Jestliže je vaše společnost stejná jako většina ostatních, váš cestovní proces je pravděpodobně neorganizovaný a komplikovaný.
Nebojte se! Existuje několik řešení pro firemní cestování, která vám mohou pomoci vytvořit organizovanější a produktivnější proces.
Přinášíme vám několik informací, které vám pomohou vybrat to pravé pro vaši společnost.
Problémy při plánování firemních cest
Plánování a řízení firemních cest je obtížné.
Když se tolik lidí snaží rezervovat cesty pomocí mnoha webů (weby leteckých společností, weby pro rezervaci cest, weby hotelů, weby půjčoven aut atd.) ve stejné společnosti, není divu, že dezorganizace je jedním z nejčastějších problémů při plánování firemních cest.
Když jsou pracovníci na služebních cestách ponecháni sami sobě a neexistuje jediné centrum, z něhož by bylo možné sledovat firemní itineráře, může být plánování služebních cest chaotické.
Kromě nedostatečného přehledu o cestovních itinerářích trpí plánování firemních cest tradičně nedostatkem finančního přehledu. Je obtížné zjistit, kolik společnost v daném okamžiku skutečně vynakládá na cesty, když cestující platí za cesty a související výdaje různými způsoby.
Někteří obchodní cestující mají přístup k firemním kartám a mohou vše od začátku platit z firemních peněz, zatímco jiní musí platit z vlastní kapsy a žádat o proplacení.
Může trvat i několik týdnů po uzavření účetních knih, než se zpracují výkazy výdajů a než se rozplyne mlha, kolik firma v daném měsíci utratila za cesty.
Pokud se v té chvíli utratilo více z rozpočtu, než bylo plánováno, není toho mnoho, co by se dalo udělat pro zpětnou nápravu problému.
Místo toho se musí upravit rozpočet na následující měsíc, ale stále neexistuje způsob, jak sledovat výdaje na cestovné v reálném čase, aby bylo možné zjistit, zda je nový rozpočet dodržován.
Dalším problémem při plánování firemních cest je nevyhnutelné nerespektování firemních cestovních zásad.
Přestože porušování pravidel frustruje firemní plánovače, cestovní agenty a cestovní manažery, nejčastěji není úmyslné.
Služební cestující obvykle nedodržují firemní cestovní zásady, protože jsou matoucí na pochopení nebo je obtížné je dodržovat.
Dodržování cestovních zásad můžete usnadnit zavedením řešení pro firemní cestování, které usnadní dodržování firemních zásad tím, že je během procesu rezervace uvede na prvním místě.
Výběr nejlepších řešení pro firemní cestování
Jak můžete určit nejlepší řešení pro firemní cestování pro vaši firmu?
Naneštěstí neexistuje univerzální přístup. To, co funguje pro vaši společnost nyní, nemuselo fungovat před pěti lety a za dalších pět let nemusí vyhovovat vašim cestovním potřebám.
Co byste měli zvážit při výběru řešení pro firemní cestování?
Koneckonců správné cestovní řešení pro vaši společnost závisí na několika faktorech:
Počet zaměstnanců vaší společnosti.
Velikost společnosti ovlivňuje řešení pro firemní cestování, protože určuje, jak komplexní systém podpory budete potřebovat a kolik vás bude podpora stát.
Jak často cestují obchodní cestující vaší společnosti.
Společnost, která vysílá všechny své zaměstnance na výjezdní zasedání jednou ročně, bude mít jiné potřeby než společnost, která vysílá stejný počet zaměstnanců na služební cesty každý týden.
Frekvence cestování může pomoci určit, jak velkou flexibilitu budete ve své cestovní politice potřebovat.
Rozpočet cestovních nákladů vaší společnosti.
Při zohlednění objemu a četnosti cest bude rozpočet vaší společnosti určovat, jaký druh firemního cestovního programu můžete vytvořit.
Pokud potřebujete udržet nízké cestovní náklady, můžete začít s online rezervačním nástrojem.
Pokud máte hodně externích finančních prostředků, můžete si dovolit interní oddělení cestovního managementu nebo tým specializovaných externích cestovních agentů.
Časový rámec, který máte na zavedení cestovního programu.
Některá řešení firemního cestování, jako je najímání firemního cestovního manažera, mají dlouhý proces zavádění, zatímco jiná řešení, jako je používání firemního cestovního softwaru, mohou váš cestovní program zprovoznit během několika hodin
Výběr nejlepšího řešení firemního cestování pro vaši společnost je proces, který vyžaduje, aby zúčastněné strany přemýšlely o současných a budoucích cestovních potřebách podniku.
Jak udržet náklady na firemní cestování na nízké úrovni
Firemní cestování není levné.
Uspořádání osobní schůzky při jednání s klienty nebo při spolupráci s kolegy však může vztah vytvořit nebo zničit, což je důvod, proč je cestování i v digitálním věku stále nezbytnou podmínkou pro podnikání.
I když je vaše společnost v počáteční fázi a právě spouští svůj cestovní program, může se vaše organizace – a její potřeby v oblasti služebních cest – rychle rozšiřovat.
Je důležité zahájit cestovní program úspornými zásadami, aby se výdaje na cesty nevymkly kontrole, jakmile se zvýší potřeby společnosti v oblasti služebních cest.
Jak tedy můžete identifikovat příliš vysoké náklady na služební cesty?
Začněte auditem současných výdajů společnosti na cesty. Zamyslete se nad dopravou, ubytováním, stravováním a zábavou.
Převyšují výdaje v jedné kategorii nad rozumnou míru ostatní?
Pokud nevíte, co je považováno za přiměřený rozpočet na cesty, promluvte si s kolegy v jiných společnostech a požádejte o nahlédnutí do jejich cestovních pravidel. Výborným vodítkem jsou také sazby diet GSA, které používají odborníci na řízení cestovního ruchu po celé zemi.
Jakmile zjistíte, kde vaše společnost utrácí za cestování příliš mnoho, můžete pracovat na snížení těchto výdajů.
Několik způsobů, jak snížit náklady na firemní cesty:
Dovolte obchodním cestujícím, aby si místo nejlevnějších tarifů rezervovali flexibilní tarify.
Základní ekonomické tarify se zdají být zpočátku nejvýhodnější, ale postupujte opatrně.
Další poplatky za příruční zavazadla a nemožnost změnit let znamenají, že si vaši cestující budou muset rezervovat nové lety za drahé ceny na poslední chvíli, pokud se jim na cestě přesune schůzka.
Platba za let na poslední chvíli bude dražší než rozdíl mezi tarifem v základní ekonomické třídě a standardní ekonomické třídě a případné poplatky za změnu, které budete muset zaplatit za změnu letu ve standardní ekonomické třídě.
Zrušte schvalování rezervací.
Pomozte obchodním cestujícím uzamknout nejnižší ceny letenek tím, že jim umožníte vzdát se schválení rezervace manažerem.
Než manažer let schválí, cena letu se může výrazně zvýšit. Letecké společnosti mají standardní 24hodinovou bezplatnou storno politiku, takže není na škodu, když je třeba změnit let hned po jeho rezervaci.
Zachovejte realistické diety.
Podobají se diety vašeho nefinancovaného startupu dietám veřejně obchodované společnosti z žebříčku Fortune 500?
Možná budete muset na služebních cestách utáhnout peněženku.
Začněte tím, že se budete řídit sazbami diet GSA. S růstem společnosti sice můžete denní diety vždy upravit, ale v počátečních fázích firemního cestovního programu je moudré být s výdaji na služební cesty konzervativní.
Maximalizovat napjatý cestovní rozpočet můžete tím, že budete obchodní cestující podporovat v používání aplikací pro sdílení jízd namísto taxíků a umožníte jim rezervovat si ubytování v Airbnb namísto hotelů.
Začleněte do své cestovní politiky konzervativní výdajové limity, abyste udrželi cestovní náklady na nízké úrovni.
Nástroje a zdroje pro plánování firemních cest
Jak tedy firmy plánují a řídí své firemní cesty?
Existují tři hlavní řešení: cestovní kancelář, správce cest a software.
Jak jsme již zmínili, neexistuje jeden univerzální přístup, pokud jde o řízení firemních cest, takže si vyberte zdroj, který nejlépe vyhovuje vaší společnosti v jejím současném stavu, ale zvažte také její budoucí růst.
Cestovní agentura
Spolupráce s cestovní agenturou znamená, že by plánovala všechny služební cesty pro vaše zaměstnance.
- Výhody: Cestovní kanceláře poskytují vašim cestujícím individuální služby. Navíc mají také skvělé znalosti v oboru, které vám pomohou získat výhodné nabídky letů a hotelů.
- Nevýhody: Většina cestovních kanceláří vám účtuje měsíční poplatek za využívání jejich služeb a navíc další poplatek, kdykoli vaši zaměstnanci potřebují změnit let nebo hotel. Agentury obvykle pracují v běžnou pracovní dobu, takže pokud potřebujete pomoc v sobotu ve tři hodiny ráno, může být obtížné někoho kontaktovat.
Cestovní manažer
Nájem interního cestovního manažera může vašemu týmu pomoci udržet si pořádek a dodržet rozpočet.
- Výhody: Díky jedné specializované osobě, která se stará o všechny rezervace, budou vaši cestující vždy vědět, na koho se obrátit s případnými dotazy nebo problémy. Také ubude práce navíc všem ostatním, kteří pomáhali s rezervací cest (například office manažerovi nebo výkonnému asistentovi), a ti se tak budou moci soustředit na své hlavní povinnosti.
- Nevýhody: Podle serveru Salary.com činí průměrný plat travel manažera asi 90 000 dolarů ročně, což je pořádný balík peněz. Navíc pokud počet cestujících hodně vzroste, bude vaše společnost nakonec potřebovat více než jednoho člověka, který se bude starat o její cestovní potřeby.
Software
Zavedení digitálního řešení pro firemní cestování vám umožní přizpůsobit pokyny pro cestování a zároveň umožní vašim zaměstnancům, aby si sami rezervovali prostřednictvím centralizovaného online rezervačního nástroje.
- Výhody: Správný program zaškrtne mnoho políček. Díky tomu, že všichni používají stejný software, můžete nastavit pokyny, které budou zaměstnanci snadno dodržovat, a získat přehled o tom, co rezervují. Budete tak přesně vědět, za co se utrácí, takže můžete kontrolovat rozpočet a šetřit peníze.
- Nevýhody: Na výběr je mnoho softwarových řešení, z nichž některá jsou nákladná a mají dlouhý proces zavádění. Pokud hledáte cenově dostupné a rychlé řešení, ujistěte se, že jste si vybrali jednoduchý a snadno použitelný nástroj, který nezruinuje váš rozpočet.
Bez ohledu na to, které z výše uvedených řešení si vyberete, bude muset vaše společnost stanovit cestovní řád.
Ačkoli je to lekce na jindy, můžete začít tím, že si prozkoumáte cestovní zásady jiných společností online.
Pokud si pro své firemní cestovní řešení vyberete Lola.com, budete provedeni procesem jejího vytvoření na platformě. Na internetu najdete také šablony firemních cestovních zásad.
Koneckonců správné cestovní řešení pro vaši společnost závisí na mnoha faktorech: na počtu zaměstnanců, na tom, jak často cestují, na vašem rozpočtu a na časovém rámci, který máte na zavedení programu.