Den ultimata checklistan för hyresvärdar och hyresgäster

Livscykeln för ett förhållande mellan hyresvärd och hyresgäst börjar med den första kontakten under hyressättningsprocessen och slutar med att hyresgästens deposition återlämnas vid utflyttning.

Under vägen finns det flera interaktioner som kommer att definiera din hyresvärd-hyresgästrelation. Med så många hyresgäster är det viktigt att hålla koll på dina skyldigheter när det gäller att effektivt hantera dina invånare och hålla dina fastigheter lönsamma.

Funderar du på vad som krävs för att bli hyresvärd och hur man hanterar en potentiell hyresvärd-hyresgästrelation? Den här ultimata checklistan för hyresvärdar och hyresgäster tar dig genom livscykeln för ett hyresvärd-hyresgästförhållande, från inflyttning till utflyttning.

För att hoppa in i hyresförvaltningsspelet kommer du att upptäcka att ett av de bästa verktygen du kan använda för att effektivt hantera din hyresvärd-hyresgästrelation är en programvaruplattform för fastighetsförvaltning. Rätt programvara kommer att ge dig alternativ för att framgångsrikt hantera varje steg på din checklista för hyresvärdar och hyresgäster.

Steg ett – hitta en ny hyresgäst

I samma ögonblick som du upptäcker att en fastighet kommer att vara vakant måste du påbörja ditt sökande efter nästa hyresgäst. De flesta hyresavtal kräver att hyresgästerna lämnar någon form av uppsägningstid innan de lämnar en fastighet. Du kan använda denna tid för att börja söka efter en ny hyresgäst som kan flytta in när lägenheten blir ledig, vilket begränsar den tid som fastigheten kommer att stå tom. Ju mindre vakanstid, desto mer pengar kommer du att tjäna på fastigheten.

För att hitta din nästa hyresgäst måste du:

• Skapa en annons om lediga lägenheter som lyfter fram funktioner som finns på en checklista för hyresgäster
• Publicera hyresannonsen på din webbplats och dela annonsen med ditt nätverk för syndikering av hyresannonser och på ditt konto i sociala medier
• Boka in möten för att visa upp lägenheten. fastigheten för intresserade hyresgäster
• Samla in hyresansökningar och ansökningsavgifter
• Gör en hyresgästkontroll och granska hyresgästernas bakgrundsrapporter om dina hyresgäster
• Godkänn en kvalificerad hyresgäst för din hyresrätt
• Om din hyresgäst har ett husdjur för en husdjurs-vänlig hyra, följ dina rutiner för husdjursscreening
• Informera andra hyresgäster om att lägenheten har fyllts

Steg två – Förberedelse och undertecknande av hyresavtalet

När det är godkänt bör du samarbeta med din kvalificerade hyresgäst för att underteckna ett hyresavtal, vilket gör dem till en officiell framtida hyresgäst i din fastighet. Ett undertecknat hyresavtal kommer att vara det kontrakt som garanterar att hyresgästen kommer att flytta in i din fastighet och vara ansvarig för att betala hyra, enligt villkoren i hyresavtalet.

För att skicka hyresavtalet till din framtida hyresgäst för att underteckna, ta följande steg:

• Utarbeta ett hyresavtal eller hitta en juridisk hyresavtalsmall online.
• Säkerställ att ditt hyresavtal är lagligt. Låt ditt hyresavtal granskas av en licensierad advokat som känner till hyresrättslagarna i ditt område. Vissa stater och län kräver att särskilda villkor eller avsnitt ska ingå i alla hyresavtal. Du behöver inte låta en advokat granska ditt hyresavtal före varje hyresförhållande, men det är en bra idé att göra det minst en gång och kontrollera med dem rutinmässigt för att se till att inget har ändrats.

Processen för undertecknande av hyreskontraktet

Under processen för undertecknande av hyreskontraktet kommer du antingen att dela hyreskontraktet online så att din framtida hyresgäst kan underteckna det elektroniskt, eller så kommer du att träffas personligen för att få din hyresgäst att fysiskt underteckna hyreskontraktet.

I samband med undertecknandet av hyresavtalet bör du:

• Granska viktiga villkor i hyresavtalet med din framtida hyresgäst
• Behov av att hyresgästerna initierar viktiga delar av hyresavtalet för att se till att de förstår sitt ansvar som boende i din fastighet
• Granska hur mycket hyra som ska betalas, vilken dag den ska betalas när hyran betraktas som försenad och hur försenade hyresbetalningar kommer att hanteras
• Samla in pengar för inflyttning, inklusive en säkerhetsdeposition, extra avgifter i förekommande fall, och den första månadshyran. Kontrollera din delstat och lokala lagar för hyresvärdar och hyresgäster för att se om det är lagligt tillåtet att samla in sista månadens hyra från dina invånare. Vissa hyresvärdar väljer att vänta med att ta ut första månadshyran till första dagen av hyresförhållandet.
• Låt dina hyresgäster skriva under hyresavtalet
• Skriv under hyresavtalet själv, även kallat kontrasignering
• Diskutera detaljerna för inflyttningsdagen med din nya hyresgäst

Steg tre – Förberedelse av fastigheten

Tiden mellan hyresgästerna, när du förbereder fastigheten för en ny boende, kallas hyresgästomsättning.

Om din fastighet lämnades gnistrande ren av den föregående invånaren kanske du undrar, måste hyresvärdar städa mellan hyresgästerna? I de flesta fall är det en bra idé att få mattorna professionellt rengjorda före en ny hyresgäst och antingen anlita ett städteam eller städa fastigheten grundligt själv. Detta steg ger en orörd fastighet för nästa hyresgäst och ger dig en bra utgångspunkt för i vilket skick du förväntar dig att fastigheten ska återlämnas till dig i slutet av nästa hyresgästs hyresavtal.

För att förbereda fastigheten för en ny hyresgäst vill du:

• Förklara en utflyttningsinspektion tillsammans med den tidigare hyresgästen
• Samla in nycklarna från den tidigare hyresgästen och överväg att byta ut låsen om du anser att fastighetens säkerhet har äventyrats
• Bättra på eventuella skador och utför eventuella reparationer medan lägenheten är vakant
• Medans lägenheten är vakant kan du måla lägenheten och rengöra mattorna om det behövs.
• Återlämna den tidigare hyresgästens deposition med en lista över specificerade avdrag om du var tvungen att åtgärda skador som orsakats under hyresperioden
• Djuprengör fastigheten med hjälp av en professionell tjänst eller på egen hand

Steg fyra – Inflyttning av hyresgäst

På hyresperiodens första dag ska fastigheten vara klar och förberedd för att den nya hyresgästen ska kunna flytta in. Som en del av inflyttningsprocessen vill du se till att alla papper har samlats in och granskats, att hyran är betald och aktuell, att du fyller i en checklista för hyresgästens genomgång och att du ger ett varmt välkomnande till din nya hyresgäst.

Det kan vara bra att följa denna checklista för hyresvärdar när en hyresgäst flyttar in:

• Se igenom hyresavtalet och se till att allt är undertecknat och komplett
• Samla in eventuell hyreskostnad eller tilläggsavgifter innan du lämnar över nycklarna
• Ge välkomsthandlingar, ett välkomstpaket för nya hyresgäster, och en checklista för inflyttning till din hyresgäst
• Giv din hyresgäst information om hur han/hon ska genomföra sin inflyttningsinspektion och vilken dag checklistan för inflyttning ska returneras till dig

Steg 5 – Hantera hyreskontraktet

Under hela hyresperioden är dina huvudsakliga mål att samla in hyran från din hyresgäst, underhålla fastigheten, följa hyresvärdens hyresgästlagar, vårda din hyresvärd-hyresgästrelation och kommunicera effektivt med din hyresgäst.

För att effektivt hantera ditt hyresavtal bör du göra följande:

• Hålla dig till de villkor som anges i hyresavtalet, inklusive förfallodagar för hyran
• Ge dina hyresgäster enkla sätt att betala hyran, via ett system för onlinebetalning av hyran eller genom att använda enkla alternativ för kontantbetalning av hyran
• Använda de hjälpsamma funktionerna som finns tillgängliga i din programvara för fastighetsförvaltning

För att underhålla fastigheten bör du:

• Gör det enkelt för hyresgästerna att rapportera underhållsproblem
• Svar på och åtgärda underhållsproblem på lämpligt sätt
• Hitta en checklista för periodiska inspektioner av hyreslägenheter som du kan använda under dina rutininspektioner

Som hyresvärd bör du se till att du alltid följer de lokala, delstatliga och nationella lagarna för hyresgäster som är hyresvärd. Dessa lagar kommer att vägleda dig om det bästa sättet att lagligt hantera vissa situationer.

Det finns till exempel lagar för hyresvärdar och hyresgäster om:

• Hyresvärdens rätt att komma in i fastigheten
• Hur lång varsel måste ges innan hyran höjs
• Hur man hanterar överträdelser av hyresavtalet
• Krav och ansvar för snöröjning
• Implicit garanti för beboelighet
• Implicit. garanti för tyst njutning
• Obligatoriska upplysningar om hyresvärden som du måste berätta för din hyresgäst
• Hur man lagligt vräker en hyresgäst

De här lagarna är bara några exempel på de många bestämmelser som du kommer att behöva förstå och följa under din tid som hyresvärd. Det kan vara bra att gå med i en lokal eller statlig hyresvärdsförening för att hålla sig uppdaterad om förändringar och uppdateringar av hyresvärds- och hyresgästlagar.

Vård din relation mellan hyresvärd och hyresgäst under hela hyresavtalet med hjälp av följande bästa metoder:

• Kontrollera-med din hyresgäst under hyresavtalet
• Sänd vänliga påminnelser eller meddelanden om säsongsbetonat underhåll och fastighetsuppdateringar
• Följ delstatens lagar om att ge ett meddelande innan du inspekterar fastigheten
• Svar på underhåll och underhållsbehov
• . förfrågningar i tid
• Lär dig att höja hyran på ett respektabelt sätt
• Förstå när det är okej att säga ”nej” till dina hyresgäster

Steg 6 – Flytta ut en hyresgäst

Det kommer en tid i varje hyresförhållande, då din hyresgäst kommer att flytta ut ur fastigheten. Vissa hyresgäster kommer att bo kvar i din fastighet i flera år (eller decennier!) medan andra kommer att flytta ut så snart hyresavtalet löper ut. Oavsett hur länge hyresgästen bodde i fastigheten vill du skapa en process för att hantera en hyresgästs utflyttning.

I vissa fall kommer en hyresgäst att meddela att han/hon flyttar ut, i andra fall kommer hyresgästen bara att planera att flytta ut i slutet av hyrestiden och behöver inte lämna något meddelande. Oavsett situationen är det en bra idé att kommunicera med dina hyresgäster och förstå deras planer på att lämna fastigheten.

När det är dags för en hyresgäst att flytta ut ska du följa dessa steg:

• Detektera vilken dag din hyresgäst ska lämna fastigheten och lämna tillbaka nycklarna till din hyresgäst
• Förse hyresgästen med instruktioner för utflyttning, inklusive vilka steg som hyresgästen måste följa för att återställa fastigheten i samma skick som före inflyttningen när det gäller städning och reparationer
• Förbered en utflyttningsinspektion för att hjälpa hyresgästen att få tillbaka en större del av sin deposition
• Tala om för din hyresgäst hur stor den proportionella hyran kommer att vara om hyresgästen lämnar fastigheten i mitten av månaden
• Har en plan för det fall att hyresgästen inte flyttar ut vid den överenskomna tidpunkten
• .dag och tid som överenskommits
• Kontakta dina leverantörer och se till att de är redo att sköta städning och reparationer under tiden som hyresgästen flyttar ut
• Företa en utflyttningsinspektion när fastigheten är utrymd
• Följ de lagar som gäller i din delstat när det gäller avdrag för säkerhetsdepositioner och återlämnande av säkerhetsdepånget till din hyresgäst

Do it again!

Grattis, du har framgångsrikt genomfört en fullständig livscykel för hyresvärd och hyresgäst. Kom ihåg att börja marknadsföra din hyresrätt så snart du får meddelande om att din nuvarande hyresgäst har för avsikt att lämna fastigheten. Om du följer dessa steg kommer du att kunna hantera dina hyreslägenheter framgångsrikt som hyresvärd.

Hyresgästverktyg för framgång

Ett av de bästa verktygen du kan använda för att effektivt hantera ditt hyresgästförhållande är en mjukvaruplattform för fastighetsförvaltning. Rätt programvara ger dig alternativ för att framgångsrikt hantera varje steg på din checklista för hyresvärd-hyresgäst.

Med programvara för fastighetsförvaltning kan du spåra kommande hyresavtal som löper ut, marknadsföra lediga platser, samla in hyresansökningar, beställa screeningrapporter för hyresgäster, skicka och underteckna hyresavtal online, samla in hyresbetalningar online, spåra sena hyresbetalningar, samla in och organisera underhållsförfrågningar, skicka meddelanden, påminnelser, e-postmeddelanden och sms direkt till dina hyresgäster, och slutföra inflyttnings- och utflyttningsinspektioner med en mobilapp. Även om det finns flera system för hyresvärdar på marknaden, är Rentec Direct ett kraftfullt programvarualternativ för fastighetsförvaltning för att effektivisera ditt förhållande mellan hyresvärd och hyresgäst och hitta framgång som hyresvärd.

Relaterad läsning för dig:

• Det bästa sättet att samla in hyresbetalningar varje månad
• Underhållskostnader för dina hyresfastigheter
• Hur mycket kostar hyresgästomsättningen egentligen?