliver overholdt.
En anden udfordring i forbindelse med planlægning af forretningsrejser er den uundgåelige tilsidesættelse af virksomhedens rejsepolitik.
Selv om regelbrud frustrerer virksomhedens rejseplanlæggere, rejsebureauer og rejseledere, er det oftest ikke med vilje.
Erhvervsrejsende adlyder normalt ikke virksomhedens rejsepolitik, fordi den er forvirrende at forstå eller svær at følge.
Du kan lette overholdelsen af rejsepolitikken ved at implementere en firmarejseløsning, der gør virksomhedens politik let at følge ved at sætte den i centrum under bookingprocessen.
Valg af de bedste firmarejseløsninger
Hvordan kan du bestemme den bedste firmarejseløsning for din virksomhed?
Der findes desværre ikke en standardløsning, som passer til alle. Det, der fungerer for din virksomhed nu, fungerede måske ikke for fem år siden, og det passer måske ikke til dine rejsebehov om fem år.
Hvad skal du overveje, når du vælger en rejseløsning for virksomheder?
I sidste ende afhænger den rigtige rejseløsning for din virksomhed af flere faktorer:
Hvor mange medarbejdere din virksomhed har.
Firksomhedens størrelse påvirker din rejseløsning til virksomheder, fordi den afgør, hvor omfattende dit supportsystem skal være, og hvor meget supporten vil koste dig.
Hvor ofte din virksomheds forretningsrejsende rejser.
En virksomhed, der sender alle sine medarbejdere på retræte en gang om året, vil have andre behov end en virksomhed, der sender det samme antal medarbejdere på forretningsrejse hver uge.
Rejsehyppigheden kan være med til at bestemme, hvor stor fleksibilitet du har brug for i din rejsepolitik.
Din virksomheds rejsebudget.
I forbindelse med rejsemængden og -frekvensen er din virksomheds rejsebudget afgørende for, hvilken form for program for firmarejser du kan udvikle.
Hvis du har brug for at holde rejseomkostningerne nede, kan du starte med et online bookingværktøj.
Hvis du har mange eksterne midler, har du måske råd til en intern rejseadministrationsafdeling eller et team af dedikerede eksterne rejsebureauer.
Den tidsramme, du har til at implementere dit rejseprogram.
Nogle løsninger til erhvervsrejser, som f.eks. at ansætte en rejseleder, har en lang onboarding-proces, mens andre løsninger, som f.eks. at bruge software til erhvervsrejser, kan få dit rejseprogram i gang på få timer
Valg af den bedste løsning til erhvervsrejser for din virksomhed er en proces, der kræver, at interessenterne tænker over virksomhedens nuværende og fremtidige rejsebehov.
Sådan holder du omkostningerne til erhvervsrejser nede
Erhvervsrejser er ikke billige.
Midlertid kan det at holde et personligt møde, mens man forfølger kunder eller samarbejder med kolleger, gøre eller ødelægge et forhold, hvilket er grunden til, at rejser fortsat er en ufravigelig forudsætning for at drive forretning, selv i den digitale tidsalder.
Selv om din virksomhed er i opstartsfasen og lige er ved at lancere sit rejseprogram, kan din organisation – og dens behov for forretningsrejser – hurtigt skalere.
Det er vigtigt at starte et rejseprogram med sparsomme politikker for at sikre, at rejseudgifterne ikke løber løbsk, efterhånden som virksomhedens behov for forretningsrejser stiger.
Så hvordan kan du identificere forretningsrejseomkostninger, der er for høje?
Start med at revidere din virksomheds nuværende rejseudgifter. Tænk på transport, indkvartering, måltider og underholdning.
Har udgifterne i én kategori en urimelig stor betydning for resten?
Hvis du ikke ved, hvad der betragtes som et rimeligt rejsebudget, kan du tale med kolleger i andre virksomheder og bede om at se deres rejsepolitik. GSA’s dagpengesatser er også glimrende retningslinjer og bruges af rejseledelseseksperter over hele landet.
Når du har identificeret, hvor din virksomhed bruger for meget på rejser, kan du arbejde på at reducere disse udgifter.
Her er nogle måder at holde virksomhedens rejseomkostninger nede på:
Giv forretningsrejsende mulighed for at booke fleksible priser i stedet for de billigste priser.
Basic economy-priser virker på forhånd mest overkommelige, men fortsæt med forsigtighed.
Ekstra gebyrer for håndbagage og den manglende mulighed for at ændre et fly betyder, at dine rejsende bliver nødt til at bestille nye flybilletter til dyre last minute-priser, hvis et møde bliver udskudt, mens de er på farten.
Afgifter for en last minute-flyvning vil koste mere end forskellen mellem en basis economy-pris og en standard economy-pris og eventuelle ændringsgebyrer, som du muligvis skal betale for at ændre din standard economy-flyvning.
Fjern bookinggodkendelser.
Hjælpe forretningsrejsende med at sikre sig de laveste flypriser ved at lade dem undlade at få chefernes godkendelse til at booke.
Hvornår en chef godkender en flyrejse, kan prisen på flyrejsen være steget dramatisk. Flyselskaberne har en standardpolitik om 24 timers gratis afbestilling, så der er ingen skade sket, hvis en flyrejse skal ændres lige efter, at den er blevet booket.
Hold realistiske dagpenge.
Ligner din ufinansierede startup-virksomheds dagpengetillæg dem, der gælder for en børsnoteret Fortune 500-virksomhed?
Du er måske nødt til at stramme snorene på forretningsrejser.
Start med at følge GSA’s dagpengesatser. Selv om du altid kan justere de daglige udgiftsgrænser, efterhånden som din virksomhed vokser, er det klogt at være forsigtig med udgifter til forretningsrejser i de tidlige faser af virksomhedens rejseprogram.
Du kan maksimere et stramt rejsebudget ved at opfordre forretningsrejsende til at bruge apps til samkørsel i stedet for taxaer og give dem mulighed for at booke Airbnbs i stedet for hotelophold.
Indarbejd konservative udgiftsgrænser i din rejsepolitik for at holde rejseomkostningerne nede.
Værktøjer og ressourcer til planlægning af firmarejser
Så hvordan planlægger og administrerer virksomheder deres firmarejser?
Der er tre hovedløsninger: rejsebureau, travel manager og software.
Som vi nævnte, er der ikke én størrelse, der passer til alle, når det kommer til styring af firmarejser, så vælg den ressource, der fungerer bedst for din virksomhed i dens nuværende tilstand, men overvej også dens fremtidige vækst.
Rejsebureau
Arbejde med et rejsebureau betyder, at de vil planlægge alle forretningsrejser for dine medarbejdere.
- Fordele: Rejsebureauer giver en-til-en service til dine rejsende. Desuden har de også stor viden om branchen, så de kan hjælpe dig med at få gode tilbud på fly og hoteller.
- Ulemper: De fleste rejsebureauer opkræver dig pr. måned for at bruge deres tjenester, plus et ekstra gebyr, hver gang dine medarbejdere skal foretage en fly- eller hotelændring. Bureauerne arbejder normalt inden for normale åbningstider, så hvis du har brug for hjælp kl. 3 om natten en lørdag, kan det være svært at komme i kontakt med nogen.
Rejseleder
Hjælp en intern rejseleder kan hjælpe dit team med at holde sig organiseret og overholde budgettet.
- Fordele: Med én dedikeret person, der tager sig af alle dine bookinger, vil dine rejsende altid vide, hvem de skal kontakte med spørgsmål eller problemer. Det vil også tage ekstra arbejde væk fra alle andre, der hjalp med at booke rejser (som en kontorchef eller en ledelsesassistent), så de kan fokusere på deres hovedansvar.
- Ulemper: Ifølge Salary.com er gennemsnitslønnen for en travel manager omkring 90.000 dollars om året, hvilket er et heftigt prisskilt. Plus, hvis antallet af personer, der rejser, vokser meget, vil din virksomhed i sidste ende få brug for mere end én person til at håndtere sine rejsebehov.
Software
Indførelsen af en digital rejseløsning til virksomheder vil gøre det muligt for dig at tilpasse dine retningslinjer for rejser, samtidig med at dine medarbejdere kan booke for sig selv via et centraliseret online bookingværktøj.
- Fordele: Det rigtige program vil afkrydse en masse kasser. Når alle bruger den samme software, kan du fastsætte retningslinjer, der er nemme for medarbejderne at følge, og få overblik over, hvad de booker. På den måde ved du præcis, hvad der bliver brugt, så du kan kontrollere dit budget og spare penge.
- Ulemper: Der er mange softwareløsninger at vælge imellem, hvoraf nogle er dyre og har en lang on-boarding-proces. Hvis du leder efter en overkommelig, hurtig løsning, skal du sørge for at vælge et simpelt, brugervenligt værktøj, der ikke sprænger dit budget.
Og uanset hvilken af de ovennævnte løsninger du vælger, skal din virksomhed fastlægge en rejsepolitik.
Mens det er en lektion til en anden dag, kan du starte med at undersøge andre virksomheders rejsepolitikker online.
Hvis du vælger Lola.com som din løsning til forretningsrejser, vil du blive guidet gennem processen med at lave en på platformen. Du kan også finde skabeloner til virksomhedens rejsepolitik online.
I sidste ende afhænger den rigtige rejseløsning for din virksomhed af mange faktorer: antallet af medarbejdere, hvor ofte de rejser, dit budget og den tidsramme, du har til at implementere programmet.