Budgettering

Budgettering for virksomheder spiller en afgørende rolle i ledelseskontrolsystemet. Den giver en kort forståelse af, hvad budgetter er, hvad er budgettering, og dens forskellige metoder, dvs. nulbaseret, inkrementel, traditionel og aktivitetsbaseret.

Hvor vi forstår de forskellige typer af budgetteringsmetoder, lad os kende betydningen af budgettet.

Hvad er et budget?

Et budget er en skriftlig fremskrivning af en bestemt afdelings økonomiske resultater, et specifikt projekt, en forretningsenhed eller en organisation for den pågældende periode. Normalt er budgetter for virksomheder eller afdelinger oprettet for en regnskabsperiode, dvs. for et år. Perioden kan dog være kortere eller længere end et år. Der er fuld fleksibilitet, da metoden forbliver den samme, og virksomheden kan lave eller planlægge et budget for den periode, de ønsker.

Der findes forskellige typer budgetter og dermed budgetteringsmetoder.

Hvad er budgettering?

Primært kaldes den aktivitet, der består i at udarbejde et budget, for budgettering. I mange organisationer er det en separat afdeling, der kun tager sig af udarbejdelsen og gennemførelsen af budgetter.

Budgetteringens betydning

I forretningsverdenen kan vi ikke tillade os at overvurdere betydningen af et budget. I alle faser af beslutningstagning, planlægning og koordinering er budgetter eller planer de essentielle redskaber til ledelseskontrol.

Det giver en retning for hele organisationen internt, hvor den skal køre og nå hen på den ene side, og vil hjælpe ledelsen med at kommunikere og vejlede teamet med fuld klarhed. På den anden side er dette dokument også nyttigt for omverdenen. Det viser, hvad virksomheden forsøger at opnå, og om vejen og retningen er den rigtige eller har en fejl. Om målsætningen og målene er i overensstemmelse med markedsrealiteterne. Om budgettet kun er en drøm på papiret, eller om det har en klar og veldefineret handlingsplan for at nå disse drømme.

Budgetovervågning og kursrettelse

Det er ikke nok at udarbejde veldefinerede budgetter. Det er også nødvendigt at overvåge virksomhedens fremskridt løbende og sammenligne dem med budgetterne. Sammenligningen af de budgetterede resultater med de faktiske resultater kaster lys og angiver:

• om virksomheden præsterer som planlagt,
• om organisationen er på rette vej, og hvilke chancer der er for at nå budgetterne.
• hvilke områder der ikke oplever den ønskede trækkraft, og hvad der skal til for at få trækkraft.
• hvis der et eller andet sted går noget galt, som kræver øjeblikkelig opmærksomhed, eller der er behov for en anden strategi for at inddæmme det forkerte,
• det vil hjælpe organisationen med at foretage midtvejs kursrettelser, så afvigelser minimeres. Forventningen eller præstationen kan omfordeles mellem afdelingerne. Det kan hjælpe organisationen til at nå de budgetterede mål stadig, at foretage interne justeringer.

Sigtet med denne artikel er også at fremhæve forskellige budgetteringsmetoder og procedurer.

Typer af budgetteringsmetoder/teknikker

Typer af budgetter

Som følge af virksomhedens krav er der forskellige typer af budgetter lavet og planlagt. Lad os først tale om de mest populære typer af budgetter, som er:

1. Årligt driftsbudget
2. Rullende budgetter
3. Performancebudget
4. Masterbudget
5. Masterbudget
6. Driftsbudget
7. Programbudget
8. Finansielt budget

Budgetteringsmetoder/teknikker

Mest, budgetudarbejdelse følger oftest en af disse metoder. Nedenfor er listet de mest populære typer af metoder til budgettering af virksomheder.

1. Traditionel
2. Inkrementel
3. Zero-baseret
4. Aktivitetsbaseret

Hvad er traditionel budgetteringsmetode?

Traditionel budgettering er en budgetlægningsmetode, hvor sidste års budget betragtes som grundlag. Det aktuelle års budget udarbejdes ved at foretage ændringer i det foregående års budget ved at justere udgifterne på baggrund af inflationsraten, forbrugernes efterspørgsel, markedssituationen osv. Grundlaget for udarbejdelsen af det aktuelle års budget er sidste års indtægter og omkostninger. Det er kun de poster i de traditionelle budgetter, der skal begrundes, og som ligger ud over sidste års budget, der skal begrundes. Denne teknik er let at udarbejde og gennemføre, bortset fra en vis grad af stivhed, da budgetter, når de først er udarbejdet, ikke kan ændres.

For at få en detaljeret forståelse af metoden og dens fordele og ulemper kan du besøge – Traditionel budgettering.

Hvad er inkrementel budgetteringsmetode?

Inkrementel budgettering er en metode, hvor lederne udarbejder det indeværende års budget ved at foretage ændringer i det forgangne års budget. Ændringerne er i form af tilføjelse eller reduktion af udgifter i forhold til sidste års budget. Ved inkrementel budgettering er udgangspunktet for udarbejdelsen af et budget den foregående periodes budget. Denne budgetteringsteknik prioriterer ikke de vitale aktiviteter i en virksomhed. Vi justerer blot sidste års budget under hensyntagen til inflationsfaktoren. Dette er en hurtig og nem metode til udarbejdelse af budgetter.

For en detaljeret forståelse af fordele og ulemper besøg – Inkrementel budgettering,

Hvad er nulbaseret budgetteringsmetode?

Zerobaseret budgetteringsmetode er almindeligt anvendt af mange organisationer. I ZBB begynder udarbejdelsen af budgettet for det indeværende år fra bunden uden at tage hensyn til budgettet for det foregående år. For hver regnskabsperiode udarbejdes et nyt budget med udgangspunkt i nul, og de ressourcer, der tildeles de enkelte afdelinger, begrundes i henhold til udgifterne i den pågældende periode. Rangeringen for tildeling af ressourcer sker på grundlag af prioriteringen af alle virksomhedens aktiviteter. Selv om denne metode er tidskrævende, giver den præcise resultater.

For at få en detaljeret forståelse af metoden og dens fordele og ulemper besøg – Zero Based Budgeting

Hvad er Activity Based Budgeting Method?

Activity Based Budgeting er en metode, hvor output eller budgetmålene eller aktiviteten besluttes først. Med andre ord antager ledelsen her en top-down tilgang. Efter at aktiviteterne er defineret og fastlagt, analyseres det, hvilke omkostningsdrivere der er nødvendige for at gennemføre den pågældende aktivitet, det pågældende mål eller output. Og derefter udarbejdes et budget efter at have overvejet alle disse omkostningsdrivere.

Det tager ikke hensyn til sidste års budget eller udgifter. Denne metode foretager en dybdegående analyse af alle de aktiviteter, der medfører omkostninger. Resultatet af undersøgelsen bestemmer tildelingen af ressourcer til en aktivitet. Denne metode afstemmer forretningsaktiviteterne med forretningsmålene. Den bidrager til at øge effektiviteten og rentabiliteten i en virksomhed.

For at få en detaljeret forståelse af metoden og dens fordele og ulemper besøg – Activity Based Budgeting

Valg af budgetteringsmetode

Alle ovennævnte budgetteringsmetoder eller -teknikker er relevante og egnede til alle former for virksomheder og kan anvendes af alle. Men for at få det maksimale udbytte af hele budgetteringsprocessen skal en virksomhed sammenligne og omhyggeligt vælge, hvilken budgetteringsteknik der vil være mest egnet eller passe lige ind i organisationen.

Faktorer, der er ansvarlige

Beslutningen om at vælge en bestemt metode afhænger af forskellige faktorer som

• virksomhedens størrelse,
• virksomhedens driftsområde,
• virksomhedens fokus,
• konkurrence i branchen,
• markedssituation,
• kompleksitet og
• tilgængelighed af data til fremskrivninger osv.

For eksempel har virksomheder med hård konkurrence en tendens til at gå efter nulbaseret og aktivitetsbaseret budgettering. ZBB begrunder og forklarer hver enkelt omkostningspost. På samme måde er alle forretningsfunktioner i en aktivitetsbaseret metode på linje med forretningsmålene. Det fører til eliminering af alle spild af aktiviteter, hvilket resulterer i omkostningsbesparelser. Så ZBB og aktivitetsbaseret budgettering er de bedste valg til at reducere produktionsomkostningerne og overleve i konkurrencen.

På den anden side kan inkrementelle og traditionelle budgetteringsmetoder anvendes, hvor der er begrænsede udsving i markedsprisen, forbrugernes efterspørgsel osv. Da disse budgetteringsmetoder tager udgangspunkt i det foregående års budget og kun foretager inkrementelle ændringer som f.eks. en justering for inflationsraten, forbrugernes efterspørgsel, markedssituationen osv. kan denne metode være mest velegnet til den organisation, der ikke er meget påvirket af ændringer i miljøet. Ingen væsentlige interne eller eksterne ændringer forventes eller kan påvirke virksomheden.

Samme måde, store organisationer vælger generelt ikke nulbaseret eller aktivitetsbaseret budgettering, fordi disse metoder er dyre og bruger en masse ressourcer. Desuden er lederens primære fokus at udarbejde et let realiserbart budget, og det ignorerer igen virksomhedens kerneaktiviteter.

Som konklusion kan man sige, at der findes forskellige metoder til udarbejdelse af budgetter, og der findes ikke en bedste metode, der passer til alle. Valget af metode afhænger af typen af virksomhedens krav. Men ved at vælge den rigtige budgetteringsteknik kommer man langt hen ad vejen til bedre forretningsresultater.