Zvací dopisy by měl znát každý z nás. Někdy v životě jsme obdrželi pozvánky, určitě jich bylo nespočet a každá se týkala určité události, na které je naše přítomnost velmi vítaná. Typický vzor zvacího dopisu obsahuje informace o hostiteli, čase, datu a místě konání akce. Bude v něm také uvedeno, jakým způsobem by měl člověk pozvání přijmout.
Pozvánky
#01
#02
#03
#04
#05
#06
#07
#08
#09
Co je to zvací dopis?
Souhrnně řečeno je zvací dopis dokument, který představuje žádost o účast osoby, skupiny osob nebo organizace na nějaké akci. V závislosti na příležitosti může být dopis buď neformální, nebo formální. Můžete jej vytisknout staromódním způsobem nebo jej poslat e-mailem. Tyto dopisy existují ve dvou hlavních typech:
- Pozvánka na vízum
Tento dopis je určen pro osobu, která žije v jedné zemi a dostane pozvání na návštěvu do jiné země. Formát tohoto sdělení se liší od obvyklých zvacích dopisů na společenské akce. Když zvete osobu do své země, naformátujte dopis tak, aby jej host mohl použít pro žádost o vízum. - Pozvánky na akce
Existují dva druhy zvacích dopisů na akce, kterými jsou:
dopis pro osoby, které budou mít na akci zvláštní úlohu
dopis pro osoby, které se mají akce zúčastnit
Pozvánky pro vízum
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Strukturování zvacího dopisu
Napsat dobře zpracovaný formální zvací dopis může být časově náročné, zejména pokud nevíte, kde a jak začít. Pro usnadnění jeho sestavení uvádíme několik tipů, které vám mohou pomoci. Nejprve budete muset zjistit odpovědi na tyto otázky:
- Kdo?“
To se týká těch, které budete na akci zvát. V souvislosti s tím, mohou tito účastníci pozvat i další? - Co a proč?
Ty se týkají důvodu nebo účelu akce. Důvodů pro pozvání může být několik. - Kam?
Toto se týká místa konání akce. Je místo vhodné a bude třeba místo rezervovat? - Kdy?
Toto se týká data a času konání záležitosti. Čas můžete stanovit předem, nebo o něm můžete jednat později.
Po rozhodnutí o odpovědích na tyto dotazy můžete začít psát vzorový zvací dopis:
- Předmět
Důležitým faktorem, na který je třeba myslet při psaní zvacího dopisu na obchodní jednání, je předmět. Ve většině případů je pro příjemce rozhodujícím faktorem, zda váš dopis otevře. Jednoduchý způsob, jak zajistit, aby si vašeho dopisu někdo všiml, je uvést křestní jméno předmětu. - Otevírací řádek
Otevírací řádek vašeho dopisu budou první slova, která příjemce uvidí, když váš dokument otevře. Potřebujete řádek, který upoutá čtenářovu pozornost a vybídne ho k přechodu na další řádky. Pamatujte, že na prvním dojmu záleží.
Dobrý úvodní řádek také určí styl a tón celého dopisu. Úvodní řádek můžete založit na svém dřívějším vztahu se čtenářem. Zda bude tón vašeho dopisu formální a strohý, nebo trochu neformálnější, bude záležet na tom, jak dobře se se čtenářem znáte. - Důvod
Zmiňte se v dopise o důvodu pozvání. Čtenář tak bude mít dostatek času na přípravu. Pokud má schůzka program, přiložte jej k dopisu. Nemusíte psát příliš podrobný popis schůzky. To by mohlo čtenáře zahltit a následně by mohl ztratit zájem. Dobrým návrhem je zmínit témata k diskusi ve formátu odrážek. - Podrobnosti
V pozvánce uveďte podrobnosti o prostředí. Uveďte místo a čas konání akce. Tím zajistíte, že se příjemce dostaví podle plánu. Někdy však, když nemáte stanovené plány, bude nejlepší nechat pozvané vybrat tím, že jim dáte možnost „co jim nejlépe vyhovuje.“
To bude určitě něco v jejich prospěch, protože jim to dá možnost rozhodnout se, kde a kdy. Možná dokonce získáte rychlejší odezvu. V případě schůzek se šéfem nebo nějakým výše postaveným pracovníkem můžete přidat kalendář a dát jim možnost vybrat si datum. - Žádost o RSVP
Existuje mnoho případů, kdy jednotlivec obdrží pozvánku na nějakou akci a hostitel by později zjistil, že nemá v plánu se jí zúčastnit. To může být velmi frustrující a nákladné. Těmto situacím však můžete snadno předejít tím, že do dopisu přidáte žádost o RSVP. - Závěrečná poznámka
Použijte závěrečné poznámky, které pozvaného povzbudí, aby na vaši pozvánku reagoval. Místo příliš známých frází na závěr zkuste použít povzbudivější věty. Díky tomu budete mít větší pravděpodobnost, že na váš dopis s touto větou někdo zareaguje. Nezapomeňte také v závěru připojit svůj podpis nebo e-mailový podpis. Jeho použití dodá dopisu na hloubce.
Vzorové zvací dopisy
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Jak napsat zvací dopis pro americké vízum?
Zvací dopis pro vízum je dokument sestavený legálním rezidentem nebo občanem jedné země, který potvrzuje, že je ochoten přijmout do svého bydliště osobu z jiné země. Pozvanou osobou může být buď rodinný přítel, nebo příbuzný, který bude s hostitelem žít po celou dobu pobytu.
Mějte však na paměti, že ani formální zvací dopis není zárukou, že žadatel obdrží vízum.
Existují další požadavky na vízum, které je třeba splnit, jako jsou prostředky na živobytí, důkaz, že mezi oběma zeměmi existují silné vazby, důkaz, že udělené vízum bude náležitě využito. Žadatel také před obdržením víza podstoupí obvyklý proces podání žádosti.
Pro vydání turistického víza do USA žadatel předloží zvací dopis pro podání žádosti o vízum. Jak však bylo uvedeno výše, pozvání není zárukou pro vydání víza a jeho předložení není podmínkou, ale přesto se doporučuje. Hostitel bude muset splnit některé specifické požadavky, aby byl zvací dopis platný:
- Musí mít legální trvalý pobyt nebo být občanem USA
- Žadatel musí být rodinným příslušníkem, příbuzným nebo přítelem hostitele, přítel nebo přítelkyně
- Musí mít v zemi registrovaný byt
- Musí mít dostatečný prostor pro ubytování žadatele
Sestavení zvacího dopisu pro účely víza může hostiteli i hostovi připadat zastrašující, ale proces jeho sestavení není tak složitý. Dopis adresujte konzulárnímu úředníkovi, úředníkovi velvyslanectví nebo samotnému žadateli. Žadatel musí být velmi pečlivý, když v dokumentu musí uvést všechny potřebné informace, jako např:
- Celé jméno hostitele
- Datum narození hostitele
- Adresu a kontaktní číslo hostitele v usa
- Pracovní zařazení hostitele
- Statutární postavení hostitele v USA
- Kopie dokladu, který prokazuje status hostitele v USA
- Podpis hostitele
- Celé jméno a příjmení žadatele
- Datum narození žadatele
- Adresu a kontaktní číslo žadatele
- Příbuzenský vztah žadatele k hostiteli
- Důvod cesty žadatele
- Konkrétní data, která naznačují, jak dlouho žadatel plánuje v USA pobývat
- Konkrétní údaje týkající se životních nákladů a ubytování žadatele
Pozvánku adresujte žadateli, tón dopisu nemusí být příliš formální. Bude to naznačovat, že žadatel a hostitel mají blízký nebo přátelský vztah.
Formální zvací dopisy
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Musí být zvací dopis notářsky ověřen
Je tu ještě otázka notářského ověření. Mnoho lidí se ptá, zda je nutné mít sponzorský nebo zvací dopis notářsky ověřený. Mnozí říkají, že notářsky ověřené dopisy neměli, zatímco jiní říkají, že ano. Na tento dotaz neexistuje konkrétní odpověď. Některé země však očekávají, že si dopisy necháte notářsky ověřit.
Nejlépe uděláte, když si projdete požadavky vízového úřadu, který žádost vašeho hosta zpracuje. Pokud například zvete svého strýce z Pekingu na návštěvu do New Yorku, budete muset vyhledat vízový úřad USA v Číně. Tam si můžete prohlédnout požadavky. Mějte také na paměti, že požadavky se mohou každou chvíli měnit. Je proto dobré tyto požadavky prozkoumat pokaždé, když sestavujete zvací dopis.
Jakmile stránku najdete, přejděte na její stránku Víza a vyhledejte požadavky při žádosti o vízum. Obecně platí, že to, co potřebujete k žádosti o vízum, má podobu kontrolního seznamu. Z tohoto seznamu si můžete ověřit, které dokumenty bude třeba notářsky ověřit. Může se jednat i o váš zvací dopis. Nejlepší radou v tomto případě však je nechat si notářsky ověřit všechny dokumenty, protože tím prokážete jejich pravost.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
#49
#50