The Ultimate Landlord Tenant Checklist

Il ciclo di vita di un rapporto locatore-inquilino inizia con il primo punto di contatto durante il processo di affitto vacante e termina con la restituzione del deposito cauzionale dell’inquilino alla partenza.

Durante il percorso, ci sono molteplici interazioni che definiscono il vostro rapporto locatore-inquilino. Con così tanti inquilini, è importante rimanere in cima ai vostri doveri quando si tratta di gestire efficacemente i vostri residenti e mantenere le vostre proprietà redditizie.

Si sta chiedendo cosa serve per essere un proprietario e come gestire un potenziale rapporto proprietario-inquilino? Questa lista di controllo definitiva ti accompagna attraverso il ciclo di vita di un rapporto locatore-inquilino, dal trasloco al trasloco.

Prima di buttarsi nel gioco della gestione degli affitti, scoprirete che uno dei migliori strumenti che potete usare per gestire efficacemente il vostro rapporto proprietario-inquilino è una piattaforma software di gestione della proprietà. Il software giusto vi darà le opzioni per gestire con successo ogni passo della vostra lista di controllo locatore-inquilino.

Passo Uno – Trovare un nuovo inquilino

Nel momento in cui scoprite che una proprietà sarà libera, dovete iniziare la ricerca del prossimo inquilino. La maggior parte dei contratti di locazione richiedono agli inquilini di fornire una sorta di preavviso prima di liberare una proprietà. Potete usare questo tempo per iniziare la vostra ricerca di un nuovo inquilino che possa trasferirsi quando l’unità diventa disponibile, limitando il tempo in cui la proprietà sarà libera. Meno tempo rimane libero, più soldi si generano dalla proprietà.

Per trovare il prossimo inquilino, è necessario:

• Creare un annuncio di affitto vacante che metta in evidenza le caratteristiche trovate in una lista di controllo per l’inquilino
• Pubblicare l’annuncio di affitto sul tuo sito web e condividerlo con la tua rete di syndication di annunci di affitto e sul tuo account di social media
• Fissare appuntamenti per mostrare la proprietà a candidati interessati
• Raccogliete le domande di affitto e le tasse di iscrizione
• Completate lo screening dell’inquilino e rivedete i rapporti sui vostri candidati
• Approvate un inquilino qualificato per il vostro affitto
• Se il vostro inquilino ha un animale domestico per unper un affitto adatto agli animali domestici, seguite le vostre procedure di screening degli animali
• Notificate agli altri richiedenti che l’unità è stata riempita

Fase due – Preparare e firmare il contratto d’affitto

Una volta approvato, dovreste lavorare con il vostro richiedente qualificato per firmare un contratto d’affitto, rendendolo un futuro inquilino ufficiale della vostra proprietà. Un contratto firmato sarà il contratto che garantisce che l’affittuario si trasferirà nella vostra proprietà e sarà responsabile del pagamento dell’affitto, secondo i termini del contratto di locazione.

Prima di inviare il contratto di locazione al vostro futuro affittuario per firmarlo, fate i seguenti passi:

• Redigete un contratto di locazione o trovate un modello di contratto legale online.
• Assicurati che il tuo contratto di locazione sia legale. Fai rivedere il tuo contratto di locazione da un avvocato abilitato che abbia familiarità con le leggi del proprietario e dell’inquilino nella tua zona. Alcuni stati e contee richiedono termini specifici o sezioni da includere in tutti i contratti di locazione. Non è necessario che un avvocato riveda il contratto prima di ogni locazione, ma è una buona idea farlo almeno una volta e controllarlo regolarmente per assicurarsi che nulla sia cambiato.

Il processo di firma del contratto d’affitto

Durante il processo di firma del contratto d’affitto, potrete condividere il contratto online per farlo firmare elettronicamente al vostro futuro inquilino o incontrarvi di persona per farlo firmare fisicamente.

Come parte del processo di firma del contratto d’affitto, vorrete:

• Rivedere i termini importanti del contratto d’affitto con il tuo futuro inquilino
• Richiedere agli inquilini di siglare parti importanti del contratto d’affitto per assicurarsi che capiscano le loro responsabilità come residenti della tua proprietà
• Rivedere quanto è dovuto l’affitto, quale giorno è dovuto quando l’affitto è considerato in ritardo, e come saranno gestiti i pagamenti in ritardo dell’affitto
• Raccogliere i fondi per il trasferimento, incluso un deposito di sicurezza, tasse aggiuntive se applicabili, e il primo mese di affitto. Controlla le leggi locali e statali sui proprietari e gli inquilini per vedere se ti è permesso legalmente di raccogliere l’ultimo mese di affitto dai tuoi residenti. Alcuni proprietari scelgono di aspettare fino al primo giorno di locazione per riscuotere il primo mese di affitto.
• Fai firmare il contratto d’affitto ai tuoi inquilini
• Fai firmare tu stesso il contratto d’affitto, conosciuto anche come controfirma
• Discuti i dettagli del giorno del trasloco con il tuo nuovo inquilino

Fase tre – Preparare la proprietà

Il periodo tra un inquilino e l’altro, quando prepari la proprietà per un nuovo residente, è chiamato “ricambio dell’inquilino”.

Se la vostra proprietà è stata lasciata scintillantemente pulita dal precedente residente, potreste chiedervi: i proprietari devono pulire tra un inquilino e l’altro? Nella maggior parte dei casi, è una buona idea far pulire professionalmente i tappeti prima di una nuova locazione e assumere un’impresa di pulizie o pulire a fondo la proprietà da soli. Questo passo fornisce una proprietà immacolata per il vostro prossimo inquilino e vi dà una buona base per le condizioni in cui vi aspettate che la proprietà vi venga restituita alla fine del contratto di locazione del prossimo inquilino.

Al fine di preparare la proprietà per un nuovo inquilino, vorrete:

• Completare un’ispezione di trasloco con il tuo precedente inquilino
• Raccogliere le chiavi dal precedente inquilino, e considerare di cambiare le serrature se pensi che la sicurezza della proprietà sia stata compromessa
• Riparare qualsiasi danno e completare qualsiasi riparazione mentre l’unità è libera
• Mentre l’unità è libera, dipingere l’unità e pulire i tappeti se necessario.
• Restituisci il deposito cauzionale dell’inquilino precedente con una lista di detrazioni dettagliate se ti è stato richiesto di riparare i danni causati durante la locazione
• Pulisci la proprietà con l’aiuto di un servizio professionale o da solo

Fase quattro – Trasloco dell’inquilino

Il primo giorno della locazione, la proprietà dovrebbe essere pronta e preparata per il nuovo inquilino. Come parte del processo di trasloco, vorrete assicurarvi che tutti i documenti siano stati raccolti e rivisti, che l’affitto sia pagato e corrente, completare una lista di controllo dell’inquilino e dare un caldo benvenuto al vostro nuovo inquilino.

Può essere utile seguire questa lista di controllo per i proprietari quando un inquilino si trasferisce:

• Rivedere i documenti del contratto di locazione e assicurarsi che tutto sia firmato e completo
• Raccogliere qualsiasi affitto dovuto o spese aggiuntive prima di consegnare le chiavi
• Fornire documenti di benvenuto, un kit di benvenuto per il nuovo inquilino, e una lista di controllo per il trasloco al tuo inquilino
• Dare al tuo inquilino informazioni su come completare l’ispezione per il trasloco e su quale giorno la lista di controllo per il trasloco deve essere restituita

Step 5 – Gestire il contratto di locazione

Per tutta la durata del contratto di locazione, i tuoi obiettivi principali sono: riscuotere l’affitto dal tuo inquilino, mantenere la proprietà, aderire alle leggi del tuo proprietario inquilino, coltivare il tuo rapporto proprietario inquilino e comunicare efficacemente con il tuo inquilino.

Per gestire efficacemente il vostro contratto di locazione, dovreste fare quanto segue:

• Assumere i termini delineati nel contratto di locazione, comprese le date di scadenza dell’affitto
• Dare ai vostri inquilini modi semplici per pagare l’affitto, tramite un sistema di pagamento online o utilizzando un semplice pagamento in contanti per le opzioni di affitto
• Utilizzare le utili funzioni disponibili nel vostro software di gestione immobiliare

Per mantenere la proprietà, dovreste:

• Fornire una soluzione facile per gli inquilini per segnalare problemi di manutenzione
• Rispondere e affrontare i problemi di manutenzione in modo appropriato
• Trovare una lista di controllo periodica per le unità in affitto da utilizzare durante le ispezioni di routine

Come proprietario, dovresti assicurarti di seguire sempre le leggi locali, statali e nazionali del proprietario e dell’inquilino. Queste leggi vi guideranno sul modo migliore per gestire legalmente certe situazioni.

Per esempio, ci sono leggi del proprietario e dell’inquilino su:

• Il diritto del padrone di casa di entrare nella proprietà
• Quanto preavviso deve essere dato prima di aumentare l’affitto
• Come gestire le violazioni del contratto di locazione
• Requisiti e responsabilità per la rimozione della neve
• Garanzia implicita di abitabilità
• Garanzia implicita
• Garanzia implicita di quieto godimento
• Informazioni obbligatorie del proprietario che devi dire al tuo inquilino
• Come sfrattare legalmente un inquilino

Queste leggi sono solo alcuni esempi dei molti regolamenti che dovrai capire e rispettare durante il tuo periodo come proprietario. Può essere utile unirsi a un’associazione locale o statale di proprietari per stare al passo con i cambiamenti e gli aggiornamenti delle leggi sui proprietari e gli inquilini.

Cura il tuo rapporto locatore-inquilino per tutta la durata del contratto di locazione con le seguenti buone pratiche:

• Controllacon il tuo inquilino durante il contratto di locazione
• Invia amichevoli promemoria o avvisi sulla manutenzione stagionale e sugli aggiornamenti della proprietà
• Segui le leggi statali sul preavviso prima di ispezionare la proprietà
• Risponde alle richieste di manutenzione Rispondere alle richieste di manutenzione in modo tempestivo
• Imparare come aumentare l’affitto in modo rispettabile
• Capire quando è giusto dire “No” ai tuoi inquilini

Step 6 – Spostare un inquilino fuori

Verrà un momento in ogni locazione, in cui il vostro inquilino lascerà la proprietà. Alcuni inquilini rimarranno nella vostra proprietà per anni (o decenni!) mentre altri se ne andranno non appena il termine del contratto d’affitto sarà scaduto. Indipendentemente da quanto tempo l’inquilino ha vissuto nella proprietà, vorrete creare un processo per gestire un trasloco dell’inquilino.

In alcuni casi, l’inquilino comunicherà il suo trasloco, in altri casi l’inquilino pianificherà semplicemente di andarsene alla fine del periodo di locazione e non avrà bisogno di fornire alcun preavviso. Indipendentemente dalla situazione, è una buona idea comunicare con i vostri inquilini e capire i loro piani per lasciare la proprietà.

Quando arriva il momento per un inquilino di andarsene, seguite questi passi:

• Determina il giorno in cui il tuo inquilino lascerà la proprietà e restituisci le chiavi al tuo inquilino
• Fornisci all’inquilino le istruzioni per la partenza, inclusi i passi che l’inquilino deve seguire per riportare la proprietà alle condizioni di pre-move-in per quanto riguarda la pulizia e le riparazioni
• Completa un’ispezione pre-move-out per aiutare il tuo inquilino ad ottenere più del loro deposito cauzionale indietro
• Comunica al tuo inquilino quanto sarà l’importo dell’affitto proporzionale se l’inquilino si libera a metà del mese
• Avere un piano in atto se l’inquilino non si muove entro il giorno e l’ora concordati
• Contatta i tuoi fornitori e tienili pronti a gestire le pulizie e le riparazioni durante la finestra di turnover dell’inquilino
• Completa un’ispezione di trasloco una volta che la proprietà è stata liberata
• Segui le leggi del tuo stato riguardo alle detrazioni del deposito cauzionale e alla restituzione dei fondi del deposito cauzionale al tuo inquilino

Fallo di nuovo!

Congratulazioni, hai completato con successo il ciclo di vita di un inquilino proprietario. Ricordatevi di iniziare a commercializzare il vostro affitto non appena ricevete la notifica dell’intenzione del vostro attuale inquilino di liberare la proprietà. Seguire questi passi ti aiuterà a gestire con successo le tue unità in affitto come proprietario.

Strumenti per il successo del locatore

Uno dei migliori strumenti che puoi usare per gestire efficacemente il tuo rapporto locatore-inquilino è una piattaforma software di gestione della proprietà. Il software giusto vi darà le opzioni per gestire con successo ogni passo della vostra lista di controllo locatore-inquilino.

Con un software di gestione della proprietà, sarete in grado di monitorare le scadenze imminenti dei contratti di locazione, i posti vacanti sul mercato, raccogliere le domande di affitto, ordinare i rapporti di screening degli inquilini, inviare e firmare contratti di locazione online, raccogliere i pagamenti degli affitti online, monitorare i pagamenti degli affitti in ritardo, raccogliere e organizzare le richieste di manutenzione, inviare notifiche, promemoria, e-mail e messaggi di testo direttamente ai vostri inquilini, e completare le ispezioni di trasloco e di uscita con una app mobile. Mentre ci sono diversi sistemi per i proprietari sul mercato, Rentec Direct è una potente opzione software di gestione della proprietà per semplificare il vostro rapporto locatore-inquilino e trovare il successo come proprietario.

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