Vad händer om jag får en skatterevision av IRS och inte har några kvitton?

Om du är egenföretagare bör du veta att det är mer sannolikt att du kommer att få din individuella skattedeklaration granskad av Internal Revenue Service än dina vänner och familjemedlemmar som har en traditionell inkomst enligt formulär W-2 som anställda. Detta är främst ett resultat av att IRS hävdar att de flesta skattefuskare är egenföretagare som antingen inte har redovisat alla sina inkomster eller gjort anspråk på skatteavdrag som de inte var berättigade till.

De flesta skatteexperter betonar att det bästa försvaret mot IRS vid en revision är en tydlig och noggrann bokföring av verksamheten, inklusive att behålla alla nödvändiga kvitton. Men det är inte ovanligt att upptagna personer som driver ett litet företag glömmer att spara sina kvitton, förlägger dem eller helt enkelt förlorar dem. Det är därför vi rekommenderar att du använder en kvittoorganisatör för skattekvitton för att hålla ordning på dina register. Så om du har fått ett meddelande från IRS om att du är föremål för en skatterevision och inte kan hitta alla relevanta kvitton är du inte ensam. IRS hanterar regelbundet saknade kvitton och låter dig ofta bevisa dessa företagskostnader på annat sätt.

Står du inför en skatterevision från IRS med saknade kvitton? IRS tillåter ofta egenföretagande skattebetalare att styrka avdrag för utgifter på annat sätt

I IRS kommer endast att kräva att du under revisionsprocessen tillhandahåller bevis för att du har gjort anspråk på giltiga avdrag för företagskostnader. Om du har tappat bort dina kvitton behöver du därför bara återskapa en historik över dina affärsutgifter vid den tidpunkten. Om du däremot inte har tillgång till dina kvitton när du förbereder din inkomstskattedeklaration är det generellt sett en bra idé att styrka företagets utgifter vid den tidpunkten och inte göra anspråk på dina kostnadsavdrag baserat på en ”bästa gissning” eller ”uppskattning”. Detta kommer att bidra till att säkerställa att de utgifter du anger i din deklaration stämmer överens med vad du kan bevisa och spara dig mycket tid och arbete om din deklaration väljs ut för revision.

Hur väljer IRS vem som ska granskas?

Enligt IRS väljs de flesta skattedeklarationer som väljs ut för en inkomstskattegranskning ut med hjälp av två olika metoder:

• Slumpmässigt urval och datorscreening. IRS väljer ibland ut deklarationer för granskning baserat på en statistisk modell som jämför deklarationerna mot ”normer” för liknande deklarationer. Dessa normer utvecklas från IRS revisioner av ett slumpmässigt urval av deklarationer.
• Relaterad granskning. Här väljer IRS ut deklarationer för granskning på grundval av problem som man har funnit i skattedeklarationer eller finansiella konton för relaterade skattebetalare, t.ex. affärspartner, vars deklarationer har valts ut för granskning.

Och även om IRS inte kommer att specificera exakt vilka faktorer som används för att avgöra vilka deklarationer från egenföretagare som kommer att granskas, tror de flesta experter att dessa punkter kommer att väcka röda flaggor:

• Underlåtenhet att rapportera inkomster till IRS som ingår i formulär 1099 som lämnats in av företag som har gjort betalningar till dig.
• Avdrag som verkar misstänkt höga, som att hävda att alla kostnader i samband med ditt hem är avdragsgilla, ett avdrag för hela kostnaden för ditt privata fordon eller avdrag för överdrivet generösa välgörenhetsbidrag.
• Missklassificering av anställda eller underlåtenhet att utfärda informationsdeklarationer som formulär W-2 och 1099.
• Intjänar en hög inkomst. Under de senaste åren har IRS varit mer benägna att granska skattebetalare med en beskattningsbar inkomst på mer än 1 miljon dollar per år.

Håll dig i minnet att IRS har tre år på sig från det att en inkomstskattedeklaration var förfallen eller lämnades in för att påföra ytterligare skatter, beroende på vilket datum som infaller senare. Det kan alltså gå några år mellan den tidpunkt då du lämnade in en deklaration och den tidpunkt då du måste visa upp dina kvitton för skatteåret i fråga.

Vad händer under en revision?

Filmer och TV-program skildrar ofta IRS audit notiser som dramatiska uppgörelser mellan skattebetalaren och IRS agenter. Om inte IRS påstår att det rör sig om skattebedrägeri eller brottslig verksamhet är de flesta dock ganska lugna saker där agenterna ber skattebetalaren om ytterligare information och gör justeringar av din skatteräkning eller skatteåterbäring. IRS meddelar dig om din revision genom att skicka dig ett revisionsbrev med rekommenderat brev.

Majoriteten av IRS-revisioner faller in i tre kategorier:

• Korrespondensrevisioner. Under en korrespondensrevision skickar IRS ett brev till skattebetalaren för att be om ytterligare information. Detta är vanligtvis resultatet av att skattebetalaren har utelämnat inkomst i sin deklaration eller gjort ett allvarligt fel. Du kommer att ha möjlighet att tillhandahålla nödvändiga dokument och kvitton, betala det belopp som IRS säger att du är skyldig eller bestrida IRS:s resultat med hjälp av en inskriven agent som är federalt auktoriserad att företräda skattebetalare.
• Office Audits (kontorsrevisioner). Detta är personliga intervjuer på IRS kontor. Du bör ha en CPA, en enrolled agent eller en skatteadvokat som följer med dig på intervjun vid dessa typer av revisioner.
• Field Audits. Fältrevisioner är sällsynta för småföretag men kan vara mycket invasiva och inbegriper en granskning av företagets processer, redovisningsrutiner och interna kontroller.
• Redovisningsrevisioner linje för linje. Om din deklaration väljs slumpmässigt kommer IRS att granska varje rad för att fastställa de normer som kommer att användas för att utlösa framtida revisioner.

Det är under skatterevisionen som IRS kommer att förvänta sig att du ska tillhandahålla kvitton som dokumenterar alla dina påstådda utgifter och relaterade avdrag.

Om du är på väg in i en revision och vet att du inte har rapporterat betydande företagsinkomster till IRS, är det generellt sett en bra idé att anlita ett skatteproffs för att företräda dig under revisionen. Var inte alltför orolig för fängelsestraff i samband med revisionen, men du kommer att behöva hjälp av ett proffs med god kännedom om skattelagstiftningen för att vägleda dig.

The ”Cohan” Rule for Missing or Incomplete Records

Frågan om saknade eller borttappade kvitton är så vanlig att Förenta staternas appellationsdomstol för den andra kretsen 1930 skisserade en regel om hur skattemyndigheten ska gå till väga i dessa situationer. Regeln beskrevs i domstolens beslut i målet Cohan v. Commissioner, som gällde odokumenterade affärsavdrag som den berömda showmannen George M. Cohan gjorde gällande.

I sitt rättsfall hävdade Cohan att han var för upptagen för att föra organiserade register för att dokumentera de affärsresor och utgifter för underhållning som han gjorde gällande i sin federala skattedeklaration. Skatteverket försökte neka alla de yrkade avdragen. Second Circuit ansåg att det var uppenbart att Cohan hade haft vissa utgifter, även om han inte kunde styrka de exakta beloppen. Domstolen fastställde sedan Cohen-regeln, enligt vilken en skattebetalare som inte har några kvitton som dokumenterar sina affärskostnader ändå kan göra anspråk på utgifterna om de är rimliga och trovärdiga.

Och om du inte har några kvitton kommer IRS inte att tillåta dig att dra av hela beloppet för dina utgifter. IRS kommer att beräkna det lägsta standardbeloppet för den tjänst eller vara som skattebetalaren har köpt och kommer endast att tillåta avdrag för det beloppet.

Det är ofta en livräddare för företagare som inte kan hitta sina kvitton, men flera nyligen avkunnade domar från Förenta staternas skattedomstol har infört begränsningar i användningen av Cohan-regeln. Skattedomstolen har därvid sagt att skattebetalaren måste tillhandahålla information för att styrka de utgifter som han eller hon har gjort anspråk på. Domstolen vägrade till exempel kostnadsavdrag för yrkesexpeditioner när skattebetalaren inte kunde dokumentera alla delar av sina resor, inklusive antalet resor, när de gjordes och deras affärssyfte.

Dokumentera dina affärsutgifter utan kvitton

Cohan-regeln ger skattebetalare ett antal alternativ utöver att tillhandahålla kvitton för att visa att pengar spenderades på affärsverksamheter, men det kommer att kräva en viss ansträngning från din sida. Det är ett utmärkt verktyg för att försvara sig vid revision. Genom att göra följande kan du ofta rekonstruera dina företagskostnader på ett sätt som tillfredsställer IRS-revisorer:

• Kontakter med leverantörer och tjänsteleverantörer för att få fakturor och kvitton. Många företag använder automatiserade fakturerings- och faktureringssystem och kan skriva ut en kopia på begäran. Även om leverantören fortfarande använder sig av handskrivna fakturor kan de kanske ändå förse dig med en karbonkopia av fakturan som de behåller för sina register. Vissa företag tar ut en avgift för den tid som personalen lägger ner på att hämta dessa handlingar.
• Granska bankkontoutdrag, annullerade checkar och kreditkortsutdrag. Dessa dokument kan användas för att visa vilket datum betalningen gjordes och vem som tog emot betalningen. Även om denna dokumentation visar att utgiften var legitim, visar den sällan varför betalningen gjordes.
• Granskning av din kalender. Om du för en affärskalender kan du använda den informationen för att fastställa när och vart du reste för ett jobb eller ett affärsmöte. Den kan också användas för att fastställa när du kan ha haft ett möte med en tjänsteleverantör eller ett möte med en leverantör.
• Sökning av gamla e-postmeddelanden. Om du kan komma ihåg det ungefärliga datumet eller namnet på det andra företaget kan du hitta en e-postkopia av det kvitto du letar efter eller någon form av bekräftelsemail som visar att du har haft en utgift. Dessa e-postmeddelanden kan också visa att du har gjort researrangemang.
• Kontrollera din smarta telefons lokaliseringsdata. Din smarta telefon samlar in en häpnadsväckande mängd data om dig och var du har varit. Oavsett om det sker via dina konton i sociala medier eller appar som Google kan du kanske spåra var din telefon har varit för att visa var du har rest i tjänsten.

Vad händer efter revisionen?

När skattemyndigheten har slutfört sin revision kommer den att meddela dig om resultatet inom 30 dagar. Du kan då antingen acceptera IRS resultat eller överklaga. Om du anser att resultaten inte stämmer överens med bevisen eller den amerikanska skattelagstiftningen kan du lämna in ett överklagande som kommer att behandlas av en överklagandehandläggare från IRS som kommer att fatta ett beslut baserat på fakta i ditt fall.