Free Micro-eMBA Module #6: Developing Your Strategic Plan

© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting,LLC.

Den här modulen ingår i programmet för organisationsutveckling. Denna modul kan dock också användas av vem som helst som en självstudieövning för att lära sig mer om strategisk planering och att skriva en strategisk plan.

Avsnitt av denna modul omfattar följande

Introduktion
Resultat
Material för genomgång
Föreslagna ämnen för reflektion och diskussion
Aktiviteter för att bygga upp system och praxis
Bedömningar
Spårning av öppna åtgärder

Introduktion

Väldigt enkelt uttryckt, strategisk planering identifierar var organisationen vill vara någon gång i framtiden och hur den ska nå dit. Den ”strategiska” delen av denna planeringsprocess är den ständiga uppmärksamheten på aktuella förändringar i organisationen och dess yttre miljö och hur detta påverkar organisationens framtid. Färdigheter i strategisk planering är avgörande för organisationens långsiktiga framgång. Denna form av planering omfattar följande:
a) Att ta en bred titt på vad som händer utanför organisationen och hur det kan påverka organisationen (en omvärldsanalys) och identifiera möjligheter och hot
b) Att ta en noggrann titt på vad som händer inom organisationen, inklusive dess styrkor och svagheter (kanske genom att göra en SWOT-analys)
c) Att fastställa uttalanden om uppdrag, vision och värderingar (vissa föredrar att göra det som det första steget i planeringen)
d) Fastställa mål som ska uppnås under de kommande (vanligtvis) tre åren eller så, som ett resultat av vad som händer inom och utanför organisationen
e) Identifiera hur dessa mål ska uppnås (strategier, mål, ansvarsområden och tidsramar)

Strategiplanering fastställer organisationens övergripande inriktning och mål. Följaktligen påverkar den strategiska planeringen många aspekter av organisationen, inklusive vad:
a) Produkter och tjänster kommer att tillhandahållas av företaget och hur dessa produkter och tjänster kommer att utformas
b) Organisatorisk utformning och roller kommer att behövas av organisationen
c) Prestationsmål bör fastställas för positioner i hela företaget
d) Styrelsekommittéer bör utvecklas (när det gäller företag)
e) Resurser kommer att behövas för att uppnå dessa mål, och följaktligen hur mycket pengar som behövs för att skaffa dessa resurser – i slutändan bestämmer målen innehållet i olika budgetar

Två viktiga punkter att komma ihåg när man går igenom denna modul är:
1) Planeringsprocessen är minst lika viktig som själva planeringsdokumentet
2) Planeringsprocessen är aldrig ”klar” – planeringsprocessen är en kontinuerlig cykel som är en del av själva förvaltningsprocessen

Notera om styrelsens kommittéer: Överväg att inrätta en styrelseplaneringskommitté (när det gäller företag) för att granska och hjälpa till att vägleda genomförandet av informationen i denna lärandemodul.Planeringskommittén kan bestå av ordföranden från andra styrelsekommittéer. Viktiga aktiviteter och mål från denna utbildningsmodul kan införlivas i kommitténs arbetsplan. Denna modul innehåller ytterligare rekommendationer för medlemskap i gruppen av planerare.

Hänvisning om tillfälliga hänvisningar till icke-vinstdrivande material: Olika länkar nedan hänvisar till strategisk planering för icke-vinstdrivande organisationer – det är liten skillnad mellan strategisk planering i vinstdrivande och icke-vinstdrivande organisationer. Följaktligen kan allt material som det hänvisas till nedan vara användbart för att förstå strategisk planering i vinstdrivande organisationer.

Notis om den process för strategisk planering som används i den här modulen: Det finns många olika sätt att göra strategisk planering. Vilken process som används beror på organisationens karaktär och behov, anledningen till planeringen (det finns många olika anledningar till att göra strategisk planering), de typer av prioriteringar som organisationen står inför, förändringstakten utanför och inom organisationen, hur besluten fattas i organisationen, expertisen hos de personer som skall göra planeringen, omfattningen av den externa forskning som behövs för att göra planeringen, och de personliga preferenserna hos organisationens ledare och den eller de som underlättar planeringsprocessen. Eftersom denna modul syftar till att förklara strategisk planering för personer som inte har någon – eller mycket liten – erfarenhet av strategisk planering, beskrivs några grundläggande tillvägagångssätt i denna modul. Andra tillvägagångssätt beskrivs i bibliotekets ämne Strategisk planering.

Övrigt
Relaterade biblioteksämnen

UTKOMSTER

Lärare som fullföljer den här modulen kommer att uppnå följande resultat:

1. Beslut om du är en entreprenör
2. Svar: Du har rätt planering och ekonomiska färdigheter?
3. Svar: Du har rätt planering och ekonomiska färdigheter?
4. Svar: Du har rätt planering och ekonomiska färdigheter:
5. Svar: Vilka personalresurser kommer du att behöva?
6. Skapa de första produkterna och marknaderna
7. Skriver du om marknaderna verkligen existerar
8. Skriver du de bästa metoderna för prissättning
9. Svar: Du måste ha en bra affärsmodell och en bra affärsmodell för att kunna genomföra den: Hur mycket pengar behöver du?
10. Utforma din första strategiska plan och/eller affärsplan

MATERIAL FÖR ÖVERSIKTIGHET

• Följande material kommer att hjälpa dig att ta itu med alla ämnen och lärandeaktiviteter i den här modulen.
• OBSERVERA: Var och en av följande länkar leder till en översikt på en till två sidor. Läs alla följande dokument som det hänvisas till genom följande länkar.

Introduktion till planeringens grunder (generellt för de flesta planeringsprocesser)

Läs alla dokument som det hänvisas till genom följande ämne.
BasicGuidelines for Successful Planning Process

Introduktion till strategisk planering

Läs alla dokument som det hänvisas till genom följande ämnen.
Grundläggande beskrivning av strategisk planering
Fördelar med strategisk planering
När bör strategisk planering göras?
Grundläggande översikt över olika strategiska planeringsmodeller

Förberedelser för strategisk planering

Läs alla dokument som det hänvisas till i följande avsnitt:
Behövs det hjälp av en konsult eller en facilitator för att hjälpa till med planeringen?
Vem bör vara involverade i planeringen?
Hur många planeringsmöten kommer vi att behöva?
Hur ser vi till att vår nya plan genomförs?

Genomförande av strategisk planering

Läs alla dokument som det hänvisas till i följande ämnen.
Grunderna för att utveckla uttalanden om uppdrag, vision och värderingar
Grunderna för att identifiera strategiska frågor och mål
Grunderna för att planera åtgärder (som en del av den strategiska planeringen)
Grunderna för att skriva och kommunicera en strategisk plan
Grunderna för att övervaka, Utvärdering och avvikelser från den strategiska planen

RÅDGIVANDE TÄMNEN FÖR REFLEKTION OCH DISKUSSION

• Lärarna uppmuntras starkt att diskutera följande frågor med kollegor, styrelseledamöter, ledning och anställda, i förekommande fall.
• Det finns en mängd olika åsikter och tillvägagångssätt när det gäller strategisk planering. Det finns inget ”perfekt” tillvägagångssätt för alla situationer. Därför utsätts läsaren för en mängd olika perspektiv i det material som refereras från punkterna nedan.

Introduktion till planering och strategisk planering

1. Vad är minst tre av de viktigaste termerna i en typisk plan? Se Grundläggande riktlinjer för en framgångsrik planeringsprocess.
2. Vad är minst 3 av de typiska faserna i en typisk planeringsprocess? Se grundläggande riktlinjer för en framgångsrik planeringsprocess.
3. Vad är minst 5 av de 9 riktlinjerna för framgångsrik planering och genomförande? Se grundläggande riktlinjer för en framgångsrik planeringsprocess.
4. Vad är syftet med strategisk planering? Se Grundläggande beskrivning av strategisk planering.
5. I avsnittet Introduktion i denna lärandemodul har du läst om många aspekter (5) av organisationen som direkt påverkats av resultaten av den strategiska planeringen. Nämn så många av dessa aspekter som du kan och jämför sedan dina svar med dem som anges i introduktionsavsnittet i den här modulen.
6. Vad är några av fördelarna med strategisk planering? Se Fördelar med strategisk planering.
7. Vad är den ”grundläggande” modellen för strategisk planering? Se Grundläggande översikt över olika modeller för strategisk planering.
8. Vad är den ”problembaserade” strategiska planeringsmodellen? Se Grundläggande översikt över olika modeller för strategisk planering.
9. Vad är den ”organiska” strategiska planeringsmodellen? Se Grundläggande översikt över olika modeller för strategisk planering.

Förberedelser för strategisk planering

1. När bör strategisk planering göras? Se När bör strategisk planering göras?
2. Vad är minst fyra överväganden för att avgöra om det behövs en facilitator för strategisk planering? Se Behöver du en konsult eller en facilitator för att hjälpa dig med planeringen?
3. Nämn minst fyra typer av personer som bör delta i den strategiska planeringen? Se Vem bör vara involverad i planeringen?
4. Vilka förberedelser bör man göra innan man genomför strategisk planering? Se Hur många planeringsmöten kommer vi att behöva?
5. Vad är den viktigaste faktorn för att uppnå fullständig närvaro vid planeringsmöten? Se Hur många planeringsmöten kommer vi att behöva?
6. Vad är minst fem av åtgärderna för att säkerställa genomförandet av den strategiska planen? Se Hur säkerställer vi genomförandet av vår nya plan?

Uppförande av strategisk planering

1. Vad är en strategisk analys? Se Grundläggande beskrivning av strategisk planering.
2. Vad är en uppdragsbeskrivning? Vad är ett sätt att utveckla ett sådant? Se Grunderna för att utveckla uttalanden om uppdrag, visioner och värderingar.
3. Vad är ett visionsuttalande? Vad är ett sätt att ta fram ett? Se grunderna för att utveckla uttalanden om uppdrag, visioner och värderingar.
4. Vad är ett uttalande om värderingar? Vad är ett sätt att utveckla en sådan? Se grunderna för att utveckla uttalanden om uppdrag, visioner och värderingar.
5. Vad är minst tre av de frågor som ska besvaras när man identifierar en strategisk fråga? Se Grunderna för att identifiera strategiska frågor och mål.
6. Vad är ett sätt att generera strategiska mål från strategiska frågor? Se grunderna för identifiering av strategiska frågor och mål.
7. Vad är en handlingsplan? Se Grunderna för åtgärdsplanering.
8. Vad bör en strategisk plan innehålla? Se Grundläggande beskrivning av strategisk planering.
9. Vad är minst 6 av de typiska delarna i ett dokument om en strategisk plan? Se Skriva och kommunicera planen.
10. Vad är minst fem av de frågor som bör ställas när man övervakar genomförandet av planen? Se Grunderna för övervakning, utvärdering och avvikelser från planen.

Aktiviteter för att bygga upp system och praxis

• Lärarna uppmuntras starkt att genomföra följande aktiviteter och att dela med sig av och diskutera resultaten med kollegor, styrelseledamöter, ledning och anställda, när så är lämpligt.
• Du kan skriva ett utkast till din egen strategiska plan genom att fylla i ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument medan du går igenom de aktiviteter som anges nedan.
• Lärarna uppmuntras starkt att använda ett team av planerare för att slutföra den strategiska planen. Följande information hänvisar till råd och riktlinjer för att bilda detta team.
• När du går igenom följande aktiviteter, se till att notera eventuella ofullständiga åtgärder i listan över planeringsåtgärder.

Förberedelser (för organisationer som ännu inte har gjort någon strategisk planering) – Gör en ”plan för en plan”

1. Ta itu med eventuella tveksamheter som planerare kan ha innan du börjar planera. Har du några reservationer eller tveksamheter om värdet av strategisk planering? Om ni inte vill genomföra den strategiska planeringsprocessen så som den beskrivs i den här modulen, hur ska ni (styrelsen, den verkställande direktören och andra anställda) då bestämma vad er organisation ska göra under de närmaste åren och hur den ska göra det? (Många banker/finansiärer, potentiella styrelseledamöter och verkställande direktörer kommer att vilja se någon form av dokument om en strategisk plan. Tänk på detta i ditt beslut om hur din organisation kommer att göra strategisk planering.)
2. Vilken planeringsmodell kommer du att använda? Grundläggande? Problembaserad? Organisk? Hur valde ni den modell som ni kommer att använda? Se Grundläggande översikt över olika modeller för strategisk planering.
3. När ska din strategiska planering göras? Se När bör strategisk planering göras?
4. Kommer ni att behöva en facilitator? Om så är fallet, var kan ni få tag på en? Se Behöver ni en konsult eller en facilitator som kan hjälpa er med planeringen?
5. Vem bör delta i er strategiska planering? Se till att åtminstone styrelseordföranden är involverad och definitivt vd:n. Se Vem bör vara involverad i planeringen?
6. Kommer det att finnas ett starkt och synligt stöd från vd:n och styrelseordföranden till andra i organisationen? Se Hur många planeringsmöten kommer vi att behöva?
7. Hur kommer ni att se till att planen genomförs? Se Hur säkerställer vi genomförandet av vår nya plan?

Utarbetande av ditt grundläggande dokument för den strategiska planen

Följande aktiviteter omfattar färdigställande av ett strategiskt plandokument. En ram, eller mall, finns tillgänglig för dig, Framework for a Basic Strategic Plan Document (ram för ett grundläggande strategiskt plandokument), men det dokumentet är i HTML, ett webbaserat format. Det kan vara bättre att återskapa ramverket med hjälp av det ordbehandlingsprogram som du föredrar.

1. Skriv din uppdragsbeskrivning. I avsnittet ”Uppdragsbeskrivning” i ramverket för en grundläggande strategisk plan skriver du en kortfattad beskrivning av din organisations syfte. Svara på frågan: ”Varför finns vår organisation?” När du svarar på denna fråga ska du inkludera arten av dina produkter och de kundgrupper som köper dina produkter. Uppdragsbeskrivningen ska ge en fortsatt inriktning och fokus för dina planer och din verksamhet i din organisation. Se Grunderna för att utveckla uppdrags-, visions- och värdebeskrivningar.
2. Skriv din visionsbeskrivning. Skriv ditt visionsuttalande i avsnittet ”Vision Statement” i Framework for a Basic Strategic Plan Document (Ramverk för en grundläggande strategisk plan). Svara på frågan ”Vad hoppas du på för din organisation och dina kunder?”. Helst ska det skrivas på ett övertygande och inspirerande sätt. Se Grunderna för att utveckla uttalanden om uppdrag, visioner och värderingar.
3. Skriv ditt uttalande om värderingar. Skriv ner de viktiga värderingar som du vill att din organisation ska utgå från i avsnittet ”Values Statement” i ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument. Värdeförklaringen skildrar prioriteringarna i hur organisationen genomför aktiviteter med intressenter. Se Grunderna för att ta fram uttalanden om uppdrag, visioner och värderingar.
4. Gör en extern analys. Skriv ner dina tankar från en extern analys i bilaga C i dokumentet Ramverk för en grundläggande strategisk plan. I en extern analys undersöks samhälleliga, tekniska, politiska och ekonomiska trender som påverkar organisationen, t.ex. trender i ekonomin, ny eller kommande lagstiftning, demografiska trender, tillgång till utbildad arbetskraft och konkurrens. I din externa analys får du inte glömma att titta på intressenternas intryck av organisationen, t.ex. bankers, kunders och samhällsledares intryck.
5. Gör en intern analys. Skriv ner dina tankar från din interna analys i bilaga C i dokumentet Ramverk för en grundläggande strategisk plan. Skriv ner de viktigaste styrkorna och svagheterna i din organisation. Skriv ner de viktigaste hoten och möjligheterna när det gäller din organisation. Tänk på trender som påverkar organisationen, t.ex. försäljningens styrka, organisationens rykte, de anställdas expertis, anläggningar, finansernas styrka, styrkan i administrativa kontor och verksamhet osv.
6. Identifiera strategiska frågor. Skriv ner de viktigaste omedelbara och kortsiktiga frågorna som din organisation måste ta itu med i bilaga C i ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument. Särskilt nya organisationer är ofta bättre lämpade att först titta på de största hindren eller frågorna som de står inför och därefter identifiera de mer framtidsinriktade utvecklingsmålen som ska uppnås under de närmaste åren. De aktuella problemen kan till exempel vara att försäljningen sjunker, att det inte finns någon forskning och utveckling för att skapa nya produkter, att personalomsättningen är för hög osv. Utvecklingsmålen för en ny organisation kan t.ex. vara att bygga upp en styrelse, utarbeta en strategisk plan, göra en marknadsanalys för att skapa en ny produkt, anställa personal osv. Se grunderna för identifiering av strategiska frågor och mål.
7. Fastställa strategiska mål. I avsnittet ”Mål och strategier” i ramverket för ett grundläggande strategidokument skriver du ner de strategiska målen för att ta itu med de ovan identifierade frågorna och de mer framtidsinriktade utvecklingsmålen. Tänk på målen under hela den strategiska planens löptid, men titta särskilt noga på nästa år. Utforma och formulera målen så att de är ”SMARTER”, det vill säga specifika, mätbara, acceptabla för de personer som arbetar för att uppnå målen, realistiska, tidsenliga, utökar kapaciteten hos dem som arbetar för att uppnå målen och belönar dem. Oroa er inte så mycket för att målen ska vara exakt ”korrekta”. Överväg noga om målen och strategierna är i nära samklang med ert uppdrag, er vision och era värderingar. Se Grunderna för att identifiera strategiska frågor och mål.
8. Utarbeta en personalplan. Skriv ett grovt utkast till en personalplan i bilaga E i ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument. För att göra detta hänvisar du till var och en av strategierna för att nå målen och överväger vilken typ av kapacitet som behövs för att genomföra strategierna. Detta kan tyckas vara en massa gissningar, särskilt om du inte har erfarenhet av övervakning. Oroa dig dock inte så mycket för att det ska vara exakt korrekt – du kommer troligen att förfina din personalplan senare när du utformar och planerar dina produkter. Om du utvecklar en ny organisation kan du tänka dig att inkludera följande typiska roller i din första personalplan (men tänk återigen på dessa roller när det gäller att genomföra strategierna i din plan): verkställande direktör, administrativ assistent och produktchefer för vart och ett av dina större produktmål. Se Organisering av personal.
9. Genomför åtgärdsplanering. I bilaga A till ramverket för ett grundläggande strategidokument skriver du för varje strategi ner de mål som måste uppnås under genomförandet av strategin, när målet ska vara genomfört och av vem – särskilt under det närmaste året. När du identifierar vem som ska uppnå vart och ett av målen kan du komma att förfina din personalplan. Se grunderna för åtgärdsplanering.
10. Beskriv den process som användes för att utveckla planen, i bilaga B. Det är bra att beskriva processen nu, så att planerarna kan hänvisa till den nästa gång de planerar.
11. Dokumentera eventuella strategiska mål som tilldelats styrelsens kommittéer och verkställande direktör i bilaga D. Ett av de bästa sätten att se till att strategiska mål uppnås är att tilldela dem till en person eller grupp av personer.
12. Ta fram en driftsbudget för varje år i planen, för bilaga F. I tabellen ”Din budgetplanering” i bilaga F i dokumentet Ramverk för en grundläggande strategisk plan listar du de resurser du kommer att behöva för att uppnå målen i den strategiska planen och vad det kommer att kosta att skaffa och använda resurserna. Du behöver inte vara exakt exakt – dessutom kan det hända att du ändrar din budget när du ägnar mer uppmärksamhet åt produktutformning och planering i nästa utbildningsmodul. Du bör göra en budget för vart och ett av de år som ingår i den tidsperiod som din strategiska plan omfattar – men ägna särskild uppmärksamhet åt det första året i tidsperioden.
13. Ange hur genomförandet av planen kommer att övervakas och utvärderas. I bilaga G till ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument ska du skriva ner hur statusen för genomförandet kommer att övervakas och utvärderas. Tänk till exempel på skriftliga statusrapporter varje vecka från anställda till den verkställande direktören och skriftliga månadsrapporter till styrelseledamöter. Statusen kommer att ta upp huruvida målen uppfylls eller inte, aktuella frågor och eventuella resurser som behövs för att genomföra planen. Se Hur säkerställer vi genomförandet av vår nya plan?
14. Ange hur planen kommer att kommuniceras. Skriv ner hur planen kommer att kommuniceras i bilaga H i ramverket för ett grundläggande strategiskt plandokument. Överväg att distribuera hela planen (eller höjdpunkter från den) till alla i organisationen. Sätt upp ert uppdrag på väggarna i era huvudkontor. Överväg att ge varje anställd ett kort med uppdragsbeskrivningen på. Publicera delar av er plan i ert vanliga nyhetsbrev. Se Skriva och kommunicera planen.
15. Skriv en sammanfattning. För att slutföra dokumentet om din strategiska plan uppdaterar du följande avsnitt i ramverket för ett grundläggande dokument om en strategisk plan.
    a) Fyll i avsnittet ”Executive Summary” (riktlinjer finns i ramverket)
    b) Få godkännande från din styrelse (när det gäller företag) (de ska skriva under i avsnittet ”Board Authorization of Strategic Plan”)
    c) I planens huvuddel, i avsnittet ”Organizational Information”, ska du inkludera beskrivningar av t.ex. organisationens historia, dess viktigaste produkter och tjänster, höjdpunkter och prestationer under organisationens historia, osv.
16. Avservera vad du har gjort — Grattis!

BEDÖMNINGAR

1. StrategicPlanning Assessment for Businesses

2. Följande länk visar flera metoder för att utvärdera strategisk planering.
MonitoringImplementation, Evaluating Implementation

REMINDERS FOR THOSE IN THE ONLINE DEVELOPMENT PROGRAM

Reminders About You

1. Använder du dina färdigheter som du lärt dig i tidigare moduler? Använder du till exempel metodiska tillvägagångssätt för problemlösning och beslutsfattande? Använder du starka metoder för möteshantering? Kommunicerar du viktig information till andra i din organisation?
2. Diskuterar du ämnen och material med kollegor, styrelsemedlemmar och andra, när det är lämpligt? Diskussioner och fortlöpande feedback är några av de bästa metoderna för att verkligen lära sig ny information och nytt material.
3. Hjälper du andra att hålla dig ansvarig för dina tider som du åtagit dig att läsa och studera i det här programmet?
4. Reflekterar du över lärdomar från tidigare moduler och hur de bygger på lärandet i den här modulen? Ser du till exempel din organisation ur ett systemperspektiv, vilket förklaras i modulen ”Att starta och förstå din organisation?”

Reminder om din organisation

1. Resultaten av din strategiska plan bör leda till uppdateringar av en rad olika aspekter i din organisation. Tänk på:
   a) Är dina produkter och tjänster direkt anpassade till dina nya mål och strategier för den strategiska planeringen
   b) Bör eventuella arbetsbeskrivningar och prestationsmål uppdateras för personalen i din organisation?
   c) Bör styrelsens kommittéer omorganiseras så att de är mer inriktade på att bidra till att uppnå era nya strategiska mål?
2. Hur säkerställer ni att hela styrelsen förstår och bidrar till att uppnå era strategiska mål?

Spårning av öppna åtgärdspunkter

1. En av de första indikatorerna på att en organisation eller en person har problem är att öppna åtgärder inte spåras och granskas (öppna åtgärder är nödvändiga åtgärder som ännu inte har slutförts). I stället ser och reagerar människor bara på de senaste ”bränderna” på sina arbetsplatser eller i sina liv. Oavsett om det är viktigt att ta itu med öppna åtgärder nu eller inte, bör de inte glömmas bort helt och hållet. Uppdatera och se därför regelbundet över en lista över öppna åtgärder (som identifierats under programmets gång) som innehåller en förteckning över varje öppen åtgärd, vem som är ansvarig för att slutföra den, när den ska vara slutförd och eventuella tillhörande kommentarer. När du uppdaterar listan bör du ta hänsyn till de åtgärder som identifierats under diskussioner, inlärningsaktiviteter och bedömningar i denna modul. Dela och se regelbundet över denna lista över åtgärder med lämpliga kollegor, styrelse, ledning och anställda i din organisation. Du kan använda följande lista för planering av åtgärder. (På den webbadressen kan en ruta öppnas som frågar dig vilket program som ska användas för att öppna dokumentet.)

2. Om du har frågor kan du överväga att ställa dem i den nationella, kostnadsfria, online-diskussionsgruppen hr.com, som besöks av många experter på personalresurser och organisationsutveckling.

(Lärare i programmet för organisationsutveckling kan återgå till hemsidan för programmet för organisationsutveckling.)

För kategorin Strategisk planering: