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Cosa sono debiti e crediti?

Le transazioni commerciali sono eventi che hanno un impatto monetario sul bilancio di un’organizzazione. Quando contabilizziamo queste transazioni, registriamo i numeri in due conti, dove la colonna dei debiti è a sinistra e la colonna dei crediti è a destra.

• Un debito è una voce contabile che aumenta un conto attività o spesa, o diminuisce un conto passività o patrimonio. E’ posizionato a sinistra in una registrazione contabile.

• Un credito è una registrazione contabile che aumenta un conto di passività o di capitale, o diminuisce un conto di attività o di spesa. È posizionato a destra in una registrazione contabile.

Uso di debito e credito

Ogni volta che viene creata una transazione contabile, almeno due conti sono sempre interessati, con una registrazione di debito su un conto e una registrazione di credito sull’altro conto. Non c’è un limite massimo al numero di conti coinvolti in una transazione – ma il minimo è non meno di due conti. I totali dei debiti e dei crediti per qualsiasi transazione devono sempre essere uguali tra loro, così che una transazione contabile è sempre detta “in equilibrio”. Se una transazione non fosse in equilibrio, allora non sarebbe possibile creare un bilancio. Così, l’uso di debiti e crediti in un formato di registrazione delle transazioni a due colonne è il più essenziale di tutti i controlli sull’accuratezza contabile.

Può esserci una notevole confusione sul significato intrinseco di un debito o di un credito. Per esempio, se si addebita un conto di cassa, allora questo significa che la quantità di contanti in mano aumenta. Tuttavia, se si addebita un conto dei debiti, questo significa che l’ammontare delle passività dei debiti diminuisce. Queste differenze sorgono perché gli addebiti e gli accrediti hanno impatti diversi su diversi tipi di conti, che sono:

• Conti patrimoniali. Un debito aumenta il saldo e un credito lo diminuisce.

• Conti di responsabilità. Un debito diminuisce il saldo e un credito lo aumenta.

• Conti patrimoniali. Un debito diminuisce il saldo e un credito lo aumenta.

La ragione di questa apparente inversione dell’uso di debiti e crediti è causata dall’equazione contabile sottostante su cui è costruita l’intera struttura delle transazioni contabili, che è:

Attività = Passività + Patrimonio

Quindi, in un certo senso, puoi avere attività solo se le hai pagate con passività o capitale, quindi devi avere una per avere l’altra. Di conseguenza, se si crea una transazione con un debito e un credito, di solito si sta aumentando un’attività mentre si aumenta anche un conto di passività o capitale (o viceversa). Ci sono alcune eccezioni, come l’aumento di un conto delle attività e la diminuzione di un altro conto delle attività. Se si è più interessati ai conti che appaiono nel conto economico, allora si applicano queste regole aggiuntive:

• Conti delle entrate. Un debito diminuisce il saldo e un credito lo aumenta.

• Conti per le spese. Un debito aumenta il saldo e un credito lo diminuisce.

• Conti di guadagno. Un debito diminuisce il saldo e un credito lo aumenta.

• Conti di perdita. Un debito aumenta il saldo e un credito lo diminuisce.

Se siete davvero confusi da questi problemi, allora ricordate solo che i debiti vanno sempre nella colonna di sinistra, e i crediti vanno sempre nella colonna di destra. Non ci sono eccezioni.

Regole di debito e credito

Le regole che governano l’uso dei debiti e dei crediti sono le seguenti:

• Tutti i conti che normalmente contengono un saldo di debito aumentano di importo quando viene aggiunto un debito (colonna di sinistra), e diminuiscono quando viene aggiunto un credito (colonna di destra). I tipi di conti a cui si applica questa regola sono spese, attività e dividendi.

• Tutti i conti che normalmente contengono un saldo a credito aumentano di importo quando viene aggiunto un credito (colonna di destra), e si riducono quando viene aggiunto un debito (colonna di sinistra). I tipi di conti a cui si applica questa regola sono le passività, i ricavi e il patrimonio netto.

• L’ammontare totale dei debiti deve essere uguale all’ammontare totale dei crediti in una transazione. Altrimenti, una transazione contabile è detta sbilanciata, e non sarà accettata dal software di contabilità.

Debiti e crediti nelle transazioni contabili comuni

I seguenti punti indicano l’uso di debiti e crediti nelle transazioni commerciali più comuni:

• Vendita per contanti: Addebito del conto di cassa | Accredito del conto delle entrate

• Vendita a credito: Addebito del conto dei crediti | Accredito del conto delle entrate

• Ricevere contanti in pagamento di un credito: Addebito del conto cassa | Accredito del conto crediti

• Acquistare forniture da un fornitore per contanti: Addebito del conto spese di approvvigionamento | Accredito del conto cassa

• Acquisto di forniture da fornitore a credito: Addebito del conto spese di approvvigionamento | Accredito del conto debiti

• Acquisto di scorte da fornitore per contanti: Addebitare il conto dell’inventario | Accreditare il conto cassa

• Acquistare l’inventario dal fornitore a credito: Addebitare il conto dell’inventario | Accreditare il conto debiti

• Pagare i dipendenti: Addebitare i conti delle spese per i salari e delle tasse sui salari | Accreditare il conto cassa

• Prendere un prestito: Addebito conto cassa | Accredito conto prestiti passivi

• Ripagare un prestito: Debito conto prestiti passivi | Credito conto cassa

Esempi di debiti e crediti

Arnold Corporation vende un prodotto a un cliente per $1.000 in contanti. Questo risulta in un ricavo di $1.000 e in contanti di $1.000. Arnold deve registrare un aumento del conto cassa (attività) con un debito, e un aumento del conto ricavi con un credito. La registrazione è: