The Ultimate Landlord Tenant Checklist

Vuokranantaja-vuokralainen-suhteen elinkaari alkaa ensimmäisestä yhteydenotosta vuokrausprosessin aikana ja päättyy, kun vuokralaisen takuumaksu palautetaan muuton yhteydessä.

Matkan varrella on useita vuorovaikutustilanteita, jotka määrittelevät vuokranantajan ja vuokralaisen välisen suhteen. Kun vuokralaisia on niin paljon, on tärkeää pysyä tehtäviensä tasalla, kun on kyse asukkaiden tehokkaasta hallinnoinnista ja kiinteistöjen pitämisestä kannattavina.

Pohditko, mitä vuokranantajaksi ryhtyminen vaatii ja miten hallita mahdollista vuokranantajan vuokrasuhdetta? Tämä ultimaattinen vuokranantaja-vuokralainen-tarkistuslista vie sinut läpi vuokranantaja-vuokralaissuhteen elinkaaren muutosta muuttoon.

Ennen kuin hyppäät vuokranhallintapeliin, huomaat, että yksi parhaista työkaluista, joita voit käyttää vuokranantajan ja vuokralaisen suhteen tehokkaaseen hallintaan, on kiinteistönhallintaohjelmistoalusta. Oikea ohjelmisto antaa sinulle vaihtoehtoja, joiden avulla voit hoitaa menestyksekkäästi jokaisen vaiheen vuokranantajan vuokralaisen tarkistuslistalla.

Vaihe yksi – Uuden vuokralaisen löytäminen

Hetkellä, kun huomaat, että kiinteistö vapautuu, sinun on aloitettava seuraavan vuokralaisen etsiminen. Useimmat vuokrasopimukset edellyttävät vuokralaisilta jonkinlaista irtisanomisaikaa ennen kiinteistön tyhjentämistä. Voit käyttää tämän ajan aloittaaksesi uuden vuokralaisen etsimisen, joka voi muuttaa sisään, kun yksikkö vapautuu, ja rajoittaa näin kiinteistön tyhjilläänoloaikaa. Mitä vähemmän aikaa asunto on tyhjillään, sitä enemmän rahaa saat kiinteistöstä.

Löytääksesi seuraavan vuokralaisen, sinun on:

• Luo vuokrausilmoitus, jossa korostetaan vuokralaisen tarkistuslistalta löytyviä ominaisuuksia
• Julkaise vuokrausilmoitus verkkosivuillasi ja jaa ilmoitus vuokrausilmoitusten syndikointiverkostossasi ja sosiaalisen median tililläsi
• Järjestä tapaamisia, jotta voit näyttää kiinteistöä kiinnostuneille vuokrahakijoille
• Kerää vuokrahakemukset ja hakemusmaksut
• Suorita vuokralaisen seulonta ja tarkista vuokralaisen taustaraportit vuokrahakijoistasi
• Hyväksy pätevä vuokralainen vuokraasi
• Jos vuokralaisellasi on lemmikkieläin lemmikki-ystävällinen vuokra, noudata lemmikkieläinten seulontamenettelyjäsi
• ilmoita muille vuokrahakijoille, että yksikkö on täytetty

Vaihe kaksi – Vuokrasopimuksen valmistelu ja allekirjoittaminen

Hyväksynnän saatuasi sinun tulisi työskennellä pätevän vuokrahakijasi kanssa vuokrasopimuksen allekirjoittamiseksi, jolloin hänestä tulee kiinteistösi virallinen tuleva vuokralainen. Allekirjoitettu vuokrasopimus on sopimus, joka takaa, että vuokralainen muuttaa kiinteistöösi ja on vastuussa vuokran maksamisesta vuokrasopimuksen ehtojen mukaisesti.

Ennen kuin lähetät vuokrasopimuksen tulevalle vuokralaisellesi allekirjoitettavaksi, tee seuraavat vaiheet:

• Laadi vuokrasopimus tai etsi oikeudellinen vuokrasopimusmalli verkosta.
• Varmista, että vuokrasopimuksesi on laillinen. Pyydä vuokrasopimustasi tarkistamaan lisensoitu asianajaja, joka tuntee alueesi vuokranantajan ja vuokralaisen väliset lait. Joissakin osavaltioissa ja piirikunnissa vaaditaan, että kaikkiin vuokrasopimuksiin on sisällytettävä tiettyjä ehtoja tai osioita. Asianajajan ei tarvitse tarkistaa vuokrasopimustasi ennen jokaista vuokrasopimusta, mutta se on hyvä tehdä ainakin kerran ja tarkistaa säännöllisesti, ettei mikään ole muuttunut.

Vuokrasopimuksen allekirjoitusprosessi

Vuokrasopimuksen allekirjoitusprosessin aikana joko jaat vuokrasopimuksen verkossa tulevan vuokralaisesi allekirjoitettavaksi sähköisesti tai tapaat henkilökohtaisesti, jotta vuokralainen voi allekirjoittaa vuokrasopimuksen fyysisesti.

Vuokrasopimuksen allekirjoitusprosessin osana haluat:

• Käsittele vuokrasopimuksen tärkeät ehdot tulevan vuokralaisesi kanssa
• Pyydä vuokralaisia alustamaan vuokrasopimuksen tärkeät osat, jotta he ymmärtävät vastuunsa kiinteistösi asukkaana
• Käsittele, kuinka paljon vuokraa on maksettava, minä päivänä se on maksettava, kun vuokranmaksun katsotaan myöhästyvän, ja miten myöhästyneitä vuokranmaksuja käsitellään
• Kerää muuttoavustukset, mukaan luettuna takuumaksu, lisämaksut, jos niitä on sovellettava, ja ensimmäisen kuukauden vuokra. Tarkista osavaltiosi ja paikallisten vuokranantaja-vuokralaislakien avulla, onko sinulla laillinen oikeus periä viimeisen kuukauden vuokraa asukkailtasi. Jotkut vuokranantajat haluavat odottaa vuokrasuhteen ensimmäiseen päivään asti ensimmäisen kuukauden vuokran perimiseksi.
• Lupaa vuokralaisillesi allekirjoittaa vuokrasopimus
• Kirjoita vuokrasopimus itse, mikä tunnetaan myös nimellä vastakirjoittaminen
• Keskustele uuden vuokralaisesi kanssa muuttopäivän yksityiskohdista

Vaihe kolme – Kiinteistön valmistelu

Vuokralaisten välissä olevaa aikaa, jolloin valmistelet kiinteistöä uutta asukasta varten, kutsutaan vuokralaisen vaihtumiseksi.

Jos edellinen asukas jätti kiinteistösi säihkyvän puhtaaksi, saatat miettiä, pitääkö vuokranantajan siivota vuokralaisten välillä? Useimmissa tapauksissa on hyvä idea teettää mattojen ammattimainen puhdistus ennen uutta vuokrasuhdetta ja joko palkata siivousryhmä tai puhdistaa kiinteistö perusteellisesti itse. Tämä vaihe takaa, että kiinteistö on koskemattomassa kunnossa seuraavaa vuokralaista varten, ja antaa sinulle hyvän perustason sille, missä kunnossa odotat kiinteistön palautuvan sinulle seuraavan vuokralaisen vuokrasuhteen päättyessä.

Valmistellaksesi kiinteistöä uutta vuokralaista varten, haluat mm:

• Tehdä muuttokatselmus edellisen asukkaan kanssa
• Kerätä avaimet edelliseltä vuokralaiselta ja harkita lukkojen vaihtamista, jos sinusta tuntuu, että kiinteistön turvallisuus on vaarantunut
• Korjata mahdolliset vauriot ja saattaa korjaukset loppuun yksikön ollessa vapaana
• Valmistaa yksikkö maalaamalla yksikkö sen ollessa vapaana ja siivoa matot tarvittaessa.
• Palauta edellisen vuokralaisen vakuusmaksu sekä luettelo eritellyistä vähennyksistä, jos jouduit korjaamaan vuokrasuhteen aikana aiheutuneita vahinkoja
• Puhdista kiinteistö ammattilaisen avulla tai itse

Vaihe neljä – Vuokralaisen muutto

Vuokrasuhteen ensimmäisenä päivänä kiinteistön tulee olla valmiina ja valmisteltuna uuden vuokralaisen muuttoa varten. Osana muuttoprosessia haluat varmistaa, että kaikki paperityöt on kerätty ja tarkistettu, että vuokra on maksettu ja että se on ajan tasalla, että vuokralainen käy läpi tarkistuslistan ja että uusi vuokralainen toivotetaan lämpimästi tervetulleeksi.

Voi olla hyödyllistä noudattaa tätä vuokranantajille tarkoitettua tarkistuslistaa vuokralaisen muuttaessa sisään:

• Katsele vuokrasopimuspaperit läpi ja varmista, että kaikki on allekirjoitettu ja täytetty
• Kerää mahdolliset maksamattomat vuokrat tai lisämaksut ennen avainten luovuttamista
• Anna tervetuliaispaperit, uuden vuokralaisen tervetuliaispaketti, ja muuton tarkistuslistan vuokralaisellesi
• Anna vuokralaisellesi tietoa siitä, miten hän voi suorittaa muuttotarkastuksen ja minä päivänä muuton tarkistuslista on palautettava sinulle

Vaihe 5 – Vuokrasopimuksen hallinnointi

Vuokrasopimuskauden aikana tärkeimpiä tavoitteitasi ovat vuokran kerääminen vuokralaiseltasi, kiinteistön kunnossapito, vuokranantaja-vuokralainen -lainsäädäntöjen noudattaminen, vuokranantaja-vuokralainen -suhteen vaaliminen ja tehokas viestintä vuokralaisen kanssa.

Hoitaaksesi vuokrasopimusta tehokkaasti sinun tulisi tehdä seuraavat asiat:

• Pidä kiinni vuokrasopimuksessa esitetyistä ehdoista, mukaan lukien vuokran eräpäivät
• Anna vuokralaisillesi helppoja tapoja maksaa vuokraa, vuokranmaksujärjestelmän kautta verkossa tai käyttämällä yksinkertaisia käteismaksuvaihtoehtoja vuokran maksamiseen
• Hyödynnä kiinteistönhallintaohjelmistossasi käytettävissä olevia hyödyllistä toimintoja

Ylläpitääksesi kiinteistöäsi sinun tulisi:

• Tarjota vuokralaisille helppo ratkaisu ilmoittaa kunnossapitoon liittyvistä ongelmista
• Vastaa kunnossapitoon liittyviin ongelmiin ja puuttua niihin asianmukaisesti
• Löytää vuokra-asuntojen määräaikaistarkastusten tarkistuslista, jota voit käyttää rutiinitarkastuksissasi

Vuokranantajana sinun tulisi varmistaa, että noudatat aina paikallisia, osavaltiollisia ja kansallisia vuokranantajan ja vuokralaisen välisiä lakeja. Nämä lait opastavat sinua parhaaseen tapaan käsitellä tiettyjä tilanteita laillisesti.

On esimerkiksi olemassa vuokranantaja-vuokralainen -lakeja, jotka koskevat mm:

• Vuokranantajan oikeus päästä kiinteistöön
• Kuinka paljon on ilmoitettava ennen vuokran korottamista
• Miten vuokrasopimusrikkomuksia käsitellään
• Lumenpoistovaatimukset ja -velvollisuudet
• Ilmmeinen asumiskelpoisuustakuu
• Ilmmeinen warranty of quiet enjoyment
• Required landlord disclosures you have to tell your tenant
• How to legally evict a renter

Nämä lait ovat vain muutamia esimerkkejä monista säädöksistä, jotka sinun on ymmärrettävä ja joita sinun on noudatettava vuokranantajana. Saattaa olla hyödyllistä liittyä paikalliseen tai osavaltion vuokranantajayhdistykseen, jotta pysyt ajan tasalla vuokranantajan ja vuokralaisen lakien muutoksista ja päivityksistä.

Huolehdi vuokranantaja-vuokralainen-suhteestasi koko vuokrasopimuksen ajan seuraavien parhaiden käytäntöjen avulla:

• Tarkista-Vuokralaisen kanssa vuokrasopimuksen aikana
• Lähetä ystävällisiä muistutuksia tai ilmoituksia kausihuollosta ja kiinteistön päivityksistä
• Noudata osavaltioiden lakeja, jotka koskevat ennakkoilmoituksen antamista ennen kiinteistön tarkastusta
• Vastaudu kunnossapitotöihin. pyyntöihin ajoissa
• Opi nostamaan vuokraa kunnioitettavalla tavalla
• Ymmärrä, milloin on ok sanoa ”ei” vuokralaisillesi

Vaihe 6 – Vuokralaisen muuttaminen ulos

Jokaisessa vuokrasuhteessa tulee aika, jolloin vuokralaisesi muuttaa pois asunnosta. Jotkut vuokralaiset pysyvät kiinteistössäsi vuosia (tai vuosikymmeniä!), kun taas toiset muuttavat pois heti vuokrasopimuksen päättyessä. Riippumatta siitä, kuinka kauan vuokralainen asui kiinteistössä, haluat luoda prosessin vuokralaisen muuton käsittelyä varten.

Joissain tapauksissa vuokralainen ilmoittaa muutostaan, toisissa tapauksissa vuokralainen vain suunnittelee muuttavansa pois vuokrasopimuksen päättyessä eikä hänen tarvitse tehdä mitään ilmoitusta. Tilanteesta riippumatta on hyvä kommunikoida vuokralaisten kanssa ja ymmärtää heidän suunnitelmansa muuttaa pois kiinteistöstä.

Kun vuokralaisen on aika muuttaa pois, noudata seuraavia ohjeita:

• Määritä, minä päivänä vuokralaisesi vapautuu kiinteistöstä ja palauta avaimet vuokralaisellesi
• Tarjoa vuokralaiselle muuttoohjeet, mukaan lukien toimenpiteet, joita vuokralaisen on noudatettava palauttaakseen kiinteistön muuttoa edeltävään kuntoon siivouksen ja korjausten osalta
• Suorita muuttoa edeltävä tarkastus, jotta vuokralaisesi voi saada takaisin suuremman osan vakuusmaksustaan
• Viestitä vuokralaisellesi, kuinka paljon suhteutettu vuokran määrä on, jos vuokralainen muuttaa pois keskellä kuukautta
• Suunnittele suunnitelma siltä varalta, että vuokralainen ei ole muuttanut pois sovittuun…sovittuna päivänä ja kellonaikana
• Ota yhteyttä myyjiin ja pidä heidät valmiina hoitamaan siivoukset ja korjaukset vuokralaisen vaihtoaikana
• Toteuta muuttokatselmus, kun kiinteistö on tyhjennetty
• Seuraa osavaltiosi lakeja, jotka koskevat vakuusmaksun vähennyksiä ja vakuusmaksun varojen palauttamista vuokralaiselle

Do it Again!

Onnittelut, olet onnistuneesti suorittanut koko vuokranantajan ja vuokralaisen elinkaaren. Muista aloittaa vuokra-asuntosi markkinointi heti, kun saat ilmoituksen nykyisen vuokralaisesi aikomuksesta lähteä asunnosta. Näiden vaiheiden noudattaminen auttaa sinua hallitsemaan vuokra-asuntojasi menestyksekkäästi vuokranantajana.

Vuokranantajan työkalut menestykseen

Yksi parhaista työkaluista, joita voit käyttää vuokranantajan ja vuokralaisen välisen suhteen tehokkaaseen hallintaan, on kiinteistönhallintaohjelmistoalusta. Oikea ohjelmisto antaa sinulle vaihtoehtoja, joilla voit menestyksekkäästi hoitaa jokaisen vaiheen vuokranantajan vuokralaisen tarkistuslistalla.

Kiinteistönhallintaohjelmiston avulla voit seurata tulevia vuokrasopimusten päättymisiä, markkinoida tyhjiä paikkoja, kerätä vuokrahakemuksia, tilata vuokralaisen seulontaraportteja, lähettää ja allekirjoittaa vuokrasopimuksia verkossa, kerätä vuokranmaksuja verkossa, seurata myöhästyneitä vuokranmaksuja, kerätä ja järjestää huoltopyyntöjä, lähettää ilmoituksia, muistutuksia, sähköposteja ja tekstiviestejä suoraan vuokralaisillesi ja suorittaa sisään- ja ulospääsytarkastukset mobiilisovelluksella. Vaikka markkinoilla on useita järjestelmiä vuokranantajille, Rentec Direct on tehokas kiinteistönhallintaohjelmistovaihtoehto, jolla voit virtaviivaistaa vuokranantajan ja vuokralaisen välistä suhdetta ja löytää menestystä vuokranantajana.

Seuraavaa lukemista sinulle:

• Paras tapa kerätä vuokranmaksut joka kuukausi
• Vuokrakiinteistöjesi kunnossapitokuluja
• Paljonko vuokralaisen vaihtuvuus oikeasti maksaa?