Cos’è la comunicazione aziendale e perché ne hai bisogno?

Il modo in cui comunichiamo con gli altri è una parte così abituale di noi che raramente ci fermiamo a pensarci. Questo si traduce anche nella comunicazione aziendale. Le organizzazioni, dopo tutto, non sono entità senza volto, ma gruppi di persone reali.

Una comunicazione efficace influenza i processi, l’efficienza e ogni livello di un’azienda.

Le organizzazioni con dipendenti connessi hanno un picco di produttività fino al 25%.

In che modo un aumento di produttività del 25% avrebbe un impatto sul successo della tua azienda? Vedresti un aumento delle entrate?

Migliore servizio clienti e quindi clienti più felici? Profitti più alti?

Tutto questo (e molto altro)?

In questa guida, copriremo tutto quello che devi sapere per impostare un processo di comunicazione aziendale di successo.

• Che cos’è la comunicazione aziendale? La definizione
• Tipi di comunicazione aziendale
• Metodi di comunicazione aziendale
• Problemi che una comunicazione aziendale efficace può risolvere
• Come impostare il tuo processo di comunicazione aziendale

Cos’è la comunicazione aziendale? La definizione

La comunicazione aziendale è il processo di condivisione delle informazioni tra le persone all’interno e all’esterno di un’azienda.

La comunicazione aziendale efficace è il modo in cui gli impiegati e la direzione interagiscono per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Il suo scopo è quello di migliorare le pratiche organizzative e ridurre gli errori.

L’importanza della comunicazione aziendale risiede anche in:

• Presentare opzioni/nuove idee di business
• Fare piani e proposte (scrittura aziendale)
• Eseguire le decisioni
• Raggiungere accordi
• Inviare ed eseguire ordini
• Vendere con successo
• Riunioni efficaci

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Tutta l’attività organizzata in un’azienda si basa sul processo di comunicazione aziendale. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa, dalla comunicazione manageriale alla comunicazione tecnica con i fornitori.

E quando la comunicazione diventa poco chiara, i sistemi centrali dell’azienda rischiano di cadere a pezzi. I dati mostrano che il 60% dei professionisti della comunicazione interna non misura le comunicazioni interne. Le potenziali ragioni includono il non sapere da dove iniziare, i prossimi passi, o come calcolare il ROI.

Se vi sentite allo stesso modo, considerate questo:

Una forte comunicazione aziendale in un’azienda si tradurrà probabilmente in un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.

Le aziende con una forza lavoro impegnata vedono una crescita del 19,2% del reddito operativo su un periodo di 12 mesi. Quelle con bassi punteggi di coinvolgimento guadagnano il 32,7% in meno.

Quanto più successo avresti se avessi un migliore coinvolgimento dei dipendenti?

E come puoi assicurare un processo di comunicazione aziendale che lo renda possibile?

Tipi di comunicazione aziendale

Distinguiamo prima i principali tipi di comunicazione in una tipica organizzazione.

Primo, abbiamo la comunicazione aziendale interna.

La comunicazione aziendale interna può essere:

• Comunicazione verso l’alto: qualsiasi comunicazione che viene da un subordinato a un manager. O da un’altra persona nella gerarchia organizzativa.
• Comunicazione verso il basso/comunicazione manageriale: qualsiasi cosa che viene da un superiore a un subordinato.
• Comunicazione laterale/comunicazione tecnica: comunicazione interna o interdipartimentale tra colleghi

Poi, c’è la comunicazione aziendale esterna.

La comunicazione aziendale esterna è tutta la messaggistica che lascia il tuo ufficio e lo staff interno. Si tratta di avere a che fare con clienti, venditori, o qualsiasi cosa che abbia un impatto sul vostro marchio.

E’ possibile ordinare tutte le comunicazioni in questo spettro in quattro tipi di comunicazione aziendale.

1. Ottenere e ricevere istruzioni e incarichi sia verso l’alto che verso il basso. Questo include una delega efficace da una persona all’altra. La maggior parte dei problemi negli affari inizia con comunicazioni poco chiare in quest’area.
2. Condividere e discutere le informazioni, inclusa la condivisione delle informazioni che avviene nelle riunioni. Quando la comunicazione fallisce in quest’area, i compiti vengono svolti in modo improprio o non vengono svolti affatto.
3. Dare feedback, correzione e disciplina alle persone che vi riportano in modo che possano avere la conoscenza e gli strumenti necessari per fare meglio il loro lavoro. Dare un ottimo e fattibile feedback è un’abilità chiave per chiunque abbia una posizione di leadership. Anche la comunicazione non verbale e il linguaggio del corpo giocano un ruolo in questo caso.
4. Riunioni e discussioni di problem-solving e decisionali. Queste sono considerate tra le discussioni più importanti per qualsiasi organizzazione. Questo implica un pensiero critico superiore e una migliore tecnologia di comunicazione.

Metodi di comunicazione aziendale

Quando la comunicazione aziendale avviene effettivamente, è sia verbale che scritta.

Inoltre, la comunicazione avviene sia di persona/faccia a faccia che a distanza.

Nessuno dei due è migliore o peggiore per la vostra azienda da solo e dipende interamente dal contesto.

La comunicazione scritta è ottima per mantenere una traccia cartacea delle decisioni e delle azioni fatte così come per mettere insieme strategie e piani in atto. Le interazioni verbali permettono la generazione istantanea di idee e un flusso di pensieri più aperto.

Alcune aziende sono in un unico ufficio. Alcune hanno uffici in vari fusi orari. Altre sono completamente remote e non hanno una sede fisica (Buffer e Zapier sono ottimi esempi di aziende indipendenti dalla sede). Questi sono i metodi di comunicazione aziendale applicabili ad alcuni o tutti gli scenari di cui sopra:

1) Comunicazione basata sul web

Questo include i canali di comunicazione quotidiani come le e-mail e le applicazioni di messaggistica istantanea (come Slack, Hangouts, o anche Nextiva Chat).

I vantaggi delle e-mail e dei messaggi risiedono nella capacità di condurre conversazioni private in un ambiente d’ufficio affollato, così come di condividere un messaggio con molte persone – da poche a centinaia – tutte insieme.

2) Riunioni telefoniche

I telefoni hanno rimosso la barriera del luogo per gestire riunioni produttive e veloci. Permette un migliore scambio di idee grazie alla comunicazione non verbale (tono di voce) rispetto alla comunicazione scritta. I sistemi telefonici cloud possono accelerare l’onboarding e la collaborazione generale del team.

3) Videoconferenza

I grandi sistemi di videoconferenza permettono alle persone in luoghi remoti di eseguire riunioni che si sentono il più vicino possibile alle riunioni di persona. Portano le riunioni telefoniche un passo avanti.

4) Incontri faccia a faccia

Le riunioni di persona possono aiutare un’azienda a portare avanti le idee velocemente. La ricerca mostra che le riunioni di persona generano più idee rispetto alle riunioni virtuali.

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Tuttavia, avere un ordine del giorno solido come una roccia è essenziale per riunioni efficaci. Il 46% degli impiegati raramente o mai lasciano una riunione sapendo cosa devono fare dopo.

5) Rapporti e documenti ufficiali

Documentare le attività che hanno un impatto su altre persone e dipartimenti è una parte cruciale di un sistema di comunicazione aziendale ben oliato.

La capacità di fare riferimento a un documento scritto in qualsiasi momento riduce la possibilità di confusione o disaccordo e fornisce ulteriore chiarezza nella comunicazione.

6) Presentazioni

Le presentazioni supportate da relazioni e slide deck di PowerPoint sono spesso il modo in cui vengono condotte le riunioni con gruppi più grandi.

Sono ottime per condividere nuove idee in un modo che crea spazio per domande e chiarimenti.

7) Forum boards e FAQs

Un’area interna per i dipendenti per fare riferimento alle domande più frequenti su vari argomenti dipartimentali e per chiederne di nuove che li renderanno più produttivi e aggiornati su un argomento.

8) Sondaggi

I sondaggi sia interni che tra i clienti sono un modo ideale per raccogliere feedback e valutazioni su argomenti importanti. I sondaggi facilitano un ciclo sano di miglioramenti supportati dal feedback e aprono un canale di comunicazione tra tutti i livelli all’interno di un’organizzazione.

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9) Attività di gestione del cliente

Questo può includere qualsiasi attività di relazione con il cliente. Gli esempi includono il supporto della chat dal vivo, i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il processo di imbarco dei clienti, le recensioni dei clienti e altro ancora.

La prossima domanda logica che probabilmente avrete è:

Quali metodi di comunicazione aziendale ha bisogno la mia azienda?

La risposta dipende in gran parte dalle dimensioni e dalle preferenze del tuo business. Non c’è una soluzione unica per tutti. Una cosa è certa: ti preparerai per il successo usando solo i metodi di comunicazione aziendale di cui hai bisogno e che userai davvero.

Per esempio:

Vuoi un forum, così tu e il tuo staff passate settimane a trovare la soluzione migliore e a impostarla.

Dopo un po’, scopri che nessuno la usa perché ottiene le risposte più velocemente dal suo team o dai documenti. Una soluzione inutile ti è costata tempo e denaro preziosi.

Oppure installi un sistema di videoconferenza di qualità, quando in realtà hai solo bisogno di un sistema telefonico aziendale affidabile per gestire le tue riunioni a distanza.

Ogni azienda userà la comunicazione basata sul web. Tutti gli altri metodi, tuttavia, dipenderanno dalle circostanze aziendali individuali. Prendetevi il tempo di considerare attentamente il valore di ciascuno per la vostra situazione unica.

Problemi che una comunicazione aziendale efficace può risolvere

Una comunicazione aziendale chiara ed efficace è fondamentale per i team, gli impiegati, i manager e i dirigenti per svolgere il loro lavoro e adempiere alle loro responsabilità.

Senza i giusti processi e strumenti in atto, il flusso di informazioni viene interrotto e le persone vengono lasciate al buio. Questo può portare a gravi conseguenze per l’azienda, da dipendenti e clienti insoddisfatti alla perdita di profitti.

Il flusso trasparente di informazioni è un ovvio obiettivo generale di un processo di comunicazione aziendale. Ma quali sono alcuni problemi più profondi che una comunicazione aziendale di successo risolve?

1) Sovraccarico di e-mail e mancanza di produttività e chiarezza quotidiana

In molti luoghi di lavoro, le persone sono semplicemente sopraffatte dal numero di messaggi che ricevono in un solo giorno. Nel suo libro Message Not Received, Phil Simon ha detto che una persona media riceve da 120 a 150 email al giorno.

Facilmente perdiamo o trascuriamo completamente un’informazione cruciale. Con un sistema di comunicazione aziendale in atto, le aziende possono ridurre le distrazioni digitali e creare spazio per le idee e il pensiero.

2) Silos di comunicazione orizzontale e verticale

Spesso le squadre e i reparti non si scambiano informazioni essenziali. Altre volte, non c’è un modo facile per raggiungere un responsabile di reparto quando c’è un problema all’interno di un team. Questi silos si formano facilmente e spesso senza che nessuno se ne accorga, ma possono essere facilmente rimediati con un piano di comunicazione in atto.

3) Scarsa comunicazione con i dipendenti remoti

Il lavoro a distanza è qui per restare. Il rapporto State of Remote Work di Buffer mostra che la stragrande maggioranza dei dipendenti vorrebbe lavorare da remoto almeno per una parte del tempo.

Loro elencano la collaborazione e la comunicazione tra le tre principali difficoltà quando si tratta di lavorare da remoto, dimostrando il valore dei giusti sistemi di comunicazione in atto.

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4) Rotazione dei dipendenti/Basso impegno dei dipendenti

Perdere le persone ideali dalla tua organizzazione mette a rischio la tua capacità di servire i clienti. È anche costoso.

Perdere un dipendente può costare come il doppio del suo stipendio annuale, ma quando le aziende comunicano efficacemente, hanno il 50% di probabilità in più di riportare livelli di turnover sotto la media del settore.

5) Scarso servizio clienti

Se c’è scarsa comunicazione in un’organizzazione, succedono due cose quando si tratta di servizio clienti. In primo luogo, i dipendenti nei ruoli di fronte al cliente non avranno le informazioni di cui hanno bisogno. In secondo luogo, i clienti percepiranno il morale basso dei dipendenti e avranno un’esperienza negativa.

In effetti, uno studio ha scoperto che il miglioramento dell’atteggiamento dei dipendenti ha un impatto sulla soddisfazione del cliente, che poi si traduce in un aumento delle entrate.

5 passi per impostare il processo di comunicazione aziendale

Un solido processo di comunicazione aziendale è essenziale per la felicità dei vostri dipendenti e clienti. In definitiva, questo porta alla stabilità finanziaria.

Un rapporto ha scoperto che il 29% dei dipendenti crede che i loro attuali strumenti di comunicazione interna non funzionino.

Ecco alcune delle ragioni che hanno elencato:

Informazioni irrilevanti, esclusione, disonestà e mancanza di accesso alle informazioni chiave è qualcosa che probabilmente anche la tua forza lavoro ha provato.

Uno studio di Salesforce ha scoperto che l’86% dei dirigenti, degli impiegati e degli educatori considerano la comunicazione inefficiente come la causa dei fallimenti sul posto di lavoro.

Non possiamo più ignorare l’importanza del lavoro di squadra e della chimica e il loro impatto sulla produttività dei dipendenti, l’impegno e il sostegno. Ecco i passi che potete seguire per assicurare un processo di comunicazione aziendale di successo.

1) Controllate il vostro attuale stato di comunicazione aziendale e fissate degli obiettivi

Non importa la fase del vostro business, avete bisogno di un piano di comunicazione aziendale in atto.

Tuttavia, lo renderete il più utile se vi concentrerete sulle aree che hanno bisogno del maggior miglioramento ora, e lavorerete su tutte le altre aree in seguito.

Per esempio, queste potrebbero essere alcune delle ragioni per cui la tua comunicazione ha bisogno di essere rivista:

• Bassa soddisfazione dei dipendenti o alto turnover
• Rendimento inferiore al previsto in tutta l’azienda
• Crescita rapida che porta a perdere traccia delle informazioni
• Mancanza di trasparenza delle informazioni a causa del lavoro a distanza

Potresti sperimentare più di una di queste, o uno scenario completamente diverso. Identificatelo e stabilite degli obiettivi per il vostro processo di comunicazione aziendale in base ad esso. Per esempio, i vostri obiettivi possono includere:

• Un tasso specifico di turnover dei dipendenti o di soddisfazione
• Tasso di soddisfazione dei clienti
• Numero di progetti completati
• Numero di interazioni tra reparti

…e altro.

2) Identifica i gruppi principali nella tua organizzazione e le loro relazioni reciproche

Esamina la struttura della tua organizzazione e tutti i gruppi coinvolti nella sua capacità di funzionare.

Prendi nota di ogni gruppo che richiede informazioni per funzionare. Questo dovrebbe includere:

• Classificazione orizzontale, cioè i dipartimenti (operazioni, marketing, design, risorse umane, vendite, supporto clienti, finanza e altro)
• Classificazione verticale: professionisti in team, team leader, responsabili di reparto, dirigenti
• Gruppi esterni: clienti, fornitori, partner e altro

Da qui, considera il lavoro che fanno su base continua e i risultati che ci si aspetta da loro. Tracciate una mappa del modo in cui devono comunicare affinché il loro lavoro sia portato a termine.

A seconda delle dimensioni della vostra azienda, questo potrebbe essere un grande compito, quindi datevi molto tempo. Alcune delle principali domande a cui rispondere sono:

• Quali squadre e persone devono parlare con chi quotidianamente? E settimanalmente, bisettimanalmente e mensilmente?
• Quale comunicazione avviene solo quando c’è una crisi in corso?
• Come fanno i manager e i team leader a mantenere i progressi nei loro reparti? Come funziona il reporting?
• Esiste una libreria di conoscenze che ha il potenziale di ridurre le riunioni e le conversazioni inutili?
• Quali progetti e processi hanno bisogno dell’approvazione di altre persone nell’azienda? Come vengono richieste e facilitate le approvazioni?

Come minimo, queste risposte dovrebbero darti un’idea della quantità necessaria di e-mail, messaggi, chiamate, riunioni e documenti perché tutto avvenga nel lasso di tempo designato.

3) Definisci i metodi di comunicazione

Poi, scegli i metodi di comunicazione che si allineano ai tuoi obiettivi di comunicazione aziendale, così come le interazioni tra i gruppi principali nella tua azienda.

Ripercorri la lista dei metodi di comunicazione che abbiamo discusso prima e assicurati di aggiungere quelli unici per la tua azienda:

• Comunicazione via web
• Riunioni telefoniche
• Video conferenze
• Riunioni faccia a faccia
• Riunioni faccia a facciafaccia a faccia
• Rapporti e documenti ufficiali
• Presentazioni
• Bordi di forum e FAQ
• Sondaggi
• Attività di gestione dei clienti

Quali di questi sono essenziali per la tua organizzazione per raggiungere i suoi obiettivi? Quali sono opzionali e potrebbero incontrare resistenza nell’adozione? Quali creano il rischio di aggiungere troppi strumenti e dovrebbero essere semplificati?

Siate realistici sulle vostre esigenze specifiche.

Per esempio, una startup di cinque persone dove tutti lavorano nello stesso ufficio probabilmente si concentrerà su:

• Comunicazione via web
• Riunioni faccia a faccia
• Gestione dei clienti

Un’azienda di 50 persone che è completamente remota investirà più risorse in:

• Telefonate e video conferenze
• Organizzazione dei documenti per essere in grado di tracciare diligentemente i loro processi

Una grande impresa globale probabilmente userà tutti i metodi di comunicazione elencati e avrà team dedicati per molti di essi.

4) Scegliere gli strumenti giusti

Non esiste un manuale che definisca quali strumenti siano assolutamente migliori per ogni scopo.

Gmail contro Outlook. Google Drive contro Dropbox. Slack contro Nextiva Chat.

Le battaglie continuano, ma la vostra scelta dipende interamente dalle preferenze vostre e della vostra forza lavoro.

Mentre non possiamo darvi una lista di strumenti software e lasciarvi in pace, possiamo condividere questi consigli quando si tratta di selezionare gli strumenti giusti:

• Utilizzate il cloud storage per conservare documenti importanti e altri dati. Abilita la sincronizzazione automatica e il backup per evitare l’errore umano e la dimenticanza di salvare manualmente le informazioni su di esso.
• Utilizza un’unica piattaforma per e-mail e calendari.
• Utilizza un unico strumento per la messaggistica di chat. Per esempio, se alcune persone usano Slack e altre Hangouts nella loro Gmail, questo creerà attrito e rallenterà la comunicazione.
• Implementa un sistema telefonico VoIP aziendale affidabile e facile da usare se molte delle tue riunioni avvengono in remoto.
• Sviluppa linee guida editoriali e del marchio che dettagliano il tono di voce e l’uso degli elementi del marchio. In questo modo, tutta la comunicazione è unificata, internamente ed esternamente.

5) Documenta il processo

Infine, prendi nota di tutto ciò che fai durante questo setup e trasformalo in un documento condiviso visibile a tutta l’organizzazione.

In questo modo, ogni dipendente può fare riferimento a un piano di comunicazione sviluppato intenzionalmente e decidere l’azione migliore per la situazione in cui si trova.

Il documento aiuterà anche i dipendenti appena assunti ad afferrare facilmente tutti gli strumenti e le migliori pratiche di comunicazione.

Puoi creare un promemoria ricorrente sul calendario per te e il tuo team per rivisitare il documento una volta al trimestre. In questo modo, vi assicurerete che il piano stia ancora servendo il suo scopo migliore e lo aggiornerete se necessario.

Il successo della vostra azienda inizia con la comunicazione

Una comunicazione scadente comporta troppi rischi per un’organizzazione da contare.

Una grande comunicazione, tuttavia, porta un’opportunità per un eccezionale coinvolgimento di dipendenti e clienti. Crea chiarezza, risultati più significativi e crescita in entrate e profitti.

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Se hai un sistema di comunicazione aziendale in atto o devi ancora stabilirne uno, ricorda di:

• Impostare e rivedere i tuoi obiettivi di comunicazione come azienda in base allo stato attuale della comunicazione nella tua azienda
• Identificare tutte le persone coinvolte nei processi che fanno fare alla tua azienda il suo lavoro, giorno dopo giorno
• Analizza le loro necessità di comunicare tra loro e identifica i metodi che rendono possibile il flusso di informazioni
• Cerca gli strumenti e le piattaforme più appropriati che consentano i metodi che hai identificato
• Condividi questa impostazione in modo trasparente con tutta l’organizzazione

Come risultato, vedrai persone felici e produttive entusiaste di lavorare ai progetti e creare risultati significativi a beneficio di tutti i partecipanti.