Mitä jos saan IRS:n verotarkastuksen eikä minulla ole kuitteja?

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, sinun on hyvä tietää, että verovirasto tarkastaa todennäköisemmin henkilökohtaiset veroilmoituksesi kuin ystäväsi ja perheenjäsenesi, jotka ansaitsevat perinteisen W-2-lomakkeen tuloja työntekijöinä. Tämä johtuu pääasiassa IRS:n väitteistä, joiden mukaan suurin osa verohuijareista on itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka joko eivät ole ilmoittaneet kaikkia tulojaan tai ovat vaatineet verovähennyksiä, joihin heillä ei ole ollut oikeutta.

Vähemmistö veroalan ammattilaisista painottaa, että paras puolustus IRS:ää vastaan tilintarkastuksessa on selkeä ja tarkka yritystoiminnan kirjanpito, mukaan luettuna kaikkien tarvittavien kuittien säilyttäminen. Ei kuitenkaan ole harvinaista, että kiireiset pienyrittäjät unohtavat tallentaa kuitit, hävittävät ne tai yksinkertaisesti kadottavat ne. Siksi suosittelemme käyttämään verokuittien järjestäjää, jotta voit seurata kirjanpitoa asianmukaisesti. Jos siis olet saanut IRS:ltä ilmoituksen verotarkastuksesta etkä löydä kaikkia asiaankuuluvia kuitteja, et ole yksin. IRS käsittelee säännöllisesti puuttuvia kuitteja ja sallii usein sinun todistaa kyseiset liiketoimintakulut muilla keinoin.

Facing an IRS tax audit With Missing Receipts? The IRS Often Allows Self-Employed Taxpayers to Substantiate Expense Deductions Through Other Means

The IRS will only require that you provide evidence that you claimed valid business expense deductions during the audit process. Jos siis olet hukannut kuitit, sinua vaaditaan vain luomaan uudelleen historiikki liiketoimintakuluistasi tuolloin. Jos et kuitenkaan pääse käsiksi kuitteihisi tuloveroilmoitusta laatiessasi, on yleensä hyvä idea perustella liiketoimintakulusi tuolloin eikä vaatia kuluvähennyksiä ”parhaan arvauksen” tai ”arvion” perusteella. Tämä auttaa varmistamaan, että veroilmoituksessasi ilmoittamasi menot vastaavat sitä, mitä voit todistaa, ja säästää paljon aikaa ja vaivaa, jos veroilmoituksesi valitaan tarkastettavaksi.

Miten IRS valitsee tarkastettavat veroilmoitukset?

Yleisimmän osan veroilmoituksista, jotka valitaan tuloverotarkastukseen, IRS valitsee kahdella erilaisella menetelmällä:

• Sattumanvaraisella valinnalla ja tietokonepohjaisella seulonnalla. Joskus IRS valitsee tarkastettavia veroilmoituksia tilastollisen mallin perusteella, jossa veroilmoituksia verrataan samankaltaisten veroilmoitusten ”normeihin”. Nämä normit on kehitetty IRS:n satunnaisotannasta tehtyjen tarkastusten perusteella.
• Suhteellinen tarkastus. Tällöin IRS valitsee ilmoitukset tarkastettaviksi niiden seikkojen perusteella, joita se on havainnut sellaisten verovelvollisten, kuten liikekumppaneiden, veroilmoituksissa tai rahoitustileissä, joiden ilmoitukset on valittu tarkastettaviksi.

Vaikka IRS ei tarkalleen määrittele, mitä tekijöitä se käyttää päättäessään, mitkä itsenäisten ammatinharjoittajien ilmoitukset tarkastetaan, useimmat asiantuntijat uskovat, että nämä seikat herättävät punaisia lippuja:

• Epäonnistuminen sellaisten tulojen ilmoittamisessa IRS:lle, jotka sisältyvät sinulle maksuja suorittaneiden yritysten jättämiin lomakkeisiin 1099.
• Vähennykset, jotka vaikuttavat epäilyttävän suurilta, kuten väite, että kaikki kotiisi liittyvät kustannukset ovat vähennyskelpoisia, vähennys henkilökohtaisen ajoneuvosi kaikista kustannuksista tai vähennykset liian anteliaista hyväntekeväisyyslahjoituksista.
• Työntekijöiden luokittelematta jättäminen väärin tai tietopalautteiden, kuten W-2- ja 1099-lomakkeiden, antamatta jättäminen.
• Suurten tulojen ansaitseminen. Viime vuosina IRS on tarkastanut todennäköisemmin verovelvollisia, joiden verotettavat tulot ovat yli miljoona dollaria vuodessa.

Muistathan, että IRS:llä on kolme vuotta aikaa määrätä lisäveroja siitä, kun tuloveroilmoitus oli erääntynyt tai jätetty, sen mukaan, kumpi päivämäärä on myöhäisempi. Veroilmoituksen jättämisen ja sen välillä, kun sinun on esitettävä kuitit kyseiseltä verovuodelta, voi siis kulua muutama vuosi.

Mitä tarkastuksen aikana tapahtuu?

Elokuvissa ja tv-ohjelmissa IRS:n tarkastusilmoitukset kuvataan usein dramaattisina välienselvittelyinä veronmaksajan ja IRS:n agenttien välillä. Jos IRS ei kuitenkaan väitä veropetoksesta tai rikollisesta toiminnasta, useimmat tarkastukset ovat melko hillittyjä tapauksia, joissa agentit pyytävät veronmaksajalta lisätietoja ja tekevät oikaisuja verolaskuun tai veronpalautukseen. IRS ilmoittaa sinulle tarkastuksesta lähettämällä sinulle tarkastuskirjeen kirjattuna kirjeenä.

Suurin osa IRS:n tarkastuksista jakautuu kolmeen luokkaan:

• Kirjeenvaihtotarkastukset. Kirjeenvaihtotarkastuksessa IRS lähettää verovelvolliselle kirjeen, jossa pyydetään lisätietoja. Tämä johtuu yleensä siitä, että verovelvollinen on jättänyt tuloja pois ilmoituksestaan tai tehnyt vakavan virheen. Sinulla on mahdollisuus toimittaa tarvittavat asiakirjat ja kuitit, maksaa IRS:n mukaan maksettava määrä tai kiistää IRS:n havainnot käyttämällä valtuutettua asiamiestä, jolla on liittovaltion valtuutus edustaa veronmaksajia.
• Toimistotarkastukset. Nämä ovat henkilökohtaisia haastatteluja IRS:n toimistossa. Tämäntyyppisissä tarkastuksissa on hyvä olla mukana CPA, valtuutettu asiamies tai veroasianajaja.
• Kenttätarkastukset. Kenttätarkastukset ovat harvinaisia pienille yrityksille, mutta ne voivat olla hyvin invasiivisia, ja niihin sisältyy yrityksen prosessien, kirjanpitomenettelyjen ja sisäisen valvonnan tarkastelu.
• Rivi riviltä -tilintarkastukset. Jos veroilmoituksesi valitaan sattumanvaraisesti, IRS tarkastelee jokaista riviä määrittääkseen normit, joita käytetään tulevien tarkastusten käynnistämiseen.

Verotarkastuksen aikana IRS odottaa sinun toimittavan kuitit, joilla dokumentoidaan kaikki väitetyt kulut ja niihin liittyvät vähennykset.

Jos olet menossa verotarkastukseen ja tiedät, ettet ole ilmoittanut merkittäviä yritystuloja IRS:lle, on yleensä hyvä ajatus palkata veroalan ammattilainen edustamaan sinua verotarkastuksen aikana. Älä ole liian huolissasi vankilatuomiosta tilintarkastuksessa, mutta tarvitset verolainsäädäntöä hyvin tuntevan ammattilaisen apua opastamaan sinua.

The ’Cohan’ Rule for Missing or Incomplete Records

Kysymys puuttuvista tai kadonneista kuiteista on niin yleinen, että vuonna 1930 Yhdysvaltain toisen piirin muutoksenhakutuomioistuin hahmotteli säännön siitä, miten IRS:n tulisi menetellä näissä tilanteissa. Sääntö hahmottui tuomioistuimen päätöksessä asiassa Cohan v. Commissioner, joka koski kuuluisan Broadwayn showmiehen George M. Cohanin vaatimia dokumentoimattomia liikevähennyksiä.

Oikeudenkäynnissään Cohan väitti, että hän oli liian kiireinen pitääkseen järjestäytynyttä kirjanpitoa dokumentoidakseen liittovaltion veroilmoituksessaan ilmoittamansa liikematkat ja viihdekulut. IRS pyrki hylkäämään kaikki väitetyt vähennykset. Second Circuit katsoi, että oli selvää, että Cohanille oli aiheutunut joitakin kuluja, vaikka hän ei kyennyt osoittamaan tarkkoja määriä. Tuomioistuin esitti sitten Cohenin säännön, jonka mukaan veronmaksaja, jolla ei ole liikekuluja dokumentoivia kuitteja, voi silti vaatia kuluja, jos ne ovat kohtuullisia ja uskottavia.

Jos sinulla ei kuitenkaan ole kuitteja, IRS ei anna sinun vähentää kulujasi täysimääräisesti. IRS laskee verovelvollisen ostaman palvelun tai tavaran vähimmäisstandardimäärän ja sallii vähennyksen vain tämän määrän osalta.

Sääntö on usein pelastus niille yrittäjille, jotka eivät löydä kuittejaan, mutta useat Yhdysvaltojen verotuomioistuimen viimeaikaiset päätökset ovat asettaneet rajoituksia Cohan-säännön käytölle. Näin tehdessään verotuomioistuin on todennut, että verovelvollisen on toimitettava tiedot väitettyjen kulujensa perustelemiseksi. Tuomioistuin on esimerkiksi evännyt kuluvähennykset väitetyistä liikematkoista, kun verovelvollinen ei pystynyt dokumentoimaan matkojensa kaikkia osatekijöitä, kuten matkojen määrää, ajankohtaa ja niiden liiketaloudellista tarkoitusta.

Toimintakulujen dokumentointi ilman kuitteja

Cohan-sääntö antaa verovelvollisille kuittien toimittamisen ohella useita muita vaihtoehtoja sen osoittamiseksi, että rahaa käytettiin yritystoiminnan harjoittamiseen, mutta se vaatii sinulta hieman vaivannäköä. Se on loistava tilintarkastuksen puolustusväline. Seuraavien toimien avulla voit usein rekonstruoida liiketoimintakulusi tavalla, joka tyydyttää IRS:n tarkastajia:

• Toimittajien ja palveluntarjoajien kontaktoiminen laskujen ja kuittien saamiseksi. Monet yritykset käyttävät automatisoituja laskutus- ja laskutusjärjestelmiä ja voivat pyynnöstä tulostaa niistä kopion. Vaikka tavarantoimittaja käyttäisi edelleen käsinkirjoitettuja laskuja, hän saattaa silti pystyä toimittamaan sinulle kopion laskusta, jonka hän säilyttää arkistossaan. Jotkin yritykset veloittavat maksun siitä ajasta, jonka niiden henkilökunta käyttää näiden tallenteiden hakemiseen.
• Pankkitiliotteiden, kuitattujen sekkien ja luottokorttilaskelmien tarkastelu. Näistä asiakirjoista voidaan osoittaa maksun suorituspäivä ja se, kuka maksun sai. Vaikka nämä asiakirjat osoittavat, että kulu oli laillinen, ne harvoin osoittavat, miksi maksu suoritettiin.
• Kalenterin tarkastelu. Jos pidät työkalenteria, voit käyttää näitä tietoja selvittääksesi, milloin ja minne olet matkustanut työn tai liiketapaamisen vuoksi. Sitä voidaan käyttää myös sen määrittämiseen, milloin sinulla on saattanut olla tapaaminen palveluntarjoajan kanssa tai kokous myyjän kanssa.
• Vanhojen sähköpostiviestien etsiminen. Jos muistat likimääräisen päivämäärän tai toisen yrityksen nimen, saatat löytää sähköpostikopion etsimästäsi kuitista tai jonkinlaisen vahvistussähköpostin, joka osoittaa, että sinulle on aiheutunut kuluja. Näistä sähköposteista voi myös käydä ilmi, että olet tehnyt matkajärjestelyjä.
• Älypuhelimesi sijaintitietojen tarkistaminen. Älypuhelimesi kerää hätkähdyttävän paljon tietoja sinusta ja siitä, missä olet ollut. Olipa kyse sitten sosiaalisen median tileistäsi tai Googlen kaltaisista sovelluksista, voit ehkä jäljittää, missä puhelimesi on käynyt, jotta voidaan osoittaa, missä olet matkustanut työmatkalla.

Mitä tapahtuu tarkastuksen jälkeen?

Kun verovirasto on suorittanut tarkastuksen, se ilmoittaa sinulle tuloksista 30 päivän kuluessa. Tämän jälkeen voit joko hyväksyä IRS:n havainnot tai hakea muutosta. Jos olet sitä mieltä, että havainnot eivät olleet todisteiden tai Yhdysvaltain verolain mukaisia, voit tehdä valituksen, jonka käsittelee IRS:n muutoksenhakuasiamies, joka tekee päätöksen tapauksesi tosiseikkojen perusteella.