Dit is een vervolg op de post van vorige week over het onderwerp van Change Advisory Board (CAB, of soms Change Board in het kort) vergaderingen. Deze post gaat over het onderwerp van de vergaderingen zelf, en concentreert zich op enkele valkuilen en kijkt naar enkele ideeën die ik heb gebruikt.
Ten eerste moet de vergadering een effectieve voorzitter of voorzitster hebben – idealiter de Change Manager. Behalve dat je minstens een paar uur van tevoren moet besteden aan de voorbereiding, en duidelijk moet zijn over hoe je de vergaderingen wilt aanpakken. Als u nieuw bent in de rol, vraag dan aan collega’s of u een rollenspel mag spelen vóór uw eerste ‘echte’ vergadering.
Timekeeping
Mensen zullen meer bereid zijn om CAB-vergaderingen bij te wonen als u al vroeg een reputatie ontwikkelt van strikte tijdsbewaking. Wees punctueel – als de vergadering om 10.00 uur is, reserveer de zaal dan vanaf 9.45 uur, zodat u tijd hebt om de achterblijvers die er om 9.50 uur nog zijn, weg te werken, zodat u tijd hebt om om 10.00 uur te beginnen.
Werk een tijdgebonden agenda uit. Als u bijvoorbeeld 20 wijzigingen moet onderzoeken, en daarvoor 60 minuten hebt, betekent dit dat elke wijziging 3 minuten verdient. U kunt ook een gradatiesysteem gebruiken, waarbij meer complexe Changes 5 minuten krijgen, en meer eenvoudige of rechttoe rechtaan Changes 2 minuten.
Mijn aanpak was om vergaderingen van variabele lengte te hebben, variërend van 1 tot 2 uur. Vergaderingen van 2 uur hadden een ingebouwde pauze bij het interval van 1 uur. Bij de uitnodiging voor de vergadering vermeldde ik de duur (de werkelijke duur werd bepaald door het aantal wijzigingen dat werd overwogen). Ik had ook een klok die ik in de vergadering meebracht en op de tafel voor me legde.
Mijn eigen gevoel is dat geen enkele vergadering langer dan 2 uur mag duren. Als om een of andere reden het werk niet binnen twee uur kon worden afgesloten, zou ik voor een andere dag schorsen.
Minutes
Sommige bedrijven maken routinematig notulen van Change Board-vergaderingen. Ik heb dit nooit nodig gevonden, maar als je notulen wilt, zorg er dan voor dat er iemand is wiens enige verantwoordelijkheid het is om notulen te maken en te verspreiden – ga er niet van uit dat dit de taak is van de Change Manager (iets wat ik onlangs bij een klant heb gezien). De Change Manager zal genoeg te doen hebben.
Recording Outcomes
Als u enige kans wilt hebben om u aan uw tijdschema te houden, moet u eenvoudige uitkomsten hebben voor de overweging van Change: Accepteren, Verwerpen, Uitstellen. In elk geval zult u aantekeningen en commentaar van uw collega’s willen noteren (vooral met betrekking tot de planning). Uitstel zet de wijziging eenvoudigweg in een ‘wachtstand’ voor de volgende CAB-vergadering.
Sommige bedrijven gebruiken een formeel aftekeningsdocument. Ik heb de neiging om te gaan voor iets minder formeel – het geven van elk lid een aankruislijst, met een beschrijving van de Change, een Accept/Reject/Defer aankruisvakje en een kleine ruimte om opmerkingen te schrijven.
Lidmaatschap
Het is normaal en gezond dat de samenstelling van de CAB-vergadering wijzigt tijdens de vergadering, aangezien verschillende leden in- en uitstappen naargelang van de overwogen Wijzigingen (die u vooraf dienovereenkomstig zou hebben gestroomlijnd).
Als mensen niet opstaan om te vertrekken wanneer ze dat zouden moeten, herinner hen er dan aan met een vriendelijk ‘bedankt voor uw komst, dat is alles voor u’.
Vóór de vergadering
Stuur een samenvatting van wat er zal worden besproken, en uw planning van wijzigingen die in de komende maand (of zo) moeten worden uitgevoerd. Verwacht niet dat iedereen het leest – sommigen zullen er veel aandacht aan besteden, anderen zullen er pas naar kijken als de vergadering begint. U kunt gewoonlijk raden hoe het voor verschillende groepen zal zijn, en zo is het iets dat u in uw tijdramingen kunt opnemen.
Houd reserve-uitdraaien klaar voor iedereen.
Blijf bij de Agenda
Breng het gesprek meedogenloos weg van de hete kwestie van deze week naar de punten op de Agenda.
Na de vergadering
Breng een beknopte samenvatting van de bereikte resultaten, en geef een schatting wanneer de volgende vergadering zal zijn.