先週の投稿に引き続き、Change Advisory Board（CAB、略してChange Board）ミーティングを題材にしたものです。 この投稿では、会議そのものをテーマとし、いくつかの落とし穴に焦点を当て、私が使用したいくつかのアイデアを見ていきます。 事前に少なくとも数時間かけて準備し、会議をどのように扱うかについて明確にしておく必要があることを除いては。
Timekeeping
早い段階で厳格な時間厳守の評判を得れば、人々はCABの会議に喜んで出席するようになる。 時間を守る – ミーティングが10:00の場合、9:45から部屋を予約して、9:50にまだいるかもしれない遅刻者を追い出す時間を確保し、10:00に開始する準備をする時間を確保する
時間を決めた議題を作成する。 たとえば、20個の「変化」を検証し、それを60分で行う場合、1個の「変化」につき3分の時間が与えられるということです。 また、より複雑な変更には5分、よりシンプルでわかりやすいものには2分というように、等級分けをすることもできます。
私のアプローチは、1時間から2時間の範囲で可変長の会議を行うことでした。 2時間のミーティングには、1時間のインターバルに休憩が組み込まれていました。 会議への招待が行われたとき、私はその時間を述べました(実際の時間は、検討中のChangesの数によって決定されます)。
私自身の感覚では、会議は 2 時間を超えるべきではないと思っています。
議事録
会社によっては、取締役会を変更する際に、日常的に議事録を作成しているところもある。 私はその必要性を感じたことはありませんが、もし議事録を作成したいのであれば、議事録を作成し配布することを唯一の職務とする人がそこにいることを確認してください。 チェンジマネージャーの仕事は十分でしょう。
Recording Outcomes
予定表に従う可能性があるなら、変更の検討には単純な結果を持たせることです。 受け入れる」、「拒否する」、「延期する」です。 それぞれのケースで、同僚からのメモやコメント (特にスケジュールに関して) を記録しておくとよいでしょう。 延期は、次のCABミーティングのために変更を「保留」にするだけです。
企業によっては、正式なサインオフドキュメントを使用するところもあります。 各メンバーに、変更の説明、承諾/拒否/延期のチェックボックス、コメントを書き込む小さなスペースがあるチェックリストを渡すなど、あまり堅苦しくないものを選ぶ傾向があります。
メンバー構成
検討中の変更に応じて、異なるメンバーが入ったり出たりするので、CABミーティングのメンバーがミーティング中に変わるのは普通で健全なことです(事前に適宜ストリーミングしておくとよいでしょう)。
ミーティングの前に
議論される内容の要約と、今後1ヶ月間（またはそれ以上）に実行される予定の変更点のスケジュールを送信します。 全員がそれを読むことを期待しないでください。ある人は非常に注意を払い、ある人はミーティングが始まるまでそれを見ません。
全員のために予備のプリントアウトを用意しておく。
アジェンダにこだわる。
今週のホットな問題からアジェンダのアイテムに会話を誘導することに冷酷になる。
ミーティング後
達した結果の簡単な要約を送り、次のミーティングはいつになるかを見積もる。