Dies ist eine Fortsetzung des Beitrags von letzter Woche zum Thema Sitzungen des Change Advisory Board (CAB, oder kurz Change Board). In diesem Beitrag geht es um die Sitzungen selbst, wobei ich mich auf einige Fallstricke konzentriere und einige Ideen vorstelle, die ich verwendet habe.
Erstens braucht die Sitzung einen effektiven Vorsitzenden oder eine effektive Vorsitzende – idealerweise den Change Manager. Sie sollten sich mindestens ein paar Stunden Zeit für die Vorbereitung nehmen und sich darüber im Klaren sein, wie Sie die Besprechungen leiten wollen. Wenn Sie neu in dieser Rolle sind, bitten Sie Ihre Kollegen, Ihnen vor Ihrer ersten „echten“ Sitzung ein Rollenspiel zu gestatten.
Zeiteinhaltung
Die Bereitschaft, an CAB-Sitzungen teilzunehmen, steigt, wenn Sie sich frühzeitig einen Ruf für strikte Zeiteinhaltung erwerben. Seien Sie pünktlich – wenn die Sitzung für 10:00 Uhr angesetzt ist, reservieren Sie den Raum ab 9:45 Uhr, damit Sie Zeit haben, die Nachzügler, die um 9:50 Uhr noch da sind, zu vertreiben, und Sie selbst Zeit haben, um um 10:00 Uhr zu beginnen.
Arbeiten Sie eine zeitliche Tagesordnung aus. Wenn Sie z. B. 20 Änderungen zu prüfen haben und dafür 60 Minuten Zeit haben, bedeutet das, dass für jede Änderung 3 Minuten zur Verfügung stehen. Sie können auch ein Abstufungssystem verwenden, bei dem komplexere Changes 5 Minuten und einfachere oder unkompliziertere 2 Minuten erhalten.
Mein Ansatz war es, Sitzungen von unterschiedlicher Länge abzuhalten, die zwischen 1 und 2 Stunden lagen. Besprechungen von 2 Stunden Dauer hatten eine eingebaute Pause in der 1-Stunden-Pause. Bei der Einladung zur Besprechung gab ich die Dauer an (die tatsächliche Dauer richtete sich nach der Anzahl der zu besprechenden Änderungen). Ich hatte auch eine Uhr, die ich in die Sitzung mitbrachte und vor mir auf den Tisch legte.
Meiner Meinung nach sollte keine Sitzung länger als 2 Stunden dauern. Wenn die Arbeit aus irgendeinem Grund nicht innerhalb von zwei Stunden abgeschlossen werden könnte, würde ich die Sitzung auf einen anderen Tag verschieben.
Protokolle
Einige Unternehmen protokollieren routinemäßig Sitzungen des Änderungsausschusses. Ich habe noch nie das Bedürfnis danach verspürt, aber wenn Sie Protokolle wünschen, stellen Sie sicher, dass jemand anwesend ist, dessen alleinige Aufgabe es ist, Protokolle zu erstellen und zu verteilen – gehen Sie nicht davon aus, dass dies die Aufgabe des Change Managers ist (was ich kürzlich bei einem Kunden erlebt habe). Der Change Manager wird genug zu tun haben.
Ergebnisse festhalten
Wenn Sie eine Chance haben wollen, Ihren Zeitplan einzuhalten, sollten Sie einfache Ergebnisse für die Erwägung von Änderungen festlegen: Akzeptieren, Ablehnen, Aufschieben. In jedem Fall sollten Sie sich Notizen und Kommentare Ihrer Kollegen notieren (insbesondere im Hinblick auf die Zeitplanung). Durch die Zurückstellung wird die Änderung einfach für die nächste CAB-Sitzung zurückgestellt.
Einige Unternehmen verwenden ein formelles Abzeichnungsdokument. Ich neige dazu, etwas weniger formelles zu verwenden, indem ich jedem Mitglied eine Liste zum Ankreuzen gebe, mit einer Beschreibung der Änderung, einem Kästchen zum Annehmen/Ablehnen/Aufschieben und einem kleinen Feld zum Schreiben von Kommentaren.
Mitgliedschaft
Es ist normal und gesund, dass sich die Zusammensetzung der CAB-Sitzung während der Sitzung ändert, da verschiedene Mitglieder je nach den zu prüfenden Änderungen ein- und ausgehen (die Sie vorher entsprechend gestreut haben).
Wenn die Leute nicht aufstehen, um zu gehen, wenn sie es sollten, erinnern Sie sie mit einem sanften „Danke fürs Kommen, das war’s für Sie“. Eine kleinere Anzahl von Teilnehmern mit entsprechendem Interesse wird Ihnen helfen, ein erfolgreiches Treffen zu veranstalten.
Vor dem Treffen
Schicken Sie eine Zusammenfassung dessen, was besprochen werden soll, und Ihren Zeitplan für die Änderungen, die im nächsten Monat (oder so) durchgeführt werden sollen. Erwarten Sie nicht, dass alle Teilnehmer die Zusammenfassung lesen – einige werden sehr aufmerksam sein, andere werden sie erst zu Beginn der Sitzung zur Kenntnis nehmen. Sie können in der Regel abschätzen, wie die verschiedenen Gruppen reagieren werden, und können dies in Ihre Zeitschätzung einbeziehen.
Halten Sie Ersatzausdrucke für alle bereit.
Halten Sie sich an die Tagesordnung
Lenken Sie das Gespräch rücksichtslos von den aktuellen Themen der Woche auf die Punkte der Tagesordnung.
Nach der Sitzung
Schicken Sie eine kurze Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse und schätzen Sie, wann die nächste Sitzung stattfinden wird.