Co to są debety i kredyty?
Transakcje biznesowe to zdarzenia, które mają wpływ pieniężny na sprawozdania finansowe organizacji. Podczas księgowania tych transakcji zapisujemy liczby na dwóch kontach, gdzie kolumna debetowa znajduje się po lewej stronie, a kolumna kredytowa po prawej stronie.
-
Debit jest zapisem księgowym, który albo zwiększa konto aktywów lub kosztów, albo zmniejsza konto zobowiązań lub kapitału własnego. Jest on umieszczony po lewej stronie w zapisie księgowym.
-
Kredyt jest zapisem księgowym, który albo zwiększa konto zobowiązań lub kapitału własnego, albo zmniejsza konto aktywów lub kosztów. Jest on umieszczony po prawej stronie w zapisie księgowym.
Użycie debetu i kredytu
Każda transakcja księgowa jest tworzona, zawsze ma wpływ na co najmniej dwa konta, z zapisem debetowym zapisanym na jednym koncie i zapisem kredytowym zapisanym na drugim koncie. Nie ma górnego limitu liczby kont biorących udział w transakcji, ale minimum to nie mniej niż dwa konta. Sumy debetów i kredytów dla każdej transakcji muszą zawsze być sobie równe, tak więc transakcja księgowa jest zawsze „w równowadze”. Jeśli transakcja nie byłaby w równowadze, nie byłoby możliwe tworzenie sprawozdań finansowych. Tak więc stosowanie debetów i kredytów w dwukolumnowym formacie zapisu transakcji jest najbardziej istotną ze wszystkich kontroli dokładności rachunkowości.
Może być znaczne zamieszanie co do nieodłącznego znaczenia debetu lub kredytu. Na przykład, jeśli obciążysz rachunek pieniężny, oznacza to, że kwota gotówki w kasie wzrasta. Jeśli jednak obciążymy rachunek zobowiązań, oznacza to, że kwota zobowiązań z tytułu tych zobowiązań maleje. Różnice te wynikają z faktu, że obciążenia i uznania mają różny wpływ na kilka szerokich typów kont, do których należą:
-
Konta aktywów. Obciążenie zwiększa saldo, a uznanie zmniejsza saldo.
-
Konta pasywów. Obciążenie zmniejsza saldo, a uznanie zwiększa saldo.
-
Konta kapitałowe. Obciążenie zmniejsza saldo, a uznanie zwiększa saldo.
Powód tego pozornego odwrócenia stosowania debetów i kredytów wynika z podstawowego równania rachunkowego, na którym zbudowana jest cała struktura transakcji rachunkowych, które brzmi:
Aktywa = Pasywa + Kapitał własny
Tak więc, w pewnym sensie, aktywa można mieć tylko wtedy, gdy zapłaciło się za nie pasywami lub kapitałem własnym, więc trzeba mieć jedno, aby mieć drugie. W związku z tym, jeśli tworzysz transakcję z debetem i kredytem, zazwyczaj zwiększasz aktywa, jednocześnie zwiększając zobowiązania lub konto kapitałowe (lub odwrotnie). Istnieją pewne wyjątki, takie jak zwiększenie jednego konta aktywów przy jednoczesnym zmniejszeniu innego konta aktywów. Jeśli jesteś bardziej zainteresowany kontami, które pojawiają się w rachunku zysków i strat, to obowiązują następujące dodatkowe zasady:
-
Konta przychodów. Obciążenie zmniejsza saldo, a uznanie zwiększa saldo.
-
Konta kosztów. Debet zwiększa saldo, a kredyt zmniejsza saldo.
-
Konta zysków. Obciążenie zmniejsza saldo, a uznanie zwiększa saldo.
-
Konta strat. Debet zwiększa saldo, a kredyt zmniejsza saldo.
Jeśli jesteś naprawdę zdezorientowany przez te kwestie, to po prostu pamiętaj, że debety zawsze idą w lewej kolumnie, a kredyty zawsze idą w prawej kolumnie. Nie ma wyjątków.
Reguły debetowe i kredytowe
Reguły rządzące używaniem debetów i kredytów są następujące:
-
Wszystkie konta, które normalnie zawierają saldo debetowe, zwiększają się w kwocie, gdy dodawany jest do nich debet (lewa kolumna) i zmniejszają się, gdy dodawany jest do nich kredyt (prawa kolumna). Rodzaje kont, których dotyczy ta reguła to wydatki, aktywa i dywidendy.
-
Wszystkie konta, które normalnie mają saldo kredytowe, zwiększają się, gdy dodawany jest do nich kredyt (prawa kolumna), i zmniejszają się, gdy dodawany jest do nich debet (lewa kolumna). Rodzaje kont, do których odnosi się ta zasada, to zobowiązania, przychody i kapitał własny.
-
Całkowita kwota debetów musi być równa całkowitej kwocie kredytów w transakcji. W przeciwnym razie transakcja księgowa jest określana jako niezbilansowana i nie zostanie zaakceptowana przez oprogramowanie księgowe.
Debity i kredyty w typowych transakcjach księgowych
W poniższych punktach opisano zastosowanie debetów i kredytów w najbardziej typowych transakcjach biznesowych:
-
Sprzedaż za gotówkę: Obciążenie rachunku pieniężnego | Uznanie rachunku przychodów
-
Sprzedaż na kredyt: Obciążenie rachunku należności | Uznanie rachunku przychodów
-
Przyjęcie gotówki w ramach zapłaty należności: Debit the cash account | Credit the accounts receivable account
-
Purchase supplies from supplier for cash: Obciążenie rachunku wydatków na materiały eksploatacyjne | Uznanie rachunku pieniężnego
-
Zakup materiałów eksploatacyjnych od dostawcy na kredyt: Obciążenie rachunku wydatków na materiały eksploatacyjne | Uznanie rachunku zobowiązań
-
Zakup zapasów od dostawcy za gotówkę: Debit the inventory account | Credit the cash account
-
Purchase inventory from supplier on credit: Debit the inventory account | Credit the accounts payable account
-
Pay employees: Obciążenie rachunku kosztów wynagrodzeń i podatku od wynagrodzeń | Uznanie rachunku pieniężnego
-
Pożyczka: Obciążyć rachunek pieniężny | Uznać rachunek zobowiązań z tytułu pożyczek
-
Spłacić pożyczkę: Debit loans payable account | Credit cash account
Examples of Debits and Credits
Arnold Corporation sprzedaje klientowi produkt za 1 000 USD w gotówce. Wynikiem tego są przychody w wysokości 1 000 USD i środki pieniężne w wysokości 1 000 USD. Arnold musi zapisać zwiększenie stanu środków pieniężnych (aktywów) jako debet oraz zwiększenie stanu konta przychodów jako kredyt. Zapis jest następujący:
.