Tento článek navazuje na příspěvek z minulého týdne, který se týkal schůzí poradního sboru pro změny (CAB, někdy zkráceně Change Board). Tento příspěvek se bude věnovat tématu samotných schůzek a zaměří se na některá úskalí a podíváme se na některé nápady, které jsem použil.
Předně, schůzka musí mít efektivního předsedajícího nebo předsedkyni – ideálně vedoucího změny. Kromě toho, abyste přípravě věnovali alespoň několik hodin předem, a abyste měli jasno v tom, jak chcete schůzky vést. Pokud jste v této roli nováčkem, požádejte kolegy, aby vám před první „skutečnou“ schůzkou umožnili sehrát si roli.
Posuzování časového harmonogramu
Lidé budou ochotnější účastnit se schůzek CAB, pokud si hned na začátku vybudujete pověst přísného dodržovatele časového harmonogramu. Buďte přesní – pokud je schůzka naplánována na 10:00, zamluvte si místnost od 9:45, abyste měli čas vyklidit opozdilce, kteří tam mohou být ještě v 9:50, a abyste měli čas připravit se na začátek v 10:00.
Vypracujte si časový program. Máte-li například 20 Změn, které je třeba prozkoumat, a 60 minut, během nichž to musíte udělat, znamená to, že každá Změna zaručuje 3 minuty. Můžete také použít systém odstupňování, kdy složitější Změny dostanou 5 minut a jednodušším nebo přímočařejším byly přiděleny 2 minuty.
Můj přístup byl takový, že jsem měl různě dlouhé schůzky, od 1 do 2 hodin. Dvouhodinové schůzky měly zabudovanou přestávku v intervalu 1 hodiny. Při pozvánkách na schůzku jsem uváděl její délku (skutečná délka se řídila počtem zvažovaných Změn). Měl jsem také hodiny, které jsem si přinesl na schůzku a položil je před sebe na stůl.
Můj vlastní pocit je, že žádná schůzka by neměla trvat déle než 2 hodiny. Pokud by se z nějakého důvodu nepodařilo práci dokončit do dvou hodin, přerušil bych ji na další den.
Zápisy
Některé společnosti běžně zapisují zasedání Změnové komise. Nikdy jsem to nepovažoval za nutné, ale pokud chcete zápisy pořizovat, ujistěte se, že je přítomen někdo, jehož výhradní povinností je zápisy pořizovat a distribuovat – nepředpokládejte, že je to práce vedoucího změny (což jsem nedávno viděl u jednoho zákazníka). Vedoucí změny bude mít dost práce.
Zaznamenávání výstupů
Pokud chcete mít nějakou šanci dodržet časový plán, mějte jednoduché výstupy k projednání změny: Přijmout, Odmítnout, Odložit. V každém případě si budete chtít zaznamenat poznámky a připomínky kolegů (zejména s ohledem na plánování). Odložením se Změna jednoduše „odloží“ na příští schůzku výboru CAB.
Některé společnosti používají formální dokument s podpisem. Já se přikláním k něčemu méně formálnímu – dávám každému členovi seznam zaškrtávacích políček s popisem Změny, zaškrtávacím políčkem Přijmout/Odmítnout/Odložit a malým prostorem pro zapsání připomínek.
Složení členů
Je normální a zdravé, že se složení schůze OZV v průběhu schůze mění, protože různí členové vstupují a vystupují v závislosti na projednávaných Změnách (které byste předem odpovídajícím způsobem streamovali).
Pokud se lidé nezvednou k odchodu, když mají, připomeňte jim to jemným „děkuji, že jste přišli, to je pro vás vše“. Menší počet lidí s odpovídajícím zájmem vám pomůže uspořádat úspěšnou schůzku.
Před schůzkou
Zasílejte shrnutí toho, o čem se bude jednat, a výhledový plán změn, které mají být provedeny v příštím měsíci (nebo později). Neočekávejte, že si to všichni přečtou – někteří tomu budou věnovat velkou pozornost, jiní se na to do začátku schůzky nepodívají. Obvykle můžete odhadnout, jak to bude u různých skupin, a je to tedy něco, co můžete zohlednit ve svých časových odhadech.
Připravte si náhradní výtisky pro každého.
Držte se programu
Buďte nemilosrdní v odvádění konverzace od horkého tématu tohoto týdne k bodům programu.
Po schůzce
Zasílejte stručné shrnutí dosažených výsledků a odhadněte, kdy bude další schůzka.