Jest to kontynuacja zeszłotygodniowego postu na temat spotkań Zespołu Doradczego ds. Ten post będzie dotyczył tematu samych spotkań i skupi się na niektórych pułapkach oraz przyjrzy się kilku pomysłom, które wykorzystałem.
Po pierwsze, spotkanie musi mieć skutecznego przewodniczącego lub przewodniczącą – najlepiej Kierownika Zmiany. Poza tym, że należy spędzić co najmniej kilka godzin wcześniej na przygotowaniach i jasno określić, w jaki sposób chcesz obsługiwać spotkania. Jeśli jesteś nowy w tej roli, poproś kolegów, aby pozwolili Ci odegrać rolę przed Twoim pierwszym „prawdziwym” spotkaniem.
Przestrzeganie czasu
Ludzie będą chętniej uczestniczyć w spotkaniach CAB, jeśli wcześnie wyrobisz sobie opinię osoby ściśle przestrzegającej czasu. Bądź punktualny – jeśli spotkanie ma się odbyć o 10:00, zarezerwuj salę od 9:45, aby mieć czas na usunięcie spóźnialskich, którzy wciąż mogą tam być o 9:50, dając sobie czas na przygotowanie się do rozpoczęcia o 10:00.
Opracuj agendę czasową. Na przykład, jeśli masz 20 zmian do przeanalizowania i 60 minut, aby to zrobić, oznacza to, że każda zmiana wymaga 3 minut. Możesz również użyć systemu stopniowania, w którym bardziej złożone Zmiany dostają 5 minut, a bardziej proste lub nieskomplikowane otrzymują 2 minuty.
Moje podejście polegało na organizowaniu spotkań o różnej długości, od 1 do 2 godzin. Spotkania 2-godzinne miały wbudowaną przerwę w odstępie 1 godziny. Kiedy zapraszano na spotkanie, podawałem czas jego trwania (rzeczywisty czas trwania był uzależniony od liczby rozważanych zmian). Miałem również zegar, który przyniosłem na spotkanie i umieściłem na stole przede mną.
Moje własne odczucie jest takie, że żadne spotkanie nie powinno trwać dłużej niż 2 godziny. Jeśli z jakiegoś powodu praca nie mogłaby być zakończona w ciągu dwóch godzin, odroczyłbym spotkanie na kolejny dzień.
Minuty
Niektóre firmy rutynowo protokołują spotkania Zarządu Zmiany. Nigdy nie odczuwałem takiej potrzeby, ale jeśli chcesz protokołów, upewnij się, że jest tam ktoś, kogo wyłącznym obowiązkiem jest sporządzanie i rozpowszechnianie protokołów – nie zakładaj, że jest to zadanie Kierownika Zmiany (co ostatnio widziałem w siedzibie klienta). Kierownik Zmiany będzie miał wystarczająco dużo do zrobienia.
Recording Outcomes
Jeśli zamierzasz mieć jakąkolwiek szansę na trzymanie się swojego harmonogramu, miej proste wyniki do rozważenia Zmiany: Akceptacja, Odrzucenie, Odroczenie. W każdym przypadku będziesz chciał rejestrować notatki i komentarze od swoich kolegów (szczególnie w odniesieniu do planowania). Odroczenie po prostu umieszcza Zmianę w „wzorcu trzymania” do następnego spotkania CAB.
Niektóre firmy używają formalnego dokumentu podpisania. Ja skłaniam się ku czemuś mniej formalnemu – dając każdemu członkowi listę wyboru z opisem Zmiany, polem wyboru Akceptacja/Odrzucenie/Odmowa i małym miejscem na wpisanie komentarza.
Członkostwo
To normalne i zdrowe, że członkostwo w spotkaniu CAB zmienia się w trakcie spotkania, ponieważ różni członkowie wchodzą i wychodzą w zależności od rozważanych Zmian (o których można było wcześniej odpowiednio informować).
Jeśli ludzie nie wstają, aby wyjść, kiedy powinni, należy im przypomnieć delikatnym „dzięki za przybycie, to wszystko dla ciebie”. Mniejsza liczba osób, z odpowiednim zainteresowaniem, pomoże Ci zorganizować udane spotkanie.
Przed spotkaniem
Wyślij podsumowanie tego, co będzie omawiane, oraz swój harmonogram zmian, które należy wprowadzić w ciągu następnego miesiąca (lub w inny sposób). Nie oczekuj, że wszyscy to przeczytają – niektórzy będą zwracać na to dużą uwagę, inni nie spojrzą na to aż do rozpoczęcia spotkania. Zwykle można zgadnąć, jak to będzie wyglądało w przypadku różnych grup, a więc jest to coś, co możesz uwzględnić w swoich szacunkach czasowych.
Przygotuj zapasowe wydruki dla wszystkich.
Przestrzegaj porządku obrad
Bądź bezwzględny w kierowaniu rozmowy z dala od gorącej sprawy tego tygodnia na pozycje w porządku obrad.
Po spotkaniu
Wyślij zwięzłe podsumowanie osiągniętych wyników i oszacuj, kiedy odbędzie się następne spotkanie.