Aceasta este o continuare a postării de săptămâna trecută pe tema ședințelor Change Advisory Board (CAB, sau, pe scurt, Change Board). Această postare se va referi la subiectul ședințelor în sine și se va concentra asupra unora dintre capcane și va examina câteva idei pe care le-am folosit.
În primul rând, ședința trebuie să aibă un președinte sau o președintă eficientă – în mod ideal, managerul de schimbare. Cu excepția faptului că trebuie să petreceți cel puțin câteva ore înainte pentru a vă pregăti și să fiți clar cu privire la modul în care doriți să gestionați întâlnirile. Dacă sunteți nou în acest rol, cereți colegilor să vă permită să jucați un joc de rol înainte de prima dvs. ședință „reală”.
Menținerea timpului
Oamenii vor fi mai dispuși să participe la ședințele CAB dacă vă creați de la început o reputație de respectare strictă a timpului. Fiți punctual – dacă ședința este pentru ora 10:00, rezervați sala începând cu ora 9:45, astfel încât să aveți timp să îi eliberați pe cei întârziați care ar putea fi încă acolo la ora 9:50, dându-vă timp să fiți gata să începeți la ora 10:00.
Elaborați o agendă cronometrată. De exemplu, dacă aveți de examinat 20 de Modificări și 60 de minute în care să faceți acest lucru, înseamnă că fiecare Modificare justifică 3 minute. De asemenea, puteți utiliza un sistem de clasificare, în care Modificările mai complexe primesc 5 minute, iar celor mai simple sau mai directe li s-au alocat 2 minute.
Abordarea mea a fost de a avea ședințe cu durată variabilă, variind de la 1 la 2 ore. Reuniunile de 2 ore aveau o pauză încorporată la intervalul de 1 oră. Atunci când se făceau invitații la ședință, am precizat durata (durata reală fiind determinată de numărul de modificări avute în vedere). Aveam, de asemenea, un ceas pe care îl aduceam în ședință și îl așezam pe masa din fața mea.
Personalul meu sentiment este că nicio ședință nu ar trebui să depășească 2 ore. Dacă, din anumite motive, lucrările nu s-ar putea încheia în două ore, aș suspenda ședința pentru o altă zi.
Minute
Câteva companii întocmesc în mod obișnuit minutele ședințelor Comitetului de modificare. Nu am simțit niciodată nevoia de așa ceva, dar dacă doriți să întocmiți procese-verbale, asigurați-vă că este prezentă o persoană a cărei responsabilitate exclusivă este să întocmească și să distribuie procesele-verbale – nu presupuneți că aceasta este sarcina managerului de schimbări (lucru pe care l-am văzut recent la un client). Managerul de schimbare va avea destule de făcut.
Înregistrarea rezultatelor
Dacă veți avea vreo șansă de a vă respecta calendarul, aveți rezultate simple pentru luarea în considerare a schimbării: Acceptare, Respingere, Amânare. În fiecare caz, veți dori să înregistrați notele și comentariile colegilor dumneavoastră (în special în ceea ce privește programarea). Amânarea pune pur și simplu Schimbarea într-un „tipar de așteptare” pentru următoarea ședință CAB.
Câteva companii folosesc un document formal de aprobare. Eu am avut tendința de a opta pentru ceva mai puțin formal – oferind fiecărui membru o listă de bifat, cu o descriere a Schimbării, o căsuță de bifat Accept/Reject/Defer și un mic spațiu în care să scrie comentarii.
Membrii
Este normal și sănătos ca numărul membrilor reuniunii CAB să se modifice în timpul ședinței, pe măsură ce diferiți membri intră și ies în funcție de Modificările avute în vedere (pe care le-ați fi difuzat în mod corespunzător în prealabil).
Dacă oamenii nu se ridică să plece atunci când ar trebui, reamintiți-le cu un blând „mulțumesc că ați venit, asta e tot pentru voi”. Un număr mai mic de persoane, cu un interes relevant, vă va ajuta să organizați o ședință de succes.
Înainte de ședință
Întoarceți un rezumat a ceea ce urmează să fie discutat și programul dvs. anticipat al schimbărilor care urmează să fie puse în aplicare în următoarea lună (sau cam așa ceva). Nu vă așteptați ca toată lumea să o citească – unii vor fi foarte atenți, alții nu se vor uita la ea până la începerea ședinței. De obicei, puteți ghici cum va fi pentru diferite grupuri și, prin urmare, este un lucru pe care îl puteți lua în considerare în estimările dvs. de timp.
Aveți la îndemână copii de rezervă pentru toată lumea.
Căutați să respectați ordinea de zi
Fiți necruțător în direcționarea conversației de la problema fierbinte a acestei săptămâni către punctele de pe ordinea de zi.
După ședință
Întoarceți un rezumat concis al rezultatelor obținute și estimați când va avea loc următoarea ședință.