Tutti noi dovremmo conoscere le lettere di invito. Ad un certo punto della nostra vita, abbiamo ricevuto inviti, innumerevoli di sicuro, e ognuno di essi copre un certo evento al quale la nostra presenza è molto apprezzata. Un tipico esempio di lettera d’invito conterrà informazioni sull’ospite, l’ora, la data e il luogo dell’evento. Specificherà anche come si dovrebbe accettare l’invito.
Lettere d’invito
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Cos’è una lettera di invito?
Formalmente definita, una lettera d’invito è un documento che presenta una richiesta di partecipazione di una persona, un gruppo di persone o un’organizzazione a un evento. A seconda dell’occasione, la lettera può essere informale o formale. È possibile stamparla alla vecchia maniera o inviarla tramite e-mail. Queste lettere sono di due tipi principali:
- Lettera d’invito per il visto
Questa lettera è per una persona che vive in un paese e viene invitata a visitare un altro paese. Il formato di questa comunicazione varia dalle solite lettere d’invito per funzioni sociali. Quando inviti una persona nel tuo paese, formatta la lettera in modo tale che l’ospite possa usarla per una domanda di visto. - Lettere d’invito per eventi
Ci sono due tipi di lettere d’invito per eventi che sono:
una lettera alle persone che avranno un ruolo speciale in un evento
una lettera alle persone per partecipare ad un evento
Lettere d’invito per il visto
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Strutturare la tua lettera d’invito
Scrivere una lettera d’invito formale e ben fatta potrebbe richiedere molto tempo, specialmente se non sai da dove e come iniziare. Per facilitare la composizione di una lettera, ecco alcune indicazioni che possono aiutarvi. Per prima cosa, dovrai determinare le risposte a queste domande:
- Chi?
Questo si riferisce a coloro che inviterai all’evento. In relazione a ciò, questi partecipanti possono invitare anche altri? - Cosa e Perché?
Queste si riferiscono al motivo o allo scopo della manifestazione. Ci potrebbero essere diverse ragioni per l’invito. - Dove?
Questo si riferisce al luogo dell’evento. Il luogo è appropriato e ci sarà bisogno di prenotare il luogo? - Quando?
Si riferisce alla data e all’ora dell’evento. Puoi stabilire l’orario in anticipo, o puoi discuterne in seguito.
Dopo aver deciso le risposte a queste domande, puoi iniziare a scrivere la tua lettera di invito campione:
- Oggetto
Un fattore importante a cui pensare quando stai scrivendo una lettera di invito per incontri di lavoro è l’oggetto. Nella maggior parte dei casi, è un fattore decisivo per il destinatario se aprirà la tua lettera. Un modo semplice per assicurarsi che la tua lettera venga considerata è includere il nome del soggetto. - Apertura
La linea di apertura della tua lettera sarà la prima parola che il destinatario vedrà quando aprirà il tuo documento. Hai bisogno di una riga che catturi l’attenzione del lettore e lo spinga a passare alle righe successive. Ricorda che la prima impressione è importante.
Una buona apertura stabilirà anche lo stile e il tono dell’intera lettera. Puoi basare la linea di apertura sulla tua precedente relazione con il lettore. Se il tono della tua lettera sarà formale e rigoroso o un po’ più casual dipenderà da quanto sei familiare con il lettore. - Motivo
Menziona nella tua lettera il motivo dell’invito. Questo permetterà al lettore di avere tempo sufficiente per prepararsi. Se la riunione ha un ordine del giorno, allegalo alla tua lettera. Non è necessario scrivere una descrizione molto dettagliata della riunione. Questo potrebbe sopraffare il lettore e, di conseguenza, potrebbe perdere interesse. Un buon suggerimento è quello di menzionare gli argomenti di discussione in formato punti elenco. - Dettagli
Includete i dettagli dell’impostazione nel vostro invito. Specifica il luogo e l’ora dell’evento. Questo assicurerà che il destinatario sarà presente come previsto. A volte, però, quando non hai un programma, sarebbe meglio lasciare che i tuoi invitati scelgano, dando loro l’opzione “ciò che funziona meglio per loro”
Questo sarà sicuramente qualcosa a loro favore in quanto darà loro la possibilità di decidere dove e quando. Si può anche ottenere una risposta più rapida. Per gli appuntamenti con il tuo capo o con il personale di una posizione più alta, puoi aggiungere un calendario e dare loro la possibilità di scegliere la data. - Richiesta RSVP
Ci sono molti casi in cui un individuo riceve una lettera d’invito per un evento, e l’ospite scopre più tardi che non ha nessun piano per partecipare. Questo potrebbe essere molto frustrante e costoso. Ma puoi facilmente evitare queste situazioni aggiungendo la richiesta di RSVP alla lettera. - Chiusura
Usa commenti di chiusura che incoraggeranno l’invitato a rispondere al tuo invito. Invece di frasi troppo familiari per la tua chiusura, prova ad usare linee più incoraggianti. Questo ti darà una migliore probabilità di ottenere una risposta alla tua lettera con questa frase. Inoltre, non dimenticare di includere la tua firma o la firma dell’e-mail nella tua chiusura. Usarne una rende la lettera un po’ più profonda.
Sample Invitation Letters
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Come posso scrivere una lettera di invito per il visto USA?
Una lettera d’invito per il visto è un documento composto da un residente legale o un cittadino di un paese che conferma che è disposto ad accettare nella sua residenza una persona di un altro paese. L’invitato potrebbe essere un amico di famiglia o un parente che vivrà con l’ospite per tutta la durata del suo soggiorno.
Tieni presente, però, che anche una lettera di invito formale non è una garanzia che il richiedente riceverà un visto.
Ci sono altri requisiti per il visto che è necessario soddisfare come i mezzi di sussistenza, la prova che ci sono forti legami tra i due paesi, la prova che il visto rilasciato sarà utilizzato in modo appropriato. Il richiedente sarà anche sottoposto al solito processo di applicazione prima di ricevere il visto.
Per il rilascio di un visto turistico USA, il richiedente presenterà una lettera di invito per la domanda di visto. Ma come detto prima, l’invito non è una garanzia per il rilascio di un visto e presentare questo non è un requisito ma è comunque consigliabile. L’ospite dovrà soddisfare alcuni requisiti specifici per rendere valida la lettera d’invito:
- Deve essere un residente permanente legittimo o un cittadino degli Stati Uniti
- Il richiedente deve essere un membro della famiglia dell’ospite, un parente, un amico, fidanzato o fidanzata
- Deve avere un posto nel paese che sia registrato
- Deve avere spazio sufficiente per ospitare il richiedente
Comporre una lettera d’invito per il visto può intimorire sia l’ospite che l’ospitante, ma il processo di composizione non è così difficile. Indirizzare la lettera a un funzionario consolare, a un funzionario dell’ambasciata o al richiedente stesso. Il richiedente deve essere estremamente meticoloso e deve fornire nel documento tutte le informazioni necessarie come:
- Il nome completo dell’ospite
- La data di nascita dell’ospite
- L’indirizzo e il numero di contatto dell’ospite negli USA
- L’occupazione dell’ospite
- Lo status dell’ospite negli USA
- Copia di un documento che prova lo stato dell’ospite negli USA
- La firma dell’ospite
- Il nome completo del richiedente
- La data di nascita del Il nome completo del richiedente
- La data di nascita del richiedente
- L’indirizzo e il numero di contatto del richiedente
- La relazione del richiedente con l’ospite
- Il motivo del viaggio del richiedente
- Date specifiche che indicano quanto tempo il richiedente intende rimanere negli USA
- Dettagli specifici riguardanti le spese di vita e l’alloggio del richiedente
Si deve indirizzare la lettera di invito al richiedente, il tono della lettera non deve essere troppo formale. Questo indicherà che il candidato e l’ospite hanno un rapporto stretto o amichevole.
Lettere d’invito formali
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Una lettera d’invito deve essere autenticata?
C’è anche la questione dell’autenticazione. Molte persone si chiedono se c’è bisogno di far autenticare le lettere di sponsorizzazione o di invito. Molti dicono di non aver fatto autenticare le loro lettere, mentre altri dicono di averlo fatto. Non c’è una risposta specifica a questa domanda. Tuttavia, alcuni paesi si aspettano che tu faccia autenticare le lettere.
La cosa migliore che puoi fare è controllare i requisiti dell’ufficio visti che elaborerà la domanda del tuo ospite. Per esempio, se stai invitando tuo zio di Pechino a visitarti a New York, allora dovrai cercare l’ufficio visti degli USA in Cina. Da lì, puoi rivedere i requisiti. Inoltre, tieni presente che i requisiti possono cambiare di tanto in tanto. È quindi una buona idea esaminare questi requisiti ogni volta che si compone una lettera d’invito.
Una volta trovato il sito, andare alla pagina dei visti del sito e cercare i requisiti per la richiesta di un visto. Generalmente, ciò di cui avete bisogno per le domande di visto sono sotto forma di una lista di controllo. Da questa lista, puoi confermare quali documenti avranno bisogno di essere autenticati. Questo può anche includere la tua lettera d’invito. Ma il miglior consiglio qui è quello di avere tutti i vostri documenti notarili perché questo dimostrerà che l’autenticità dei documenti.
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