Kutsukirjeet lienevät meille kaikille tuttuja. Jossain vaiheessa elämäämme olemme saaneet kutsuja, varmasti lukemattomia, ja jokainen niistä kattaa tietyn tapahtuman, johon läsnäolomme on erittäin tervetullutta. Tyypillinen esimerkkikutsukirje sisältää tiedot isännästä, tapahtuman ajankohdan, päivämäärän ja tapahtumapaikan. 00 KB #01
#02
#03
#04
#05
#06
#07
#08
#09
>
Miksi kutsukirje?
Formallisesti määriteltynä kutsukirje on asiakirja, jossa esitetään pyyntö henkilön, ihmisryhmän tai organisaation osallistumisesta johonkin tapahtumaan. Tilaisuudesta riippuen kirje voi olla joko epävirallinen tai virallinen. Voit tulostaa sen vanhanaikaisesti tai lähettää sen sähköpostitse. Näitä kirjeitä on kahta päätyyppiä:
- Kutsukirje viisumia varten
Tämä kirje on tarkoitettu henkilölle, joka asuu yhdessä maassa ja saa kutsun vierailla toisessa maassa. Tämän viestin muoto poikkeaa tavallisista kutsukirjeistä sosiaalisiin tilaisuuksiin. Kun kutsut henkilöä omaan maahasi, muotoile kirje siten, että vieras voi käyttää sitä viisumihakemuksessa. - Kutsukirjeet tapahtumiin
Tapahtumiin tarkoitettuja kutsukirjeitä on kahdenlaisia, jotka ovat:
kirje henkilöille, joilla on erityinen rooli tapahtumassa
kirje henkilöille, jotka osallistuvat tapahtumaan
Kutsukirjeet viisumia varten
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Kutsukirjeen jäsentäminen
Hyvin laaditun, muodollisen kutsukirjeen kirjoittaminen voi olla aikaa vievää, varsinkin jos et tiedä, mistä ja miten aloittaa. Helpottaaksesi sen laatimista, tässä on muutamia vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua. Ensin sinun on selvitettävä vastaukset näihin kysymyksiin:
- Kuka?
Tämä viittaa niihin, jotka kutsut tilaisuuteen. Tähän liittyen, voivatko nämä osallistujat kutsua myös muita? - Mitä ja miksi?
Nämä viittaavat tilaisuuden syyhyn tai tarkoitukseen. Kutsun taustalla voi olla useita syitä. - Missä?
Tämä viittaa tapahtumapaikkaan. Onko paikka sopiva ja pitääkö paikka varata? - Milloin?
Tämä viittaa juhlan päivämäärään ja kellonaikaan. Voit sopia ajankohdan etukäteen tai keskustella siitä myöhemmin.
Kun olet päättänyt vastaukset näihin kyselyihin, voit aloittaa esimerkkikutsukirjeen kirjoittamisen:
- Aihealue
Tärkeä tekijä, jota kannattaa miettiä, kun kirjoitat kutsukirjettä liiketapaamisiin, on aihealue. Useimmissa tapauksissa se on vastaanottajalle ratkaiseva tekijä siinä, avaako hän kirjeesi. Helppo tapa varmistaa, että kirjeesi huomioidaan, on sisällyttää etunimi aiheeseen. - Avaus
Kirjeesi avausrivi on ensimmäiset sanat, jotka vastaanottaja näkee, kun hän avaa asiakirjasi. Tarvitset rivin, joka kiinnittää lukijan huomion ja kehottaa häntä siirtymään seuraaville riveille. Muista, että ensivaikutelmalla on väliä.
Hyvä aloitus määrittää myös koko kirjeen tyylin ja sävyn. Voit perustaa avausrivin aikaisempaan suhteeseesi lukijaan. Se, olisiko kirjeesi sävy muodollinen ja tiukka vai hieman rennompi, riippuu siitä, kuinka hyvin tunnet lukijan. - Syy
Mainitse kirjeessäsi kutsun syy. Näin lukijalle jää riittävästi aikaa valmistautua. Jos kokouksessa on esityslista, liitä se kirjeeseesi. Sinun ei tarvitse kirjoittaa kovin yksityiskohtaista kuvausta kokouksesta. Se voi hukuttaa lukijan ja näin ollen hän saattaa menettää mielenkiintonsa. Hyvä ehdotus on mainita keskustelunaiheet bullet points -muodossa. - Yksityiskohdat
Lisää kutsuusi puitteiden yksityiskohdat. Määrittele tapahtuman paikka ja kellonaika. Näin varmistat, että vastaanottaja on paikalla aikataulun mukaisesti. Joskus kuitenkin, kun sinulla ei ole suunnitelmia, olisi parasta antaa kutsujien valita antamalla heille mahdollisuus ”mikä sopii heille parhaiten.”
Tämä on varmasti jotain heidän edukseen, koska se antaa heille mahdollisuuden päättää itse, missä ja milloin. Saatat jopa saada nopeamman vastauksen. Jos kyseessä on tapaaminen pomosi tai jonkun korkeammassa asemassa olevan henkilön kanssa, voit lisätä kalenterin ja antaa heille mahdollisuuden valita päivämäärän. - Vastauspyyntö
On monia tapauksia, joissa henkilö saa kutsukirjeen johonkin tapahtumaan, ja isäntä saisi myöhemmin tietää, ettei hänellä ole suunnitelmia osallistua. Tämä voi olla hyvin turhauttavaa ja kallista. Voit kuitenkin helposti välttää tällaiset tilanteet lisäämällä kirjeeseen RSVP-pyynnön. - Loppukommentti
Käytä loppukommentteja, jotka kannustavat kutsujaa vastaamaan kutsuusi. Liian tuttujen loppulauseiden sijaan kokeile käyttää rohkaisevampia repliikkejä. Näin sinulla on suurempi todennäköisyys saada vastaus kirjeeseesi tällä lauseella. Älä myöskään unohda sisällyttää loppukirjoitukseesi allekirjoitustasi tai sähköpostiosoitteesi. Sen käyttäminen tekee kirjeestä hieman syvällisemmän.
Malliesimerkkejä kutsukirjeistä
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Miten kirjoitan kutsukirjeen Yhdysvaltain viisumia varten?
Kutsukirje viisumia varten on asiakirja, jonka laillisesti jossakin maassa asuva henkilö tai maan kansalainen laatii ja jossa hän vahvistaa olevansa halukas ottamaan vastaan asumaansa toisesta maasta tulevan henkilön. Kutsuja voi olla joko perheystävä tai sukulainen, joka asuu isännän luona koko oleskelunsa ajan.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että edes virallinen kutsukirje ei ole tae siitä, että hakija saa viisumin.
On muitakin viisumivaatimuksia, jotka sinun on täytettävä, kuten toimeentulovarat, todisteet siitä, että maiden välillä on vahvat siteet, todisteet siitä, että myönnettyä viisumia tullaan käyttämään asianmukaisesti. Hakija käy läpi myös tavanomaisen hakuprosessin ennen viisumin saamista.
Yhdysvaltalaisen turistiviisumin myöntämistä varten hakija toimittaa kutsukirjeen viisumin hakemista varten. Mutta kuten aiemmin mainittiin, kutsu ei ole tae viisumin myöntämisestä, eikä sen esittäminen ole vaatimus, mutta on silti suositeltavaa. Isännän on täytettävä tietyt erityisvaatimukset, jotta kutsukirje olisi voimassa:
- Hakijan on oltava laillisesti pysyvästi Yhdysvalloissa asuva henkilö tai Yhdysvaltain kansalainen
- Hakijan on oltava isännän perheenjäsen, sukulainen tai ystävä, poikaystävä tai tyttöystävä
- Minulla on oltava maassa rekisteröity asunto
- Minulla on oltava riittävästi tilaa majoittaa hakija
Viisumikutsukirjeen laatiminen voi tuntua pelottavalta sekä isännästä että vieraasta, mutta sen laatiminen ei ole kovin vaikeaa. Osoita kirje konsulivirkailijalle, suurlähetystön virkamiehelle tai hakijalle itselleen. Hakijan on oltava erittäin huolellinen, sillä hänen on annettava asiakirjassa kaikki tarvittavat tiedot, kuten seuraavat:
- Isännän koko nimi
- Isännän syntymäaika
- Isännän osoite ja yhteystietonumero Yhdysvalloissa
- Isännän ammatti
- Status. isännän asema Yhdysvalloissa
- Kopio asiakirjasta, joka osoittaa isännän aseman Yhdysvalloissa
- Isännän allekirjoitus
- Hakijan täydellinen nimi
- Hakijan syntymäaika
- Hakijan syntymäaika
- Hakijan täydellinen nimi
- Hakijan täydellinen nimi
- Hakijan syntymäaika hakijan
- Hakijan osoite ja yhteystieto
- Hakijan suhde isäntään
- Hakijan matkan syy
- Kohtaiset päivämäärät, joista käy ilmi, kuinka kauan hakija aikoo viipyä usa:ssa
- Kohtaiset yksityiskohdat, jotka koskevat hakijan toimeentulokustannuksia ja majoitusta
Kutsukirje osoitetaan hakijalle, kirjeen sävyn ei tarvitse olla liian muodollinen. Tämä osoittaa, että hakijalla ja isäntäväellä on läheinen tai ystävällinen suhde.
Muodolliset kutsukirjeet
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Tarvitaanko kutsukirjeeseen notaarin vahvistus?
On myös kysymys notaarin vahvistuksesta. Monet kyselevät, onko sponsorointi- tai kutsukirjeitä tarpeen notaarilla vahvistaa. Monet sanovat, etteivät ole teettäneet kirjeitään notaarilla, kun taas toiset sanovat, että ovat teettäneet. Tähän kyselyyn ei ole erityistä vastausta. Jotkin maat odottavat kuitenkin, että kirjeiden on oltava notaarin oikeaksi todistamia.
Parasta, mitä voit tehdä, on käydä läpi viisumitoimiston vaatimukset, jotka käsittelevät vieraasi hakemuksen. Jos esimerkiksi kutsut Pekingistä kotoisin olevan setäsi käymään luonasi New Yorkissa, sinun on etsittävä USA:n viisumitoimisto Kiinassa. Sieltä käsin voit tarkastella vaatimuksia. Muista myös, että vaatimukset saattavat muuttua silloin tällöin. Siksi on hyvä tarkistaa nämä vaatimukset joka kerta, kun laadit kutsukirjeen.
Kun olet löytänyt sivuston, mene sivuston viisumisivulle ja etsi vaatimukset viisumia haettaessa. Yleensä viisumihakemukseen tarvittavat asiat ovat tarkistuslistan muodossa. Tästä listasta voit varmistaa, mitkä asiakirjat tarvitsevat notaarin. Tähän voi kuulua myös kutsukirjeesi. Mutta paras neuvo tässä on, että kaikki asiakirjasi on notaarin vahvistettava, koska se osoittaa asiakirjojen aitouden.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
#49
#50
.