Säljskatter: Den ultimata guiden för småföretagare

Verköpsskatt är en av många typer av småföretagsskatter som företagare är ansvariga för att betala. Fyrtiofem delstater och Washington D.C. har alla försäljningsskatt. Staterna använder dessa pengar för att betala för budgetposter som skolor, vägar och allmän säkerhet.

Företag som säljer en produkt eller en skattepliktig tjänst måste ta ut försäljningsskatt från sina kunder. Processerna för att beräkna de korrekta försäljningsskattesatserna, samla in betalning, lämna in försäljningsskattedeklarationer och betala skatten kan vara mycket tidskrävande, särskilt för nyblivna företagare. Detta gäller särskilt om du säljer flera olika typer av produkter eller är verksam i flera olika delstater.

För att hjälpa dig att reda ut saker och ting ska vi ta upp de steg som krävs för att samla in, rapportera och betala försäljningsskatt. Vi börjar med att hjälpa dig att ta reda på om din produkt eller tjänst omfattas av omsättningsskatt. Efter att ha läst detta bör du känna dig mycket säkrare på att rapportera och betala din försäljningsskatt.

Insamling, rapportering och betalning av försäljningsskatt

Steg 1: Bestäm om din produkt eller tjänst omfattas av försäljningsskatt.

Lagstiftningen i de olika delstaterna skiljer sig ganska mycket åt när det gäller vilka produkter och tjänster som omfattas av försäljningsskatt. Om du bara säljer i Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire eller Oregon behöver du inte betala skatt i hela landet, även om Alaska och Montana tillåter kommuner att ta ut försäljningsskatt.

I allmänhet omfattas detaljhandelsvaror som handväskor och kläder av försäljningsskatt. Receptbelagda läkemedel och livsmedel är vanligtvis undantagna från försäljningsskatt, även om reglerna varierar från delstat till delstat. Saker och ting blir mer komplicerade om du säljer varor online eller digitala varor.

Om du säljer en skattepliktig produkt eller tjänst måste du betala omsättningsskatt i alla stater där ditt företag har en ”skatteanknytning”. Du kan till exempel fastställa en nexus genom att driva en fysisk butik i staten, anställa en eller flera personer i en stat eller överskrida en viss försäljningsvolym i en stat.

Säljskatter för onlineförsäljare

Många onlineförsäljare måste betala försäljningsskatt i kölvattnet av ett beslut från Högsta domstolen från 2018, South Dakota vs. Wayfair. I detta fall beslutade Högsta domstolen att delstaterna kan kräva att onlineförsäljare ska ta ut och samla in försäljningsskatt – även om säljaren inte har en butik eller annan fysisk närvaro i delstaten.

Efter Wayfair kräver 24 delstater att e-handelsförsäljare ska samla in och betala försäljningsskatt. Lyckligtvis undantar de flesta av dessa stater onlineförsäljare som hanterar färre än 200 internettransaktioner eller 100 000 dollar i försäljning varje år.

Verköpsskatter för digitala produkter

Verköpsskattelagstiftningen har varit tvungen att utvecklas i takt med att internetstreaming blir allt mer populärt, och allt fler människor konsumerar media och tv online. Majoriteten av staterna beskattar nu digitala nedladdningar. Dessa inkluderar varor som nedladdningsbara böcker, e-kurser och digitala musikfiler.

Försäljningsskatter för tjänster

Traditionellt sett har endast materiella produkter varit föremål för försäljningsskatt. Många delstater beskattar dock numera tjänster för att fylla sina skattekassor. I allmänhet är professionella tjänster som medicinska tjänster och juridiska tjänster undantagna. Personliga tjänster som frisörsalonger, djurvård och gräsmatteskötsel omfattas vanligtvis av omsättningsskatt.

Om du är osäker på om din produkt eller tjänst är beskattningsbar är det en bra idé att kontakta din delstats skattemyndighet eller skattemyndighet.

Steg 2: Registrera dig för ett tillstånd för omsättningsskatt.

För att du ska kunna ta ut omsättningsskatt måste du registrera dig för ett tillstånd för omsättningsskatt i varje delstat där du har en beskattningsmässig anknytning. Om du bedriver verksamhet i flera delstater måste du registrera dig i var och en av dessa delstater. I de flesta fall kan du göra detta gratis på varje delstats webbplats för skattedepartementet. Du behöver grundläggande företagsinformation, t.ex. ditt arbetsgivarnummer och din företagsadress, för att registrera dig. I slutet får du ett försäljningsskatte-ID som du ska använda när du rapporterar din försäljningsskatt.

Steg 3: Beräkna försäljningsskattesatsen.

Den försäljningsskattesats som ditt företag måste ta ut beror till att börja med på var du säljer. Om du säljer i flera stater måste du beräkna och ta ut skatten i var och en av dessa stater.

De flesta stater har destinationsbaserad försäljningsskatt. Det innebär att försäljningen anses äga rum där köparen använder produkten. Låt oss till exempel säga att du har en butik som är baserad i New York, men att du skickar en vara till en kund som bor i New Jersey. Du måste beräkna och debitera kunden försäljningsskatten i New Jersey (utöver eventuell lokal försäljningsskatt). Du måste också lämna in en deklaration om försäljningsskatt i New Jersey.

En handfull stater är ursprungsbaserade försäljningsskattestater, vilket innebär att försäljningen anses äga rum i ursprungsstaten, även om du skickar varan någon annanstans. Kalifornien har en hybridlag för försäljningsskatt baserad på ursprung och destination.

Steg 4: Samla in försäljningsskatten på försäljningsstället eller i kassakorgen.

För att göra beräkningen av försäljningsskatten enklare kan du prova programvara för försäljningsstället, till exempel Square. Tack vare att Square är integrerat med TaxJar behöver du bara ange de platser där du säljer, så beräknar appen de korrekta statliga och lokala momssatserna.

Oavsett om du väljer att använda ett kassasystem eller göra dina egna beräkningar måste du visa momsbeloppet separat från varans inköpspris. Square är konfigurerat för att visa moms på en separat rad i kvittot.

Anslut dig gratis till Square

Steg 5: Skicka momsdeklaration och betalning till staten.

Det sista steget är att skicka in din momsdeklaration till staten, tillsammans med de faktiska betalningarna som du har samlat in från kunderna. Om du använder ett bokföringsprogram som QuickBooks kan du ställa in det så att betalningar av försäljningsskatt automatiskt bokförs på ett separat konto.

Förfallodagarna för inlämning av försäljningsskatt varierar mycket beroende på i vilken delstat du gör affärer. Sista dagen är vanligtvis den 20:e eller 25:e dagen efter rapporteringsperiodens slut. Vissa stater kräver att du rapporterar och betalar försäljningsskatt varje månad, medan andra har en kvartals- eller årskadens. Ofta är rapporterings- och betalningsschemat mer frekvent för säljare med större volymer. Lyckligtvis gör de flesta stater det möjligt att rapportera och betala din skatt online.

Även om du inte har några transaktioner under rapporteringsperioden bör du ändå lämna in en försäljningsskattedeklaration i alla stater där du har ett skattetillstånd. Om du inte gör det kan du få böter eller till och med få ditt försäljningsskattetillstånd återkallat.

Håll dig till din delstats tidsfrister och håll dig till dem. Ungefär hälften av de stater som har en försäljningsskatt låter dig behålla en liten del av den insamlade försäljningsskatten när du betalar i tid. Beloppet är i allmänhet bara 1 %-2 % av den moms som du har samlat in, men det är gratis pengar!

Om du inte vill komma ihåg tidsfrister kan du överväga att anmäla dig till en automatiserad skattedeklarationstjänst, t.ex. AutoFile från TaxJar. För en månatlig abonnemangsavgift lämnar de in dina momsdeklarationer i tid.

Myter och missuppfattningar om moms förklaras

Nu när du känner till grunderna för insamling, beräkning och rapportering av moms, får du inte låta dessa myter få dig att tappa fattningen.

Myt nr 1: IRS kommer att granska mig om jag inte samlar in moms på rätt sätt.

Många småföretagare tror att deras företag kommer att drabbas av en IRS-revision om de inte samlar in moms på rätt sätt. Faktum är att IRS inte har något att göra med försäljningsskatt! IRS är vår nationella skatteförvaltning, men försäljningsskatten regleras på delstatsnivå. Det finns ingen nationell försäljningsskatt i USA

Istället för att kämpa med IRS måste du, om du har frågor eller problem med försäljningsskatten, vända dig till delstatens skattemyndighet. Denna myndighet kallas vanligtvis State Department of Revenue, men den kan ha andra namn. Kaliforniens skattemyndighet kallas till exempel California Department of Tax and Fee Administration.

Myt nr 2: Jag säljer bara på nätet, så jag behöver inte ta ut moms.

Internetförsäljning liknar andra typer av produkter efter Högsta domstolens Wayfair-fall. Om du säljer skattepliktiga varor och har ”sales tax nexus” i en delstat (mer om det begreppet nedan) är du skyldig att ta ut försäljningsskatt från dina köpare – oavsett om du gjorde försäljningen ansikte mot ansikte eller online. De flesta stater kräver dock att onlineförsäljare betalar moms endast om de gör över ett visst antal transaktioner eller intäkter.

Innan du börjar samla in moms måste du registrera dig för ett försäljningsskattetillstånd hos din stats skattemyndighet.

Myt nr 3: Jag behöver bara samla in moms från köpare i min hemstat.

Det här är en av de där myterna som kan vara sanna, men det finns ofta mer bakom den. I USA är onlineförsäljare endast skyldiga att ta ut försäljningsskatt i de stater där de har en nexus för försäljningsskatt. ”Nexus” innebär en betydande koppling till en stat.

Du har alltid nexus i din hemstat – även om du bara arbetar från köksbordet – men andra vanliga affärsverksamheter kan ge dig nexus i andra stater. Det kan till exempel handla om att ha en anställd, en fysisk plats, en försäljare, en installatör eller en entreprenör i en viss delstat, eller till och med att bara lagra lager i en delstat. Du kan läsa mer om definitionen av nexus här.

Myt nr 4: Om jag inte tar ut moms behöver jag inte lämna in någon momsdeklaration.

Detta är en annan myt som kan sluta kosta dig pengar. Om du har ett försäljningsskattetillstånd i en stat ska du alltid lämna in en försäljningsskattedeklaration på din förfallodag. Detta gäller även om du inte har tagit ut ett öre i omsättningsskatt.

Staterna använder din omsättningsskattedeklaration för att ta reda på om du fortfarande är verksam. Om du inte lämnar in en momsdeklaration har de flesta stater någon form av straffavgift. Vissa stater kan bötfälla dig med upp till 50 dollar, medan andra stater kan upphäva din licens för försäljningsskatt om du fortsätter att missa tidsfristerna.

Myt nr 5: Jag borde ta ut försäljningsskatt på allt jag säljer.

I en perfekt värld skulle det vara enkelt att ta ut försäljningsskatt. Men i många delstater är vissa varor som anses vara ”nödvändigheter” – som matvaror, kläder och till och med läroböcker – antingen inte skattepliktiga eller beskattas med en annan skattesats. Livsmedelsvaror är till exempel skattefria i Kentucky men beskattas med en reducerad skattesats på 1 % i Illinois. Kläder är skattefria i Pennsylvania men beskattas med normal skattesats i Arkansas. Se till att du tar ut rätt omsättningsskattesats för din produkt eller tjänst. Din programvara för försäljningsstället eller en automatiserad tjänst för deklaration av försäljningsskatt kan hjälpa dig med detta (om du har frågor om vad som är skattepliktigt och vad som inte är skattepliktigt kan du alltid kontakta skatteverket i din delstat.)

Sales Taxes Demystified

Beräkning, insamling och rapportering av försäljningsskatt kan vara en plåga, men i slutändan går försäljningsskatterna till en god sak. Det är dessa skatter som finansierar statliga och lokala budgetar och betalar för skolor, vägar, brandskydd och andra viktiga frågor.

Programvara för försäljningsställen, som Square, och tjänster för deklaration av försäljningsskatt kan ta bort en del av huvudvärken med insamling och rapportering av försäljningsskatt. Och när du väl har varit verksam i några år kommer rapporteringen av försäljningsskatt att bli en självklarhet.